Actualizado el martes, 14 mayo, 2024
En el lugar de trabajo acelerado de hoy en día, muchas cosas se presentan como urgentes, cuando en realidad no lo son. La clave para trabajar de manera sostenible y exitosa es reconocer y reducir la urgencia improductiva mientras se buscan oportunidades para maximizar la urgencia productiva. Al tomar conciencia de las trampas reactivas, tanto internas como externas, y entrenar comportamientos arraigados para ser más proactivos, descubrirá que puede moderar la urgencia para su beneficio y el de su equipo.
¡Urgente! (por Dermot Crowley) es su guía para hacer las cosas correctas en el momento adecuado. En nuestro mundo acelerado, es fácil caer en la trampa de la urgencia, y mantenerse al día con las demandas constantes a menudo parece imposible. Pero al aprender a reemplazar conscientemente los comportamientos reactivos con comportamientos proactivos, puede reducir el estrés y hacer un trabajo más profundo y efectivo.
- Dermot Crowley es un gurú de la productividad que ha ayudado tanto a individuos como a organizaciones a maximizar su potencial laboral durante más de 25 años. Es autor, orador, capacitador, líder intelectual y fundador de Adapt Productivity. Sus otros libros son Smart Work y Smart Teams .
El libro ¡Urgente! de Dermot Crowley es una guía práctica para mejorar la gestión del tiempo y aumentar la productividad en un mundo lleno de distracciones. A través de técnicas como la planificación del tiempo, la delegación de tareas y la priorización de lo importante sobre lo urgente, Crowley nos muestra cómo podemos ser más efectivos en nuestro trabajo y alcanzar nuestros objetivos con éxito. A continuación, presentamos algunas de las ideas principales del libro:
- La importancia de distinguir entre lo urgente y lo importante: Crowley explica que muchas veces confundimos estas dos categorías y tendemos a enfocarnos en lo urgente en lugar de lo importante. Para ser más productivos, es necesario priorizar las tareas importantes aunque no sean urgentes.
- La necesidad de planificar el tiempo: para lograr nuestros objetivos es fundamental planificar el tiempo y ser conscientes de cuánto tiempo nos lleva cada tarea. Crowley propone el uso de una herramienta llamada «bloques de tiempo» en la que se asigna un tiempo específico a cada tarea y se evita la multitarea.
- La importancia del enfoque: según Crowley, para ser más productivos es fundamental enfocarnos en la tarea que estamos realizando en el momento y evitar distracciones como el correo electrónico o las redes sociales. Para lograrlo, recomienda utilizar la técnica Pomodoro.
- La necesidad de delegar: muchas veces nos sentimos abrumados por la cantidad de tareas que tenemos que realizar y no nos damos cuenta de que podemos delegar algunas de ellas. Crowley explica que delegar no solo nos ayuda a reducir la carga de trabajo sino que también nos permite enfocarnos en las tareas más importantes.
- La importancia de decir «no»: muchas veces nos sentimos obligados a aceptar todas las tareas que nos asignan y esto nos lleva a sobrecargarnos de trabajo. Crowley explica que es importante aprender a decir «no» y priorizar nuestras tareas para ser más efectivos.
¿Qué significa «Que lo urgente no le quite tiempo a lo importante·?
Esta es una de las frases más populares en la cultura popular. A menudo, la gente se siente abrumada por una lista interminable de tareas y objetivos que deben cumplir en un tiempo limitado. En lugar de abordar las tareas importantes, se sienten obligados a hacer frente a las urgencias que surgen en su día a día.
Pero, ¿qué significa realmente esta frase y cómo podemos aplicarla a nuestra vida diaria? En este artículo, exploraremos la importancia de distinguir entre lo urgente y lo importante, y cómo podemos establecer prioridades que nos ayuden a alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.
El peligro de centrarse en lo urgente
Cuando nos centramos demasiado en lo urgente, corremos el riesgo de perder de vista lo importante. Si pasamos todo nuestro tiempo abordando problemas urgentes, nunca tendremos tiempo para hacer las cosas que realmente importan y que pueden tener un impacto significativo en nuestras vidas.
Además, centrarnos en lo urgente puede ser agotador y estresante. Cuando estamos constantemente lidiando con cosas urgentes, nos sentimos como si estuviéramos corriendo en una carrera sin fin. Esto puede llevarnos a sentirnos abrumados, cansados y sin motivación.
