Actualizado el sábado, 16 marzo, 2024
Scrum es un marco ágil y adaptable para organizar cómo funciona una empresa y genera un impacto positivo en el mercado. En lugar de depender de las estructuras jerárquicas tradicionales, el trabajo lo realizan los equipos Scrum, que completan las tareas en Sprints breves y enfocados. Al final de cada Sprint, los equipos se reúnen para revisar su trabajo, identificar problemas y trazar cómo mejorar el próximo Sprint. Implementar este enfoque en una gran empresa requiere un liderazgo audaz y mucha coordinación, pero al final, puede generar grandes aumentos en la productividad.
La Guía Práctica de Scrum: El Scrum Fieldbook
Scrum Fieldbook (JJ Sutherland) es una guía práctica y práctica para el marco organizacional scrum dentro de la mentalidad ágil. Este manual conciso resume cómo funciona Scrum para aumentar la velocidad del trabajo y garantizar que cualquier equipo brinde el impacto adecuado para el negocio. También explica cómo implementar Scrum en cualquier organización en todas las industrias, desde software hasta renovación de viviendas e incluso en el ejército.
Ya sea que esté ejecutando una operación militar de precisión para la marina o simplemente tratando de enviar un paquete de software actualizado, todas las organizaciones enfrentan obstáculos para lograr sus objetivos. Entonces, ¿cómo logra sus objetivos sin perder el rumbo?
Bueno, puede comenzar a adoptar un marco organizacional inteligente, como Scrum. Estos consejos le muestran exactamente cómo este enfoque ágil y colaborativo puede ayudar a su empresa, departamento o equipo, o cualquier otro, a alcanzar el éxito. Aprenderá los conceptos básicos detrás del marco de Scrum y escuchará anécdotas útiles sobre cómo empresas como 3M y Saab ponen Scrum en acción. También obtendrá información sobre cómo esta técnica de gestión moderna puede ayudar a su equipo a mantenerse encaminado, trabajar con velocidad y generar impacto de manera constante en un mercado en constante cambio.
Superando Obstáculos Organizacionales
Ya sea que esté ejecutando una operación militar de precisión para la marina o simplemente tratando de enviar un paquete de software actualizado, todas las organizaciones enfrentan obstáculos para lograr sus objetivos. ¿Cómo puede lograr sus objetivos sin perder el rumbo?
Bueno, puede comenzar a adoptar un marco organizacional inteligente, como Scrum. Estos consejos le muestran exactamente cómo este enfoque ágil y colaborativo puede ayudar a su empresa, departamento o equipo, o cualquier otro, a alcanzar el éxito. Aprenderá los conceptos básicos detrás del marco de Scrum y escuchará anécdotas útiles sobre cómo empresas como 3M y Saab ponen Scrum en acción. También obtendrá información sobre cómo esta técnica de gestión moderna puede ayudar a su equipo a mantenerse encaminado, trabajar con velocidad y generar impacto de manera constante en un mercado en constante cambio.
La Esencia de Scrum
Scrum es más que un simple marco de trabajo. Es una filosofía que transforma la manera en que las empresas operan. Aquí hay algunos aspectos esenciales:
1. Trabajo en Equipos
En lugar de depender de la tradicional jerarquía, Scrum promueve el trabajo en equipos. Los equipos autónomos asumen la responsabilidad de las tareas y toman decisiones colaborativas.
2. Sprints Breves
Los Sprints son períodos de tiempo cortos y enfocados, generalmente de 2 a 4 semanas, durante los cuales se completan tareas específicas. Esto permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad.
3. Revisión y Mejora Constante
Al final de cada Sprint, se realiza una revisión exhaustiva del trabajo completado. Se identifican problemas y se traza un plan para mejorar el próximo Sprint. Este enfoque continuo de mejora es fundamental.
Implementando Scrum
Implementar Scrum en una gran empresa puede ser un desafío, pero los resultados valen la pena. Requiere un liderazgo audaz y una coordinación meticulosa. Aquí hay algunos pasos clave para la implementación exitosa de Scrum:
1. Compromiso de la Alta Dirección
El compromiso de los líderes es esencial. Deben respaldar la transición hacia Scrum y comprender su importancia para el éxito de la organización.
2. Formación y Educación
Proporcione formación adecuada a los equipos y líderes para garantizar que todos comprendan los principios de Scrum y cómo aplicarlos.
