Explique lo complicado de modo que cualquiera pueda entenderlo

Cuando las empresas se enfrentan a la tarea de comunicar conceptos complejos a un público amplio, se encuentran con un desafío considerable. A menudo, los datos relacionados con sus descubrimientos, productos o proyectos son tan especializados que solo los expertos pueden comprenderlos plenamente. Esto puede llevar a que las personas pierdan el contexto y las implicaciones de lo que se está comunicando. Es por eso que muchas empresas contratan a redactores no técnicos para traducir estos conceptos difíciles para el público en general. Sin embargo, simplificar excesivamente puede resultar en la pérdida de la esencia de la información, lo cual no beneficia ni a los accionistas, ni a los inversores, ni al público en general. En última instancia, encontrar el equilibrio adecuado entre claridad y precisión es fundamental para garantizar una comunicación efectiva y comprensible para todos los interesados.

Frank J. Pietrucha, un consultor de comunicaciones, ha pasado 25 años ayudando a las empresas a explicar cosas científicas complicadas al público en general. Él cree que la clave está en convertir estas ideas abstractas en historias interesantes, usando técnicas de narración y dándoles un toque humano. Muhimu recomienda sus métodos y su manual a periodistas, locutores, profesionales de la mercadotecnia, relaciones públicas y a cualquiera que necesite explicar cosas difíciles de entender.

Ideas fundamentales

• A menudo, las organizaciones tienen problemas para explicar temas complicados a personas que no son expertas en el tema.
• Los comunicadores necesitan poder explicar de manera clara y sencilla los avances importantes al público en general.
• Cuando la comunicación no es clara, se pierden oportunidades y se confunde a los accionistas.
• Los supercomunicadores usan nuevas herramientas digitales y multimedia para contar sus historias, como infografías, animaciones, videos y audios.
• Los millennials, que están muy familiarizados con la tecnología, están impulsando la modernización de la comunicación y valoran la honestidad, transparencia y autenticidad.
• Los supercomunicadores investigan qué es importante para su audiencia, desarrollan expertise, comparten contenido relevante y usan narrativas interesantes para captar la atención.
• Usan infografías a color y otros recursos para hacer sus historias más humanas y atractivas.
• Construyen sus presentaciones añadiendo capas de información gradualmente.
• Los supercomunicadores combinan habilidades de escritura, oratoria y creación de contenido con una mentalidad adaptada a este siglo en constante cambio.

El ejemplo del Bosón de Higgs

En 2013, los científicos confirmaron la existencia del bosón de Higgs, una partícula elemental que había sido anticipada por físicos durante 50 años. Aunque los medios de comunicación destacaron este evento, no lograron explicar su importancia. Frank J. Pietrucha, un consultor en comunicaciones, se preguntaba por qué los expertos consideraban al bosón de Higgs tan relevante. Después de investigar, encontró un video del físico Brian Greene explicando que, aunque el descubrimiento no tenía aplicaciones prácticas inmediatas, podía llevar a importantes avances tecnológicos en el futuro.

Greene comparó la reacción de los medios y el público ante el bosón de Higgs con la confusión que hubo cuando se descubrieron los principios de la mecánica cuántica en los años 20 y 30. Aunque en ese entonces pocos entendían la mecánica cuántica, sus aplicaciones en la tecnología condujeron al desarrollo de dispositivos como los teléfonos móviles y las computadoras personales.

Para las empresas, es crucial comunicar de manera clara y comprensible quiénes son y qué hacen, especialmente en una sociedad llena de información complicada.

Una vez que Pietrucha comprendió que el bosón de Higgs podría conducir a avances tecnológicos importantes, pudo transmitir su significado al público de manera sencilla. Explicó que los físicos estaban emocionados por este descubrimiento porque podría abrir puertas a nuevos avances, similar a cómo la mecánica cuántica lo hizo hace un siglo. Este mensaje claro y directo transmitió el valor potencial del bosón de Higgs sin utilizar términos técnicos o científicos difíciles de entender.

Temas complejos

Para muchas organizaciones, explicar temas complicados de manera clara a personas no especializadas puede ser todo un desafío. A menudo, quienes crean contenido no logran hacerlo de una forma que sea fácil de entender para su audiencia. Esto puede llevar a que la gente pierda oportunidades, se quede en la oscuridad y mantenga ideas equivocadas.