Cómo establecer prioridades
Para evitar caer en la trampa de centrarnos en lo urgente en lugar de lo importante, es importante establecer prioridades. Esto significa identificar las cosas que realmente importan en nuestra vida y asegurarnos de que dedicamos tiempo y energía a ellas.
Una forma de hacerlo es estableciendo metas claras y específicas. Por ejemplo, si queremos mejorar nuestra salud, podemos establecer una meta de hacer ejercicio durante 30 minutos al día, 5 días a la semana. Si queremos avanzar en un proyecto personal, podemos establecer una meta de dedicar al menos una hora al día a ese proyecto.
Otra forma de establecer prioridades es crear una lista de tareas. Pero no cualquier lista de tareas, sino una lista de tareas priorizadas. Esto significa ordenar las tareas según su importancia y urgencia. De esta manera, podemos asegurarnos de que estamos abordando las cosas más importantes primero y no nos dejamos llevar por las cosas urgentes.
¿Quién dijo «Que lo urgente no le quite tiempo a lo importante»?
La frase «Que lo urgente no le quite tiempo a lo importante» es atribuida a Stephen Covey, un escritor y conferencista estadounidense que se especializó en temas de liderazgo y desarrollo personal. Covey es famoso por su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», en el que propone un enfoque integral para alcanzar el éxito personal y profesional.
¿Qué diferencias hay entre lo urgente y lo importante?
En la vida, tenemos muchos asuntos que atender, y puede que no siempre sepamos distinguir entre lo urgente y lo importante. A menudo, nos encontramos con situaciones en las que hay tareas urgentes que requieren nuestra atención inmediata, mientras que hay otras tareas que son importantes pero no tan urgentes.
La clave para maximizar nuestra productividad y alcanzar nuestras metas a largo plazo es entender la diferencia entre lo urgente y lo importante. En este artículo, hablaremos sobre las diferencias entre lo urgente y lo importante, y cómo podemos priorizar nuestras tareas para lograr nuestros objetivos.
Lo Urgente vs. Lo Importante
Antes de profundizar en las diferencias entre lo urgente y lo importante, es importante comprender qué significan estos términos.
Las tareas urgentes son aquellas que requieren nuestra atención inmediata y tienen consecuencias negativas si no se abordan de inmediato. Estas tareas suelen ser imprevistas y a menudo nos causan estrés o ansiedad. Ejemplos de tareas urgentes podrían ser una reunión de último minuto, una llamada telefónica importante, o un plazo cercano.
Por otro lado, las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestros objetivos a largo plazo y tienen un impacto significativo en nuestra vida. Estas tareas no necesariamente son urgentes, pero son críticas para nuestro éxito a largo plazo. Ejemplos de tareas importantes podrían ser establecer metas claras, hacer ejercicio regularmente, o trabajar en un proyecto de largo plazo.
Priorizando lo Urgente y lo Importante
A menudo, las tareas urgentes parecen más importantes que las tareas importantes, pero esto no siempre es el caso. Es fácil caer en la trampa de ocuparse de las tareas urgentes todo el tiempo, lo que puede impedirnos trabajar en tareas importantes que tienen un impacto significativo en nuestro éxito a largo plazo.
Una forma de priorizar nuestras tareas es utilizar la matriz de Eisenhower. Esta herramienta nos ayuda a clasificar nuestras tareas en función de su urgencia e importancia.
La matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes:
- Cuadrante 1: Tareas urgentes e importantes.
- Cuadrante 2: Tareas importantes pero no urgentes.
- Cuadrante 3: Tareas urgentes pero no importantes.
- Cuadrante 4: Tareas no urgentes ni importantes.
Nuestra prioridad debe ser enfocarnos en las tareas que se encuentran en el cuadrante 2: tareas importantes pero no urgentes. Estas son tareas que contribuyen significativamente a nuestros objetivos a largo plazo y nos ayudan a crecer y desarrollarnos.
Aunque las tareas del cuadrante 1 son urgentes y requieren nuestra atención inmediata, es importante recordar que estas tareas no siempre son las más importantes. Al abordar constantemente las tareas urgentes, podemos perder de vista nuestras metas a largo plazo y no alcanzar nuestro verdadero potencial.
En conclusión, la diferencia entre lo urgente y lo importante es crucial para nuestra productividad y éxito a largo plazo. A menudo, las tareas urgentes parecen más importantes, pero es importante reconocer que las tareas importantes tienen un impacto significativo en nuestro éxito a largo plazo.