3. Creación de Equipos Scrum
Organice equipos autónomos y multidisciplinarios. Asegúrese de que tengan las habilidades necesarias para llevar a cabo sus tareas de manera efectiva.
4. Establecimiento de Roles Claros
Defina los roles y responsabilidades dentro de los equipos Scrum. Esto evitará confusiones y conflictos.
5. Seguimiento y Evaluación Constante
Mantenga un seguimiento constante de los avances y realice evaluaciones regulares para identificar áreas de mejora.
Casos de Éxito con Scrum
Para comprender mejor cómo Scrum puede generar un impacto positivo en diferentes industrias, consideremos algunos casos de éxito:
3M: Innovación Continua
3M, la empresa conocida por la innovación, adoptó Scrum para acelerar su proceso de desarrollo de productos. Esto les permitió llevar nuevos productos al mercado de manera más rápida y eficiente.
Saab: Soluciones de Defensa Ágil
La empresa de defensa Saab implementó Scrum en sus operaciones, lo que les permitió adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas del mercado de defensa y ofrecer soluciones de alta calidad de manera oportuna.
Manteniéndose en el Rumbo
En un mercado en constante cambio, mantenerse en el rumbo es un desafío. Scrum ofrece una brújula confiable para las organizaciones. Con este enfoque ágil, las empresas pueden mantenerse enfocadas, trabajar con velocidad y generar impacto de manera constante.
Scrum se trata de responder a condiciones que cambian rápidamente
En 1965, el cofundador de Intel, Gordon Moore, hizo una predicción conocida como Ley de Moore. Pronosticó que cada dos años, la cantidad de transistores en un chip de computadora se duplicaría. Mientras tanto, durante el mismo tiempo, el precio de cada chip se reduciría a la mitad.
Sorprendentemente, la Ley de Moore se ha cumplido. Con el paso de los años, los chips se han vuelto más pequeños, más rápidos y más baratos. Como resultado, su poder de cómputo ha aumentado a un ritmo exponencial. Hoy en día, vivimos en un mundo en el que cualquier teléfono inteligente es mucho más poderoso que cualquier otro disponible en 1965.
Pero los chips de computadora no son lo único que se acelera. En nuestra sociedad contemporánea, casi todo, desde la innovación hasta el crecimiento empresarial, ocurre a un ritmo acelerado. Y su organización debe ser igual de ágil para seguir el ritmo de este ritmo rápido.
Entonces, ¿qué es Scrum, exactamente? Bueno, para comprender Scrum, primero debe comprender Agile. Destilado a sus elementos más básicos, Agile es una metodología para organizar el trabajo que tiene como objetivo resolver problemas de manera eficiente. Agile valora la colaboración, la complejidad y la adaptación continua. Scrum es el marco más popular para poner en práctica estos valores. De hecho, el 70 por ciento de los equipos ágiles usan Scrum.
La ventaja de Scrum es que te ayuda a abordar grandes tareas dividiéndolas en metas más pequeñas y alcanzables. Sin esta técnica, los proyectos complejos pueden convertirse en atolladeros. Por ejemplo, a principios de los noventa, la Bolsa de Valores de Londres intentó modernizar sus sistemas informáticos a través de un proyecto llamado TAURUS. Exchange intentó actualizar todo a la vez. Sin embargo, el proyecto multimillonario se vio abrumado por demasiados detalles y terminó en un fracaso.
Por el contrario, considere el caso de Saab, la empresa de ingeniería sueca. A Saab se le encomendó la tarea de actualizar el avión de combate estándar de Suecia, el Gripen 39C. Por supuesto, los aviones de combate son armas extremadamente complejas, por lo que diseñar uno nuevo es una tarea monumental. Pero, Saab adoptó un enfoque Scrum. En lugar de abordar todo el avión a la vez, lo dividieron en módulos independientes. Diferentes equipos trabajaron en diferentes partes como motor, radar y sistemas informáticos.
Como resultado, el nuevo Gripen es extremadamente versátil. Cada componente se puede cambiar y actualizar según sea necesario. Gracias a Scrum, el avión es más adaptable y cuesta aproximadamente la mitad del costo de un F-35, el equivalente estadounidense. Entonces, ¿cómo funciona Scrum realmente? Descúbrelo en el próximo consejo.