«Si su audiencia no tiene el conocimiento previo para entender su idea… bríndeles un tutorial para ayudarlos a llegar a la comprensión».

En la alta tecnología, hay cientos de temas que son difíciles de explicar de manera simple. Como el conocimiento está cambiando constantemente, los comunicadores necesitan poder explicar con claridad los avances sorprendentes al público en general. Esto implica entender a fondo temas complejos y tener la habilidad de comunicar estos conocimientos avanzados en términos simples y accesibles.

Conviértase en un mejor comunicador

Los comunicadores pueden usar Internet, redes sociales y otras herramientas digitales para compartir conocimientos con el público. Los que lo hacen bien son llamados supercomunicadores. Ellos combinan habilidades clásicas de escritura y oratoria con la mentalidad de esta era digital en constante cambio. Saben cómo explicar la jerga técnica en un lenguaje que todos puedan entender.

“El papel y la tinta están siendo reemplazados por nuevas herramientas digitales que cambian la forma en que nos comunicamos”.

Para pensar como un supercomunicador, no se limite a usar solo palabras para contar historias. Integre fotos, gráficos y herramientas multimedia como audio, video, animación y visualización de datos. Mantenga sus elementos visuales simples y asegúrese de que transmitan la información correcta. Use colores en sus gráficos para hacerlos más atractivos y humanos.

“A menudo, proyectos prometedores son rechazados porque los líderes no pueden entender su valor”.

Hoy en día, la audiencia espera más que solo leer información. Quieren interactuar con ella, verla y escucharla. Prefieren un diálogo bidireccional que los involucre. Una buena infografía puede comunicar más eficazmente que un largo artículo de palabras.

Nativos digitales

Los millennials, que son expertos en tecnología, están liderando los cambios en cómo nos comunicamos. No les gusta recibir información de manera aburrida y lineal, prefieren buscarla en Internet según sus intereses. Además, valoran la honestidad y la transparencia en la comunicación.

“A medida que la vida se complica, el mercado busca formas de hacer que la información complicada sea más fácil de entender para todos”.

Los supercomunicadores investigan a sus audiencias para entenderlas mejor. Una forma de hacerlo es agregar preguntas sobre el público en encuestas ya existentes, aunque esto puede costar algunos miles de dólares. Las preguntas podrían incluir qué temas les interesan más, qué medios prefieren (como anuncios de televisión, blogs, etc.), a quiénes escuchan y qué temas es mejor evitar. Cuando se tiene varios tipos de audiencia, puede ser útil crear diferentes comunicaciones para cada grupo, presentando el mismo tema desde diferentes perspectivas.

Conozca bien su tema

Es importante ser un experto en el tema que vas a comunicar. Aunque pueda parecer extraño, cuanto más sepas, más fácil será explicarlo de manera clara. Como dijo Albert Einstein, «si no puedes explicarlo de manera sencilla, es que no lo entiendes lo suficientemente bien». Investiga a fondo antes de comunicar incluso la información más básica.

“Todos los días, se realizan aproximadamente 30 millones de presentaciones en PowerPoint en todo el mundo”.

Busca y entrevista a expertos en el tema que estás aprendiendo. Contacta a personas que sean autoridades en el tema y explícales por qué lo que vas a presentar es relevante para tu audiencia. Tal vez tu contenido pueda ayudar a conseguir financiamiento para un proyecto científico o académico. Prepara cuidadosamente la información que necesitas, toma notas detalladas y graba las entrevistas para verificar la precisión de tus conclusiones. También es útil mostrar tu primer borrador a los expertos para asegurarte de que comprendes completamente sus ideas.

«Dedicar tiempo a conocer a tu audiencia es esencial, sin importar la tarea o el tamaño de la audiencia».

Cada vez más personas, especialmente los nativos digitales, obtienen su información en línea. Asegúrate de que tu contenido en Internet sea breve y fácil de entender, evitando detalles técnicos innecesarios. Concéntrate en los puntos principales que necesitas cubrir y sigue adelante. La brevedad y la claridad harán que tu mensaje sea más efectivo. Para mantenerte al tanto de las diferentes audiencias, crea una hoja de Excel donde puedas listar tus objetivos de audiencia y los puntos clave que les interesan.