Diferencias entre la matriz de Eisenhower y la gestión del tiempo propuesta por Covey
La matriz de Eisenhower y la gestión del tiempo propuesta por Covey son dos herramientas muy útiles para el manejo del tiempo y la productividad. Aunque tienen algunas diferencias, se pueden utilizar de manera complementaria para lograr una gestión del tiempo eficiente.
La matriz de Eisenhower es una herramienta que se utiliza para clasificar las tareas según su nivel de urgencia e importancia. Esta matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes:
- Cuadrante 1: Tareas urgentes e importantes. Son aquellas que deben realizarse de manera inmediata y tienen un impacto significativo en el resultado final.
- Cuadrante 2: Tareas importantes pero no urgentes. Son aquellas que requieren una planificación previa y pueden realizarse a medio o largo plazo.
- Cuadrante 3: Tareas urgentes pero no importantes. Son aquellas que deben realizarse de manera inmediata pero no tienen un gran impacto en el resultado final.
- Cuadrante 4: Tareas no urgentes ni importantes. Son aquellas que no tienen un impacto significativo en el resultado final y se pueden posponer o eliminar.
Por otro lado, la gestión del tiempo propuesta por Covey se basa en la idea de que para lograr una gestión efectiva del tiempo es necesario enfocarse en las tareas importantes y no en las urgentes. Covey propone dividir las tareas en cuatro cuadrantes similares a los de la matriz de Eisenhower, pero con algunas diferencias:
- Cuadrante 1: Tareas importantes y urgentes. Son aquellas que deben realizarse de manera inmediata y tienen un impacto significativo en el resultado final.
- Cuadrante 2: Tareas importantes pero no urgentes. Son aquellas que requieren una planificación previa y pueden realizarse a medio o largo plazo.
- Cuadrante 3: Tareas no importantes pero urgentes. Son aquellas que deben realizarse de manera inmediata pero no tienen un gran impacto en el resultado final.
- Cuadrante 4: Tareas no importantes ni urgentes. Son aquellas que no tienen un impacto significativo en el resultado final y se pueden posponer o eliminar.
La principal diferencia entre ambas herramientas radica en que la gestión del tiempo propuesta por Covey se enfoca en priorizar las tareas importantes sobre las urgentes, mientras que la matriz de Eisenhower clasifica las tareas según su nivel de urgencia e importancia sin dar una prioridad específica a ninguna de las dos.
Sin embargo, ambas herramientas se pueden utilizar de manera complementaria. Por ejemplo, se puede utilizar la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas según su nivel de urgencia e importancia y luego enfocarse en las tareas importantes y no en las urgentes, como propone Covey.
Tanto la matriz de Eisenhower como la gestión del tiempo propuesta por Covey son herramientas útiles para el manejo del tiempo y la productividad. Aunque tienen algunas diferencias, se pueden utilizar de manera complementaria para lograr una gestión del tiempo eficiente y enfocada en las tareas importantes.
¿Cómo saber si hacer primero lo urgente o lo importante?
Como empresarios o profesionales, estamos constantemente ocupados y siempre tenemos una lista interminable de tareas pendientes. Es fácil sentirse abrumado por todo lo que tenemos que hacer y luchar por decidir qué hacer primero. ¿Deberíamos hacer primero lo urgente o lo importante?
La respuesta a esta pregunta puede variar según la situación, pero hay algunas pautas generales que podemos seguir para tomar una decisión informada.
Primero, es importante entender la diferencia entre las tareas urgentes y las importantes. Las tareas urgentes son aquellas que requieren nuestra atención inmediata, mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a nuestros objetivos a largo plazo.
En general, es recomendable priorizar las tareas importantes sobre las urgentes. Si nos enfocamos en hacer primero lo importante, podemos avanzar hacia nuestros objetivos a largo plazo y, a largo plazo, podemos reducir la cantidad de tareas urgentes que necesitamos abordar.
Para ayudarnos a decidir qué tareas son importantes, podemos preguntarnos:
- ¿Esta tarea contribuye a mis objetivos a largo plazo?
- ¿Esta tarea es esencial para el éxito de mi negocio?
- ¿Esta tarea tiene un impacto significativo en mi vida personal o profesional?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es «sí», entonces la tarea es importante y deberíamos considerar hacerla una prioridad.
Por otro lado, si tenemos varias tareas importantes y no estamos seguros de cuál hacer primero, podemos usar la matriz de Eisenhower para ayudarnos a tomar una decisión. Esta matriz clasifica las tareas en cuatro categorías: importantes y urgentes, importantes pero no urgentes, no importantes pero urgentes y no importantes y no urgentes.