Scrum organiza sus proyectos complejos en sprints cortos y simples
Digamos que estás entrando en el juego inmobiliario. Quiere comprar una casa vieja, arreglarla y ponerla de nuevo en el mercado, nueva y mejorada, para obtener una ganancia considerable. Parece una tarea bastante sencilla, ¿verdad?
Bueno eso depende. Una vez que compre esa parte superior reparadora, puede encontrar que requiere muchas reparaciones. Los pisos necesitan ser reemplazados, la plomería tiene goteras y las paredes son de un horrible tono naranja. ¿Por dónde empezar?
Aquí es donde Scrum puede ayudar. Al implementar Scrum, tendrá un marco para abordar este proyecto de mejoras para el hogar de una manera simple, sistemática y efectiva.
Para empezar, Scrum trabaja a nivel de equipo. Un Scrum Team , que consta de tres roles, es un pequeño grupo encargado de completar un proyecto. El Product Owner supervisa el proyecto y prioriza el trabajo. Los miembros del equipo ejecutan el trabajo. El Scrum Master facilita todo el proceso, eliminando obstáculos para que el equipo pueda trabajar rápidamente.
Para iniciar un proyecto, el Product Owner y el Scrum Team crean una lista completa de tareas requeridas. Esto se llama Product Backlog . Para el proyecto de remodelación de la casa, podría incluir cosas como arreglar las tuberías y renovar la cocina. Las tareas de este backlog pasarán a un Sprint , que es un período de una a cuatro semanas en el que el equipo se centra en completar las tareas acordadas.
Cada Sprint comienza con una sesión de planificación de Sprint . Aquí, el equipo decide exactamente qué se puede lograr durante el Sprint en función de la prioridad y el ancho de banda. Mientras está en el Sprint, el equipo lleva a cabo un Scrum diario, un stand-up de 15 minutos en el que cada persona comparte sus objetivos para el día siguiente y los posibles riesgos de completarlos. Luego, se ponen a trabajar. Al final del Sprint, el equipo comparte su trabajo completado en una Revisión del Sprint, recibiendo comentarios de cada miembro del equipo. Y, por último, el equipo realiza una retrospectiva de Sprint para inspeccionar cómo los miembros han estado trabajando juntos y qué mejorar para el próximo Sprint.
Este enfoque transparente y colaborativo permite a los equipos realizar las tareas más valiosas primero, dejando espacio para alinearse y adaptarse a las condiciones cambiantes. Entonces, un equipo puede remodelar el baño en su primer sprint. Durante Sprint Review, puede reflejar todos los problemas eléctricos que ha encontrado. Entonces, para el próximo Sprint, puede optar por reenfocar sus esfuerzos en arreglar el cableado de la casa y evitar futuros dolores de cabeza eléctricos.
Scrum acelera la innovación al permitir que su equipo actúe de forma independiente
Imagínese que es ingeniero en una gran empresa de automóviles. A partir de su experiencia diaria en la fábrica, se da cuenta de que actualizar un equipo podría aumentar significativamente la productividad. Ahora, todo lo que tienes que hacer es obtener permiso.
Entonces, escribe una solicitud de compra a tu gerente. Luego, lo pasa al grupo de planificación central. El grupo de planificación genera un presupuesto para la junta financiera. Luego, la junta de finanzas va al vicepresidente regional, quien va a los directores generales, y así sucesivamente. Para cuando obtiene su parte, ya está obsoleta.
Este es el problema de las organizaciones tradicionales. Incluso una simple decisión puede tardar una eternidad en procesarse. Y con un mercado que cambia rápidamente, ese tiempo tiene un costo. Afortunadamente, el marco de Scrum presenta una mejor alternativa.
Completar incluso un proyecto pequeño requiere mucha toma de decisiones. Y, como era de esperar, la mayoría de las organizaciones quieren tomar las mejores decisiones. Es por eso que las empresas tradicionales a menudo han creado sistemas elaborados para deliberar sobre todas las opciones. El problema es que la lentitud en la toma de decisiones conduce a mayores tasas de fracaso. Un estudio del Standish Group encontró que retrasar una decisión en solo cuatro horas puede aumentar la tasa de fracaso de un proyecto en un 40 por ciento.