Comunicación personal

Hoy en día, los expertos en educación prefieren una comunicación más cercana y auténtica en lugar de la tradicional y distante. Para mantener interesada a su audiencia, sea humano y auténtico. Pruebe leer su material en voz alta para escuchar cómo suena y no tenga miedo de ser un poco creativo. Por ejemplo, Android utiliza una mascota que parece un robot para ayudar a sus clientes a entender mejor sus teléfonos celulares. Cree y desarrolle personajes y herramientas de enseñanza similares para involucrar a su público.

“La narrativa es esencial para la ciencia”, dice David Rajeski, del Centro Internacional para Académicos Woodrow Wilson. Tanto el público como los científicos utilizan historias para entender y comunicar la ciencia. Refuerce sus historias con fotos, videos, clips de audio y animaciones. Manténgalo simple y no deje que los elementos multimedia distraigan del mensaje principal. Los testimonios de clientes satisfechos y los casos individuales añaden claridad y perspectiva a sus historias, lo que educa y entretiene a la vez.

Es crucial crear contenido que sea relevante para su audiencia. Demuestre por qué su información es importante para ellos y cómo pueden beneficiarse. Utilice capas al presentar su información: empiece con conceptos simples y vaya añadiendo gradualmente elementos más complejos. Esto ayudará a humanizar su contenido y facilitará su comprensión.

Los expertos en educación Ruth Colvin Clark y Richard Mayer explican que el formateo del contenido puede ayudar a que la información compleja sea más fácil de entender. Utilice capas para dividir el material en segmentos manejables, permitiendo que los estudiantes asimilen gradualmente la información clave. Reduzca las cargas cognitivas irrelevantes para que los estudiantes puedan enfocarse en el aprendizaje.

Algunos consejos extra para mejorar tu comunicación

Estas pautas no son reglas estrictas. A veces, los comunicadores necesitan romper las normas aceptadas para lograr su objetivo de ser efectivos según las circunstancias, el contenido y el público. Sin embargo, en la mayoría de los casos, estas pautas mejorarán la claridad y la fuerza de su mensaje:

1. Comience con la conclusión: Expresando el punto principal de su mensaje de inmediato.
2. Use palabras complicadas con moderación: Las palabras complicadas innecesarias pueden desanimar al público. Prefiera palabras simples que todos puedan entender. Como dice John L. Beckley en su libro «El Poder de las Pequeñas Palabras»: «Busque palabras simples, comunes y conversacionales que den una impresión clara e inmediata». Utilice herramientas como Microsoft Word, que proporciona estadísticas de legibilidad para ayudarlo a evaluar la complejidad de sus comunicaciones. Escriba para niveles de lectura entre ocho y diez en la escala de Flesh-Kincaid, que es similar al nivel de la mayoría de los artículos del New York Times.
3. Evite el abuso de la jerga: El uso excesivo de términos técnicos puede dificultar la comunicación clara y bloquear el entendimiento. A veces, los comunicadores utilizan la jerga a propósito para manipular y engañar a sus lectores.
4. Evite los acrónimos: Los acrónimos pueden resultar pesados y confusos para los lectores, ya que muchos tienen múltiples significados. Además, los acrónimos pueden convertir las comunicaciones en una especie de sopa de letras que los lectores deben descifrar laboriosamente para entender.
5. Mantenga oraciones, párrafos y capítulos cortos: Mantenga sus mensajes breves y precisos, pero asegúrese de no limitarse a escribir solo oraciones cortas. Varíe la estructura de sus oraciones y párrafos. Mantenga sus comunicaciones tan simples como sea necesario, pero nunca más simples de lo necesario, ya que la sobresimplificación puede resultar insultante para sus lectores.
6. Adapte su contenido a la cultura de su público: Tenga en cuenta las características de su audiencia al planificar su comunicación. Por ejemplo, debería presentar la información de manera diferente a grupos conservadores que a un público liberal.
7. Revise y corrija errores: La credibilidad es fundamental. La gente desconfiará automáticamente de casi todo lo que diga si descubre que ha cometido incluso un solo error objetivo. Revise su trabajo y haga que otra persona también lo revise.
8. Utilice la voz activa: La voz activa crea oraciones fuertes y poderosas que incitan a la acción, mientras que la voz pasiva puede debilitar el significado y la claridad de su mensaje.