Debemos enfocarnos en hacer primero las tareas importantes y urgentes, seguidas de las tareas importantes pero no urgentes. Las tareas no importantes pero urgentes pueden delegarse a otras personas o eliminarse por completo, y las tareas no importantes y no urgentes pueden posponerse o eliminarse.
En conclusión, cuando se trata de decidir si hacer primero lo urgente o lo importante, es importante entender la diferencia entre las dos y priorizar las tareas importantes. Si estamos abrumados con múltiples tareas importantes, podemos usar la matriz de Eisenhower para ayudarnos a tomar una decisión informada.
Aproveche el poder de la urgencia para reducir el estrés y aumentar la productividad
¡Urgente! Parece que todo es en estos días. En el lugar de trabajo moderno e impulsado por la tecnología, sentir que tenemos que hacerlo todo ahora se ha convertido en la norma, y es tóxico. La urgencia innecesaria es dañina a largo plazo, causando estrés, agotamiento e ineficiencia.
Pero aquí está el problema: no todas las urgencias son malas. En algunos casos, es necesario para hacer las cosas rápidamente o para impulsar el progreso. Y de la misma manera demasiada urgencia puede conducir a resultados destructivos para la moral y la productividad, muy poca urgencia puede resultar en letargo y estancamiento.
Estos consejos de productividad describen cómo lograr un término medio saludable. Con conocimientos inteligentes y consejos prácticos, muestran cómo aprovechar la urgencia para alcanzar sus objetivos, reducir el estrés e impulsar el éxito tanto a nivel personal como organizacional.
Aprenderás
- la diferencia entre urgencia productiva e improductiva;
- qué tienen en común la urgencia y el helado; y
- por qué ser menos reactivo y más receptivo mejorará su rendimiento.
La urgencia sin sentido daña tu bienestar y tus niveles de productividad
Eres un gran trabajador. Te enorgulleces de ser un miembro eficaz del equipo y de hacer bien tu trabajo. Y a veces, te sientes como un pollo corriendo sin cabeza.
Sí, no, ¿tal vez así? La investigación publicada en el Journal of Applied Psychology de 2018 revela que el 40 % de los estadounidenses experimentan ansiedad durante su jornada laboral y el 72 % dice que afecta su trabajo y su vida personal. La tecnología, sin duda, juega un papel importante. El nivel en el que ahora estamos todos conectados ha resultado en un flujo constante de información y un ritmo que es imposible seguir.
Para satisfacer estas demandas urgentes, siempre estamos ocupados, siempre en pánico, siempre apresurándonos para cumplir, pero nunca realmente efectivos. Esto conduce inevitablemente al agotamiento y a un golpe a nuestro bienestar físico y mental. También da como resultado plazos incumplidos, reelaboración y desgaste, todo lo cual es costoso para el negocio.
¿Pero adivina que? Muchas de esas cosas marcadas como «urgentes» son como el emperador y su ropa nueva, es decir, no son lo que parecen. El Oxford English Dictionary define la urgencia como “importancia que requiere una acción rápida”. Pero en el lugar de trabajo de hoy, «urgente» se ha convertido en sinónimo de algo ligeramente sensible al tiempo, ya sea importante o no. Esta urgencia innecesaria genera estrés y distracción, por lo que se denomina urgencia improductiva .
Hay dos tipos de urgencia improductiva: falsa y evitable. La urgencia falsa puede ser autoinfligida, como reaccionar a un mensaje que sabes que en realidad no era urgente. La investigación muestra que incluso una breve interrupción toma hasta 20 minutos para recuperarse. Otras veces, es externo; su colega ha enviado una serie de correos electrónicos con líneas de asunto que van de «urgente» a «URGENTE». a «¡MUY URGENTE!» Él sabe que si es lo suficientemente fuerte, obtendrá lo que quiere.
Luego está la urgencia evitable . Ahí es cuando hay una urgencia real, pero solo porque algo podría haberse evitado y no se hizo. Esto es el resultado de cosas como la procrastinación, la desorganización, el compromiso excesivo o la mala gestión del tiempo. En ambos casos, despídete de tu jornada laboral planificada.
Es hora de llamar al engaño de la urgencia. Para ayudar a mitigar su propio enfoque potencialmente improductivo de la urgencia, el autor propone «El libro de jugadas de urgencia», un conjunto de diez principios y estrategias que se salpican a lo largo de estos consejos de productividad.