Entonces, ¿por qué la deliberación excesiva tanque prometedores proyectos? Bueno, es en parte porque la creación de un elaborado proceso de aprobación ahoga las voces más conocedoras. El ingeniero de su planta sabe exactamente cómo resolver el problema. Pero, si su idea tiene que pasar por tres comités, seguramente será diluida o modificada por personas con menos experiencia directa con el tema.
Scrum evita esta situación al dar a los equipos más control de su proceso de toma de decisiones. En el marco de Scrum, cada equipo opera de forma independiente. Decide sobre su Backlog , qué tareas abordar en Sprints y cómo resolver cualquier problema que pueda surgir. Esencialmente, cada equipo es libre de operar como mejor le parezca siempre que esté generando impacto.
Esto puede parecer una receta para el caos, y lo es. Pero, es la cantidad justa de caos: ¡caos estructurado! Los equipos autónomos resultan en más experimentación y más fallas. Y con la corta duración de los Sprints, junto con las frecuentes Revisiones de Sprint y Retrospectivas de Sprint, los equipos pueden corregir y perfeccionar sus ideas continuamente. Como resultado, las malas ideas se reemplazan rápidamente por otras mejores, y esa es la clave de la innovación.
Scrum se trata de valorar el resultado sobre la producción
El fraude financiero era un gran negocio para Russell Wassendorf Sr.Como presidente de Peregrine Financial Group, usó extractos bancarios falsos para engañar a los inversores de más de $ 200 millones. Pero prevenir el fraude financiero también puede ser un gran negocio. Pregúntele a los fundadores de Confirmation.com.
Esta empresa de nueva creación descubrió la estafa de Wassendorf utilizando un revolucionario software de auditoría digital. Gracias a este éxito de alto perfil, la pequeña empresa tenía una gran demanda. Sin embargo, había un problema: no podía seguir el ritmo. Los programadores de la empresa trabajaron día y noche, pero no pudieron escalar su producto lo suficientemente rápido para su creciente base de clientes.
Finalmente, la empresa recurrió a algunos expertos en Scrum en busca de ayuda. Después de una revisión de la organización de la empresa, encontraron el problema: todos estaban demasiado ocupados para ser realmente efectivos.
Entra en cualquier oficina y es probable que veas a todos trabajando furiosamente en sus escritorios. Desafortunadamente, si no se administra adecuadamente, gran parte de ese esfuerzo se desperdiciará. Según una evaluación realizada por Scrum Inc., un enorme 30 por ciento del trabajo realizado por los empleados en una empresa promedio no logra nada para el negocio. ¿El 70 por ciento restante? Lo más probable es que ofrezcan funciones que los clientes rara vez o nunca utilizan.
Este problema ocurre cuando las empresas valoran la producción sobre el resultado. En términos generales, la producción es lo que producen los trabajadores. Pueden ser informes, software, presentaciones, cualquier cosa en realidad. Por el contrario, el resultado es el impacto real del equipo en el negocio. Estos generan métricas como ingresos generados, tiempo ahorrado o clientes satisfechos. Es importante recordar que no todos los resultados producen resultados valiosos. El objetivo de Scrum es reducir la producción innecesaria y maximizar los resultados positivos.
Una forma en que Scrum hace esto es a través del Product Backlog . Un buen Backlog no solo enumera las tareas, sino que enumera las tareas que satisfacen las necesidades específicas de los consumidores. Esto significa que los equipos deben definir claramente el resultado de su tarea elegida para cada Sprint. Por ejemplo, un Sprint efectivo para Confirmation.com podría estar creando una interfaz japonesa. El resultado de Sprint sería una nueva herramienta que permite a un nuevo grupo de clientes utilizar los servicios de la empresa.
Por supuesto, decidir qué resultados son valiosos requiere priorizar. Cada equipo debe tener la libertad de juzgar qué resultados son realmente importantes y rechazar las tareas que no cumplen con sus estándares. Claro, esto significa que un equipo podría decir que no a ciertos proyectos, pero también significa que su esfuerzo se reservará para los elementos que realmente importan.
La adopción de Scrum requiere repensar y abandonar estructuras antiguas
Antes de fundar Scrum Inc., JJ Sutherland trabajó como productor del programa de radio matutino de noticias de NPR, Morning Edition . Un día, mientras planeaba el programa, un colega rechazó el guión propuesto. Dijo que había una regla en contra de poner dos segmentos de la entrevista uno tras otro.
Para Sutherland, esto parecía una regla extraña que obstaculizaba la creatividad del programa. Entonces, investigó sus orígenes. Después de hacer algunas llamadas, descubrió que comenzó en 1978. En ese entonces, el equipo rudimentario del estudio no podía hacer una transición perfecta entre dos cintas de entrevistas. Por supuesto, con la tecnología digital, esto ya no era un problema. Sin embargo, los productores todavía obedecieron la vieja regla décadas después.
La moraleja de esta historia? Las organizaciones siempre se resisten al cambio. Sin embargo, para aprovechar los beneficios de Scrum, podrían ser necesarios grandes cambios estructurales.
Cada organización tiene su propia estructura. Aquí, estructura significa cada elemento que define cómo funciona una organización. Esto incluye los rangos y el posicionamiento de la fuerza laboral, cómo se delegan y ejecutan las tareas, así como las diversas normas culturales que gobiernan cómo interactúan las personas.
Todos estos factores juntos tienen un efecto enorme. Una organización rígida y jerárquica sin avenidas para la retroalimentación o la colaboración con los empleados tardará en evolucionar, producirá pocas ideas nuevas y gradualmente se volverá menos eficiente. Obviamente, desea evitar esta estructura. Sin embargo, muchas empresas están actualmente encerradas en este molde.
Para adoptar Scrum, las empresas deben deshacerse de esta vieja estructura, que no siempre es fácil. Las personas pueden quedarse estancadas en sus caminos sin importar cuán efectivo pueda ser el cambio positivo. Por lo tanto, intente comenzar con un solo equipo Scrum dedicado a un proyecto valioso. Cuando la compañía energética Drummond implementó Scrum, encargó a un equipo diverso la creación de un nuevo pozo de petróleo. Por lo general, esto requería varios departamentos para cubrir la exploración, el papeleo legal y la ingeniería. En cambio, el equipo abordó cada paso como un Sprint y mostró cómo la empresa podía optimizar su antigua estructura.
Tal cambio puede ser dramático y difícil. Por lo tanto, es importante que todos los involucrados compartan algunos valores fundamentales para Scrum. Estos valores incluyen el compromiso con la comunicación transparente, un enfoque similar al de un láser en el logro de cada Sprint y una apertura para probar buenas ideas, sin importar de dónde vengan. Los miembros del equipo también deben respetar los comentarios de los demás y nunca tratar el fracaso como algo que requiera castigo, sino como algo de lo que aprender. Recuerde, adoptar Scrum se trata de desbloquear un nuevo potencial, no de reforzar los viejos estándares.
Aprovecha Scrum al máximo siguiendo estrategias probadas
En 2015, los expertos en big data de 3M Health Information Systems tenían un problema. Fueron los encargados de actualizar las bases de datos médicas de los hospitales de todo Estados Unidos. Las antiguas bases de datos rastrearon y midieron los resultados de salud utilizando 14.000 códigos únicos. El nuevo sistema aumentó ese número a 140.000 códigos, lo que supone un aumento considerable de diez veces.
Aún así, 3M estuvo a la altura del desafío e instituyó Scrum para lograr su objetivo. Sin embargo, después de unas semanas, estaba retrasado. Los equipos estaban abrumados, los Sprints fallaban y nadie se sentía optimista.
Entonces, 3M llamó a Scrum Inc. para evaluar la situación. Al final resultó que, 3M estaba en el camino correcto, pero todavía estaba cometiendo algunos errores clásicos. Afortunadamente, estos problemas comunes tenían soluciones comunes.
Hasta ahora, miles de organizaciones diferentes en todas las industrias han utilizado Scrum para asumir innumerables proyectos. Si bien cada una de estas iteraciones ha tenido sus propios desafíos únicos, con el tiempo, han surgido similitudes. El examen de estos patrones nos muestra algunas de las mejores prácticas que optimizan Scrum independientemente del contexto.
Primero, Scrum funciona mejor cuando los equipos se mantienen juntos en lugar de reorganizarlos después de cada proyecto. Esto permite que los miembros del equipo aprendan las fortalezas, debilidades y estilos de trabajo de los demás. Desarrollar y hacer crecer este conocimiento interpersonal ayuda a los equipos a adoptar ritmos de trabajo rápidamente y producir resultados de manera más eficaz.