Primero: no llores lobo. En otras palabras, no actúes como si algo fuera urgente si no lo es. Guarde la urgencia para cuando sea realmente importante, urgente e inevitable. Con el correo electrónico, por ejemplo, imagine que hay un sistema de token de urgencia: recibe cinco solicitudes urgentes por mes. Cuando se te acaba, eso es todo, ¡a menos que quieras que te coman tus colegas!
Cultivar una mentalidad proactiva puede ayudar a controlar los tipos de urgencia que acepta y propaga
La urgencia es como el helado: es fácil de comer, adictivo y puede arruinar su apetito para la cena, en otras palabras, las cosas importantes. Y, como el helado, la urgencia tiene muchos sabores. Además de los tipos de urgencia destructivos e improductivos, también existe la urgencia razonable y productiva : problemas para los que no se pudo planificar y que requieren una acción rápida.
Tal vez acaba de escuchar acerca de una oportunidad de ensueño, y la fecha límite de solicitud es mañana. O tal vez su empresa está siendo objeto de una investigación reglamentaria y ha recibido una solicitud de informes de sus superiores. La urgencia productiva puede ser una forma increíble de crear tracción e impulso, y es el único tipo de urgencia que debe aceptar.
Así como debe limitar el tipo de urgencia que acepta, es crucial ser consciente de la urgencia que está generando. Independientemente de su función, sus acciones irreflexivas podrían arruinar el día de otra persona. Eso nos lleva al segundo y tercer principio del Urgency Playbook: use la urgencia con cuidado y evite crear una urgencia innecesaria para los demás.
Estos principios están íntimamente relacionados. Ambos implican hacer de un estilo de trabajo proactivo su MO de referencia. Cuando trabaja de manera proactiva, actúa de manera que maximiza el beneficio y minimiza el daño, para usted y para los demás. Cambiar hábitos y comportamientos arraigados es difícil, pero todo se deriva de su conciencia y perspectiva. Para empezar, hay algunas mentalidades en las que puede enfocarse en desarrollar.
Primero, planifique con anticipación , porque “no planificar es planificar el fracaso”. Esto se aplica tanto al trabajo como a su vida personal.
Luego, sea alguien que pague por adelantado . Esto significa considerar las necesidades de sus colegas. ¿Estás trabajando de una manera que hace sus vidas más fáciles?
Esfuércese por hacerlo bien la primera vez . Las prisas conducen a errores, lo que a su vez conduce a reelaboraciones innecesarias. Puede parecer que no tienes tiempo para reducir la velocidad, pero ahorrarás tiempo si, como dice el viejo refrán de la carpintería, mides dos veces y cortas una vez.
Prioriza siempre por importancia, no por urgencia . Para no sólo sobrevivir, sino también prosperar en medio de la sobrecarga de información actual, debe examinar las prioridades que compiten entre sí y concentrarse primero en las cosas importantes.
Trate de minimizar la procrastinación . La postergación a menudo ocurre cuando una tarea requiere mucho tiempo o es compleja, o cuando no hay presión externa. Movilízate encontrando a alguien que te haga responsable.
Finalmente, piensa varios pasos adelante . Al igual que los jugadores de fútbol que pasan el balón, asegúrese de estar en sintonía con su equipo para poder anticipar movimientos futuros en situaciones reactivas.
Implemente un sistema proactivo para administrar su trabajo de manera efectiva y aumentar la productividad
Considere su sistema de productividad actual. ¿Te obliga a trabajar de forma reactiva en lugar de proactivamente? Digamos que recibe una alerta por correo electrónico; no es urgente, pero es insistente, entonces reaccionas compulsivamente. Esta es la reactividad de primer minuto .
Luego está la reactividad de última hora , como cuando te dices a ti mismo que te ocuparás de un correo electrónico más tarde, solo para olvidarlo y luego tener que luchar con lo que ahora se vuelve urgente. En el proceso, descarrila sus prioridades y somete a otros a una presión innecesaria. ¿Suena familiar?
El truco para maximizar su productividad es operar en la zona proactiva . Este es el equivalente de tiempo de las gachas de Ricitos de Oro: ni demasiado pronto, ni demasiado tarde, justo en el momento adecuado.
El cuarto principio del Urgency Playbook (dígales cuándo lo necesita) se relaciona con esto. Permanecer en la zona proactiva implica tener claros los plazos. Entonces, cuando solicite trabajo, siempre indique la fecha límite y asegúrese de que su equipo haga lo mismo.
Ahora, prepárese para transformar su sistema actual en uno más proactivo.