Luego, mantenga a los equipos enfocados. Siempre existe la tentación de asignar empleados a más de un equipo. Esto es especialmente cierto cuando tiene un solo experto en un tema pero varios equipos que necesitan esa experiencia. Pero, dividir la atención de alguien entre equipos probablemente diluya su esfuerzo. En lugar de que las personas tengan un rendimiento inferior en dos equipos, manténgalos asignados a uno para que puedan realizar su mejor trabajo.
Finalmente, puede acelerar los resultados de un equipo con una técnica llamada Swarming . Esto implica concentrar el esfuerzo de todos en un solo elemento del Backlog. Imagínense cómo un equipo de boxes de Fórmula Uno puede poner a punto un coche en cuestión de segundos. Con todos trabajando mano a mano en un solo problema, es posible ser extremadamente rápido y eficiente.
Todas estas técnicas son ganadoras comprobadas, pero también hay enfoques que fallan una y otra vez. Los veremos en el próximo consejo.
Evite los errores de Scrum implementando cuidadosamente todos los aspectos del marco
Imagina que estás ejecutando el Scrum perfecto. Has definido minuciosamente los Backlogs, tus Sprints siempre están dando en el blanco y tus equipos nunca han estado más felices. Después de unas semanas, entregas tu producto, un teléfono plegable llamativo y funcional.
Pero, espere, estamos en el año 2008. El iPhone de Apple es lo más popular del mercado. A nadie le importa tu nuevo teléfono porque ni siquiera tiene pantalla táctil. Este escenario de desastre exacto le sucedió a Nokia. Si bien la empresa fue excelente en la mayoría de los aspectos de Scrum, sus Product Owners no habían evaluado adecuadamente lo que querían los clientes. Como resultado, todos sus Sprints produjeron el producto equivocado.
Este es solo un error común que las organizaciones cometen al implementar Scrum. Sin embargo, no es el único.
Scrum puede resolver muchos problemas. Pero, si no se implementa correctamente, también puede causar bastantes. Afortunadamente, es posible mirar hacia atrás a las fallas pasadas e identificar dónde fallaron algunos Scrums. En el caso de Nokia, su error fue que los Product Owners se centraran demasiado en Sprints mientras se saltaban el paso crucial de evaluar el mercado. De hecho, este enfoque desigual o a la carta de Scrum es la raíz de muchos errores.
Un enfoque común a la carta ocurre cuando la gerencia implementa Scrum para sus trabajadores pero no cambia su propio comportamiento para que el sistema funcione. Por ejemplo, un gerente puede organizar su departamento en equipos y luego interrumpir sus Sprints arrojándoles tareas adicionales, como siempre lo ha hecho. Esta falla en la adopción total del sistema Scrum resulta en una gran cantidad de caos y estrés.
Otro problema surge cuando las empresas se reorganizan de acuerdo con los principios de Scrum, pero solo a nivel superficial. Imagine una empresa que llama a sus gerentes Scrum Masters y cambia el nombre de todas sus reuniones semanales a Scrums, pero en realidad sigue trabajando de forma normal. Sin adoptar realmente la comunicación transparente de Scrum, el compromiso con la finalización del proyecto y la apertura al fracaso, este cambio superficial no hará nada.
Por último, a veces las empresas llevan demasiado lejos el ideal de Scrum de impulsar la productividad. Ejecutarán y perfeccionarán los mismos Sprints una y otra vez, cada vez haciéndolos más eficientes. Sin embargo, en el proceso, sobrecargarán a los empleados y reducirán su disposición a experimentar con nuevas ideas. Al final, serán muy buenos para hacer una tarea, pero no podrán producir ningún resultado nuevo.
Para adoptar Scrum por completo, toda la organización debe trabajar en conjunto
Durante décadas, Markem-Imaje ha sido un líder internacional en la fabricación de impresoras industriales. A mediados de la década de 2000, tenía un ciclo de producción bastante estable. Primero, introduciría un nuevo modelo. Luego, pasaría las siguientes semanas enviando lo que llamaron «Equipos Tigre» para solucionar todos los defectos inevitables.
Obviamente, la compañía quería saltarse esa segunda parte, así que le dio una oportunidad a Scrum. Creó Scrum Teams para cada aspecto del ciclo de desarrollo, desde software y diseño técnico hasta marketing y garantía de calidad. Llevó a cabo reuniones diarias para que los miembros del equipo compartieran su progreso.