Comienza organizando todos tus compromisos en un solo lugar. Tal vez use un calendario digital para sus reuniones, pero ¿sus tareas pendientes están dispersas en una aplicación, un cuaderno y su cabeza? Combinar sus tareas y citas a través de una herramienta simple como MS Outlook o Gmail le brinda una mejor visibilidad y control de su trabajo.
A continuación, administre sus actividades por tiempo. Esto implica bloquear un período de tiempo específico en su calendario o asignar una tarea a un día determinado. Ordenar por fecha de vencimiento es la norma, pero contribuye a una mentalidad de última hora. Considere clasificar según la fecha de inicio deseada.
Asegúrese de resaltar tres prioridades críticas todos los días y luche por ellas. Obtendrá enfoque y perspectiva al hacer esto durante solo diez minutos todas las mañanas y una hora al comienzo de cada mes.
Recuerda equilibrar tu tiempo. Eso podría significar limitar sus reuniones semanales para tener suficiente tiempo para las prioridades y las tareas administrativas.
Por último, pero no menos importante, ¡desactiva las alertas por correo electrónico! ¿Realmente necesita saber cada vez que llega un correo electrónico? La respuesta es, por supuesto, no. Y su productividad sufre debido a las distracciones innecesarias. Para asuntos realmente urgentes, dile a tus compañeros que te llamen o se comuniquen en persona.
Su estilo de trabajo influye en quienes lo rodean, especialmente si es un líder. Todos estos son cambios básicos, pero si se realizan de manera constante, tendrán un enorme impacto en la productividad de todos.
Los diales de urgencia se pueden ajustar para administrar las prioridades y los plazos que compiten entre sí
Aquí hay algo de ironía para usted: el autor estaba escribiendo un libro sobre la urgencia, y el tiempo se había convertido en una cuestión de urgencia. Su fecha de parto había parecido razonable cuando la fijó, pero luego compró una casa. De repente, estaba lidiando con un movimiento y le resultaba difícil escribir.
En lugar de entrar en pánico, envió un correo electrónico a su editor editorial para verificar si había algún margen de maniobra. ¡Y allí había! Simplemente haciendo la pregunta, negoció la urgencia. Este es un ejemplo de cómo una restricción, en este caso, el tiempo, se puede ajustar para disminuir la presión y hacer las cosas. Además del “dial” de tiempo, la calidad, el alcance, el presupuesto, los recursos y el riesgo también se pueden usar para moderar la urgencia.
Al igual que las perillas de volumen, los diales de urgencia se pueden subir o bajar para lograr el equilibrio adecuado al gestionar un problema urgente o una fecha límite inminente. Si el tiempo está en juego y no es negociable, los otros cinco diales se pueden ajustar para que usted o su equipo no corran por el suelo.
Todos queremos entregar un trabajo de calidad. Pero aumentar la calidad requerida podría ejercer presión sobre la fecha límite. A veces lo suficientemente bueno es lo suficientemente bueno, y el 80 por ciento perfecto a tiempo es mejor que el 100 por ciento entregado tarde. En la fabricación, el lema es «Puedes tenerlo rápido, barato o bueno: elige dos».
Luego está el alcance. Ajustar el alcance implica discernir qué componentes son realmente necesarios para la tarea en cuestión. También es equilibrar la carga de trabajo de los miembros de su equipo para asegurarse de que puedan concentrarse en la fecha límite crítica.
A continuación, considere sus recursos. Si su equipo está bajo presión, incorpore más recursos para ayudar o solicite ayuda a otras personas que no están trabajando a su máxima capacidad. Por el contrario, puede eliminar recursos para aumentar la urgencia.
Su presupuesto puede acelerar las cosas o ralentizarlas. Tener más dinero puede significar que puede subcontratar el trabajo a terceros o servicios externos, así que tenga una idea de los proveedores que podrían usarse si es necesario.
Por último, está el riesgo. Levantarlo puede significar cortar algunas esquinas para que seas más rápido. Pero si tiene aversión al riesgo, es posible que deba crear un alto nivel de urgencia para cumplir con la fecha límite. No se deje obligar a tomar decisiones en una fracción de segundo, especialmente con respecto a cuestiones importantes. Si quieren un veredicto rápido, la respuesta es «No».
Lo mismo es cierto a la inversa. Recuerde, todos estamos ocupados y cualquier solicitud que haga puede competir con las prioridades existentes de otros. Por lo tanto, no espere siempre un servicio instantáneo : ese es el quinto principio del Manual de urgencia.
Para defenderse de la urgencia externa, puede Responder o Absorber
Ahora ya sabe cómo ser más proactivo personalmente, pero ¿cómo lidiar con la urgencia desenfrenada en su equipo? Bueno, ese es uno de los sellos distintivos del liderazgo de alto calibre: saber cómo moderar la urgencia y aprovecharla para hacer lo correcto en el momento correcto. El objetivo es mantener a sus colegas en una zona activa y productiva.
El sexto principio del Urgency Playbook describe un paso fácil que puede tomar para comenzar a moderar la urgencia en el lugar de trabajo: use las herramientas adecuadas para las solicitudes urgentes . El correo electrónico sirve para todo y, como tal, no es una herramienta adecuada para transmitir urgencia. Asegúrese de tener un método de comunicación efectivo para cuando surja algo verdaderamente urgente.
Digamos que hay una oportunidad o un problema entrante crítico, y necesita que su equipo dé un paso adelante y lo aborde de manera oportuna: necesita aumentar la urgencia productiva mientras defiende a su gente contra solicitudes irrazonables. La clave aquí es ser receptivo, no reactivo , que es el principio siete en Urgency Playbook.
La diferencia entre receptivo y reactivo es la diferencia entre mesurado e instintivo, deliberado e instintivo, tranquilo y estresado. Responder no significa retrasar las cosas. Solo significa dejar el bolígrafo y reflexionar brevemente antes de firmar. O ser consciente y decidido al interrumpir a otros (principio ocho en el Manual de urgencia) para no causar distracciones innecesarias.
Cuando responde a un problema, en realidad está tomando un montón de acciones más pequeñas en secuencia. Hace una pausa para reconocer esto como un momento de posible reacción y evalúa para comprender qué implica el problema o por qué es relevante. Luego, está priorizando para considerar el costo de oportunidad si cambia de actividad y decidiendo el mejor curso de acción. Estos también son hábitos que puedes inculcar en tu equipo.
Uno de los beneficios de hacer una pausa es que le permite probar suposiciones. Cuando reacciona a ciegas, corre el riesgo de asumir que el trabajo es urgente y olvidarse de la opción de negociación. Tal vez esa tarea entrante implica mucho trabajo falso y urgente. Su papel aquí es reconocer y absorber la urgencia para evitar que cause problemas o pánico a su equipo.
En lugar de desviar inmediatamente a su equipo a la tarea, primero haga que la otra parte justifique su urgencia. Pregunte por qué el problema es urgente, o si es realmente urgente. Si lo haces con educación y firmeza, la gente verá que te concentras en lo que es importante. ¡Por supuesto, también tiene los diales de urgencia para negociar aquí!
Para impulsar la urgencia interna y generar impulso, debe movilizar a las tropas
La inclinación de la pendiente era muy empinada y el autor luchaba. Si perdía el equilibrio, sabía que la caída era de varios cientos de metros hasta el fondo.
Había decidido escalar Carrauntoohil, la montaña más alta de Irlanda, con su hijo. El único problema era que el autor tenía un miedo mortal a las alturas. Su guía lo sabía. Había mantenido un ojo vigilante sobre el autor mientras ascendían, ofreciéndole amable ánimo.
Pero a medida que se acercaban a la cima, el autor comenzó a entrar en pánico. Cayó de rodillas. Entonces, de repente, escuchó gritos: “QUITA LAS RODILLAS, DERMOT. NO LLEGARÁS A LA CIMA DE RODILLAS. VAMOS HOMBRE.» ¿Era este su mismo guía de voz suave?
El autor despegó, corriendo el tramo final hasta la cresta. Cuando se derrumbó, el guía se acercó, le estrechó la mano y dijo suavemente: “¡Bien hecho, sabía que podías hacerlo!”.
Esta táctica de tira y afloja fue una demostración excepcional del poder de movilización que un líder puede ejercer cuando se trata de impulsar la urgencia.
Tal vez desee aumentar el sentido de urgencia dentro de su equipo para abordar una prioridad interna crítica. Para movilizar a otros a la acción, deberá comunicarse de manera deliberada y clara. Eso comienza demostrando que te preocupas por la tarea y te comprometes por completo cuando es realmente urgente : el número nueve en el Manual de urgencia. ¡Su sistema de trabajo proactivo aliviará la carga de cambiar las prioridades existentes para dejar espacio para la nueva!
O tal vez desee generar impulso para un nuevo proyecto a más largo plazo. Es fácil para las personas pensar que tienen un tiempo infinito cuando la fecha de vencimiento es seis meses en el futuro. Si la movilización no ocurre desde el principio, corre el riesgo de encontrarse repentinamente cara a cara con un montón de urgencia evitable.