Cuando la compañía finalmente lanzó su nueva máquina, sus «Equipos Tigre» estaban listos para atacar. Pero, sorprendentemente, no tenían adónde ir. Por primera vez en la historia de la empresa, había fabricado una impresora sin absolutamente ningún defecto.
La historia de Markem-Imaje muestra cuán revolucionario puede ser Scrum incluso para las organizaciones familiares. El truco es que las empresas tienen que estar dispuestas a correr riesgos y reimaginar su antigua forma de hacer las cosas. En resumen, al adoptar Scrum, las empresas deben convertirse en Renaissance Enterprises . Es decir, empresas que actúan con rapidez y se adaptan rápidamente.
Veamos otro ejemplo del renacimiento de una gran empresa a través de Scrum, Schlumberger. Como una de las mayores empresas de petróleo y gas, emplea a 100.000 personas en 120 países. En 2017, tuvo que actualizar toda su infraestructura de TI; una tarea enorme. Al adoptar Scrum, la compañía pudo aumentar la velocidad del proyecto en un 25 por ciento y al mismo tiempo reducir los costos entre un 30 y un 40 por ciento. ¡Eso es un gran impacto!
Entonces, ¿cómo pudieron estas grandes empresas adoptar Scrum a escala? Bueno, por un lado, se apegaron a los principios de Scrum para toda la organización. A cada equipo se le permitió innovar de forma independiente siempre que mantuvieran una comunicación sólida y clara con todos los demás equipos. De esta manera, el éxito de un equipo podría usarse para impulsar la estrategia de otro equipo. Por el contrario, si un equipo falla, no derribaría todo el sistema. En este sentido, todo el negocio fue Agile, adaptándose y creciendo rápidamente a medida que aprendían juntos.
Una forma de garantizar que esto suceda en su organización es establecer un Equipo de acción ejecutiva . Este equipo tiene la tarea de supervisar toda la implementación de Scrum. Coordina la comunicación entre equipos, elimina los obstáculos que sofocan la productividad y mejora continuamente todo el marco de Scrum. No será fácil, pero los resultados valdrán la pena.
«Cuando su organización ha hecho lo que Scrum hace posible, cuando se autoorganiza para ir más rápido, mejorar la calidad y responder rápidamente a un mundo en constante cambio, fundamentalmente cambia la trayectoria de su organización».
Mejora los Sprints con Kaizen
Cada Sprint termina con una Retrospectiva de Sprint donde los equipos deciden qué salió mal y cómo mejorar. Aproveche al máximo estas reuniones utilizando kaizen. Kaizen es un concepto que surge de las prácticas comerciales japonesas en las que el equipo se compromete a realizar mejoras continuas dentro de su proceso. Por lo tanto, elija un acto concreto incremental durante cada Retrospectiva de Sprint que mejorará los Sprints posteriores. Esto podría ser tan simple como usar más Post-its o reparar un equipo roto.
Aprovechar al máximo estas reuniones implica adoptar el concepto de Kaizen, derivado de las prácticas comerciales japonesas. Kaizen se trata de comprometerse a realizar mejoras continuas en su proceso. Esto implica identificar acciones concretas e incrementales durante cada Retrospectiva de Sprint para mejorar los Sprints futuros. Puede ser tan simple como usar más Post-its o reparar un equipo desgastado. Adentrémonos en el mundo de Kaizen y cómo puede transformar sus Retrospectivas de Sprint.
¿Qué es Kaizen?
Kaizen es un término japonés que se traduce como «cambio para mejor» o «mejora continua». Es una filosofía profundamente arraigada en la cultura empresarial japonesa que enfatiza pequeños cambios incrementales para mejorar procesos y alcanzar la excelencia. Kaizen no se trata de cambios drásticos, sino de un compromiso de hacer mejoras diarias en el trabajo, los procesos y la vida. Esta filosofía se puede aplicar en diversos entornos, incluida la gestión de proyectos ágiles, lo que la convierte en una herramienta valiosa para mejorar las Retrospectivas de Sprint.