Así que establezca plazos responsables. Sea perspicaz aquí; demasiados plazos, o falsos, pueden empujar a su equipo a la zona reactiva. En su lugar, cultive una cultura de responsabilidad. Hay dos maneras de hacer esto. En primer lugar, viernes significa viernes: no permita que su equipo pase desapercibido de la fecha límite. En segundo lugar, permitir la negociación: estar abierto a discutir la fecha límite si no creen que el viernes funcione.
Tener «permiso» para cuestionar el por qué de una tarea, en oposición a una cultura de «simplemente hazlo», es importante. Puede empoderar y motivar a su equipo haciéndolos más involucrados personalmente. Otra forma de inspirar la acción es reconocer y recompensar los esfuerzos fenomenales en plazos urgentes. Tal vez eso tome la forma de un regalo considerado o una cena de equipo. A veces, incluso un sincero «Gracias» es suficiente.
Desactivar los bucles de urgencia le permite a su equipo volver a concentrarse en las prioridades reales
Los paramédicos nunca corren ni se apresuran. Se les enseña a moverse con determinación y calma, incluso en las emergencias más graves. Esto asegura dos cosas: les da tiempo a los paramédicos para evaluar la situación y comunica liderazgo en lo que probablemente sea un entorno cargado.
Los gerentes deben asegurarse de actuar de la misma manera tranquila y decidida. Debe esforzarse por fomentar e impulsar una cultura de proactividad en lugar de permitir que otros queden atrapados en bucles de urgencia : estados de actividad frenética en los que todo parece más agudo y crítico de lo que es.
El truco consiste en desactivar estos bucles de urgencia antes de que se salgan de control para que su equipo pueda reagruparse y concentrarse en sus verdaderas prioridades.
En un rol de liderazgo, sus comportamientos son visibles e influyen en todos los miembros de su equipo, por lo que es vital que modele lo que desea ver en los demás. Parte de predicar con el ejemplo es hacer lo que dices que vas a hacer : el principio final del Manual de urgencia. Eso significa cumplir con sus compromisos y promesas, o acercarse y negociar si no puede hacerlo. Prepárate para el éxito siendo realista contigo mismo en lo que respecta a la planificación y las promesas.
Otra forma de calmar la urgencia es hacer tiempo para su equipo. En uno de los talleres del autor, un participante recordó a un antiguo jefe: “No importa lo ocupado que estuviera, siempre tenía tiempo para ti”. Esa habilidad aparentemente mágica requiere mucho esfuerzo en realidad. Pero estar disponible puede hacer maravillas cuando se trata de inspirar a su equipo y mantenerlos enfocados.
A veces, la mejor manera de restablecer a una persona en estado de pánico es a través de una buena bofetada en la cara, ¡en sentido figurado, por supuesto! Esta “bofetada de pánico” actúa como un interruptor automático en sus patrones de pensamiento. En lugar de una bofetada física, inventa una señal que indique que se ha dado la bofetada de pánico. Esto puede inyectar humor en una situación tensa y significar que es hora de hacer una pausa y reevaluar.
Finalmente, cuando las cosas se pongan difíciles, puede ayudar a su equipo a reenfocar sus esfuerzos “bajándose de la pista de baile y yendo al balcón”. En otras palabras, retírese mentalmente en medio de la acción y pregúntese qué está pasando realmente. Este mecanismo asegura que responda en lugar de reaccionar.
Como con cualquier actividad de atención plena, esto requiere práctica. Sé amable contigo mismo en los momentos de fracaso y recompénsate cuando notes cambios. Tómese su tiempo, no hay prisa.
Comprueba tu lenguaje
Usar «ASAR», que es «tan pronto como sea razonable», en lugar del omnipresente «ASAP» puede parecer un cambio insignificante. Pero el lenguaje es una herramienta poderosa. Cuando pide que se haga algo “lo antes posible”, está pidiendo agresivamente a las personas que cambien sus otros compromisos y pongan este trabajo en primer plano. ASAR es un enfoque más suave y de mayor confianza; permite que otros tomen la decisión sobre cómo integrar el trabajo en sus prioridades existentes. Por supuesto, en algunos casos es necesaria una reacción instantánea, pero el truco consiste en ser perspicaz en la elección de las palabras. Esto establecerá el tono de cómo tú y tu equipo lidian con la urgencia y contribuirá a una cultura de trabajo negativa o positiva.