El Papel de Kaizen en las Retrospectivas de Sprint
Impacto de Kaizen en la Dinámica del Equipo
Uno de los aspectos clave de Kaizen es que fomenta una cultura de colaboración y aprendizaje continuo en su equipo. Durante las Retrospectivas de Sprint, los equipos pueden aprovechar los principios de Kaizen para crear un entorno donde se valore la opinión de cada miembro del equipo. Esto conduce a una mejor resolución de problemas y, en última instancia, mejora la dinámica del equipo.
Identificación de Mejoras Incrementales
Kaizen alienta a los equipos a identificar áreas específicas que necesitan mejoras durante las Retrospectivas de Sprint. Estas mejoras pueden ser tan pequeñas como ajustar el orden de las tareas o revisar el uso de ciertas herramientas. Este nivel de atención al detalle garantiza que cada Sprint termine con mejoras tangibles.
Creación de un Plan Kaizen
Para implementar efectivamente Kaizen en las Retrospectivas de Sprint, los equipos pueden crear un plan Kaizen. Este plan describe las mejoras incrementales identificadas durante la retrospectiva y cómo se ejecutarán en los próximos Sprints. Sirve como una hoja de ruta para garantizar que el equipo aplique consistentemente la filosofía de Kaizen.
Incorporar Kaizen en las Retrospectivas de Sprint
Usar Más Post-its
A veces, las soluciones más simples pueden llevar a mejoras significativas. Durante las Retrospectivas de Sprint, anime a su equipo a usar más Post-its. Estas notas adhesivas se pueden utilizar para realizar un seguimiento de tareas, ideas o mejoras. Este pequeño cambio mejora la comunicación y la visibilidad dentro del equipo.
Reparar Equipos Desgastados
La dinámica del equipo puede marcar la diferencia en un proyecto. Si un equipo enfrenta problemas, considere utilizar los principios de Kaizen para abordar estos problemas. Fomente discusiones abiertas y honestas durante las Retrospectivas de Sprint para identificar áreas de conflicto o malentendido. Luego, desarrolle un plan para reparar y mejorar la dinámica del equipo.
Fomentar Comentarios Regulares
Kaizen implica retroalimentación continua, y eso es algo que puede incorporar en sus Retrospectivas de Sprint. Cree una cultura de retroalimentación abierta y regular. Anime a los miembros del equipo a compartir sus pensamientos e ideas sobre cómo mejorar el proceso. Esto fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad entre los miembros del equipo.
Preguntas Frecuentes
Cada Sprint termina con una Retrospectiva de Sprint donde los equipos deciden qué salió mal y cómo mejorar. Aproveche al máximo estas reuniones utilizando Kaizen. Kaizen es un poderoso concepto que puede traer cambios transformadores a su enfoque de gestión de proyectos. Al fomentar una cultura de mejora continua, centrarse en cambios pequeños e incrementales
1. ¿Cómo difiere Kaizen de otras metodologías de mejora? Kaizen se centra en mejoras pequeñas y continuas, mientras que muchas otras metodologías enfatizan cambios importantes. Kaizen se trata de progreso gradual y fomentar una cultura de mejora.
2. ¿Puede aplicarse Kaizen a cualquier marco de gestión de proyectos? Absolutamente. Kaizen es un concepto versátil que se puede integrar en varios marcos de gestión de proyectos, incluidos Agile, Scrum y más.
3. ¿Y si nuestro equipo se muestra reacio al cambio? El cambio puede ser desafiante, pero el enfoque de Kaizen de realizar pequeñas mejoras manejables puede ayudar a aliviar la resistencia. Comience con cambios menores y vaya construyendo gradualmente.
4. ¿Cómo podemos medir el éxito de Kaizen en nuestras Retrospectivas de Sprint? El éxito se puede medir mediante el seguimiento de las mejoras realizadas con el tiempo. Analice los indicadores clave de rendimiento, la satisfacción del equipo y los resultados del proyecto para evaluar el impacto de Kaizen.
5. ¿Es Kaizen un esfuerzo único o requiere un compromiso continuo? Kaizen es un compromiso a largo plazo con la mejora continua. No es un esfuerzo único, sino una filosofía en curso que se arraiga en la cultura de su equipo.
6. ¿Puede Kaizen llevar al agotamiento si estamos constantemente buscando mejoras? Kaizen no se trata de agotarse. Consiste en encontrar formas sostenibles y manejables de mejorar. Debería llevar a un entorno de trabajo más saludable y eficiente, no al agotamiento.
