Actualizado el jueves, 28 abril, 2022
Cuidar a tus empleados y la productividad de tu oficina pasa por cambiar pequeños hábitos que llevan a resultados extraordinarios. Por ejemplo, cuidar la ergonomía de tu oficina es tan sencillo como visitar la web de Ofichairs y elegir las sillas adecuadas para que tus empleados, o tú mismo, os sintáis cómodos. Una espalda sana influye en la productividad más de lo que podrías imaginar. Pero no es el único detalle. Desde la organización de la oficina a la organización de las reuniones, todo suma para que tu empresa sea realmente competitiva.
Pongamos otro ejemplo, echa un vistazo a una oficina típica y podrás concluir que el empleado moderno asiste a las reuniones más de lo que realmente necesita. Aunque las reuniones ocupan cada vez más de nuestra jornada laboral, muchos de nosotros simplemente no vemos los beneficios de esta enorme inversión de tiempo. Con demasiada frecuencia, las reuniones nos dejan sintiéndonos poco comprometidos, poco informados y profundamente frustrados por la interrupción de nuestro trabajo.
No tiene que ser de esta manera. Aunque muchas organizaciones se han resignado a reuniones infructuosas, el investigador y consultor de gestión Steven G. Rogelberg no lo ha hecho. Basándose en la investigación y el análisis científicos, Rogelberg muestra cómo puede transformar sus reuniones en herramientas invaluables para resolver problemas y tomar decisiones. Con una gran cantidad de consejos y técnicas simples que puede implementar mañana, estos consejos de organización empresarial brindan una guía clara y concisa para cambiar la forma en que se reúnen para siempre.
En estos consejos de organización empresarial, aprenderás:
- lo que realmente debe incluirse en su agenda;
- cómo la música puede ayudar en sus reuniones; y
- por qué las reuniones más creativas son silenciosas.
En este artículo os desvelamos algunos de los consejos de The Surprising Science of Meetings , escrito por Por Steven G. Rogelberg, donde se explora lo que sale mal en nuestras reuniones de trabajo y revela cómo transformarlas en experiencias positivas y productivas. Basándose en los últimos conocimientos científicos del mundo de la psicología empresarial, estos En estos consejos de organización empresarial, aprenderás: son una guía indispensable para hacer que las reuniones de equipo sean más eficientes.
- Steven G. Rogelberg es Canciller de la Universidad de Carolina del Norte y Secretario General de la Alianza de Psicología Organizacional. La investigación de Rogelberg sobre liderazgo, reuniones en el lugar de trabajo y trabajo en equipo ha aparecido en Los Angeles Times , Wall Street Journal y Washington Post . Asesora regularmente a importantes organizaciones como IBM, Procter & Gamble y Siemens.
Las reuniones modernas son costosas, consumen mucho tiempo y no son agradables
¿Cuánto tiempo dedica a incómodas reuniones? No estoy hablando de sillas de oficina incómodas (aunque también podría ser), sino de reuniones en las que la gente se siente molesta, aburrida, inquieta, irascible. Ya sea de forma individual con su gerente o poniéndose al día con todo el departamento, ¡muchas personas dirían demasiado! Todas estas reuniones están costando a las empresas enormes cantidades de dinero y tiempo.
Es un hecho que los empleados pasan cada vez más de su jornada laboral sentado en reuniones. Harvard Business Review estimó que en 1976, los trabajadores estadounidenses tenían once millones de reuniones al día. Eso es solo una quinta parte de la cantidad de reuniones estadounidenses que se llevan a cabo actualmente. De hecho, la investigación realizada por la empresa de software Lucid Meetings indica que el personal no directivo ahora se reúne un promedio de ocho veces por semana. Para el personal directivo, ese número es aún mayor, 12 veces por semana. Y los líderes sénior, como los directores ejecutivos, ahora pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones. De hecho, un estudio conjunto de Harvard y la Universidad de Columbia encontró que los directores ejecutivos en Italia pasaban el 60 por ciento de su jornada laboral en reuniones. Increíblemente, ¡esta cifra excluyó el tiempo dedicado a llamadas de conferencia!
Inevitablemente, todo este tiempo se suma a un gran gasto.
Puede descubrir cuánto dinero le cuesta cada reunión a su empresa multiplicando el salario por hora de un asistente por la cantidad de horas que duró la reunión y sumando la respuesta de cada persona que asistió. Pero esté preparado, porque la respuesta puede sorprender a su departamento de finanzas.
Xerox, una empresa de impresión, estima que las reuniones entre su equipo de desarrollo de 24 000 personas le cuestan a la empresa más de 100 millones de dólares al año. Y Elise Keith, cofundadora de Lucid Meetings, estima que en todos los lugares de trabajo en los Estados Unidos, los EE. UU. gastan $ 1,4 billones en reuniones al año, ¡eso es alrededor del ocho por ciento del PIB anual del país!
Pero, ¿es este tiempo y dinero bien gastado? La evidencia sugiere que muchos trabajadores no lo creen así. Una encuesta de 2005 realizada por Microsoft preguntó a 40.000 trabajadores de todo el mundo qué pensaban de las reuniones. Lamentablemente, el 69 por ciento dijo que sus reuniones fueron improductivas. En una encuesta realizada por Clarizen a dos mil trabajadores estadounidenses, un impactante 50 por ciento de los encuestados dijeron que preferirían realizar cualquier otra actividad laboral desagradable que asistir a la reunión semanal de actualización del equipo.
Claramente, algo anda mal con muchas de nuestras reuniones de oficina, pero ¿cómo podemos mejorarlas? Empecemos por ver cómo dirigimos las reuniones.
Los grandes líderes tienen como objetivo servir y asumir la responsabilidad de sus habilidades de liderazgo
¿Qué tan bueno eres para dirigir reuniones? Desafortunadamente, si eres como la mayoría de las personas, es probable que sobreestimes tus habilidades. En la propia investigación del autor, por ejemplo, descubrió que quienes dirigen una reunión suelen calificarla más positivamente que los asistentes. Otra idea de la investigación podría explicar este hallazgo: cuanto más hable alguien en una reunión, más positiva será su impresión de esa reunión. ¿Y quién habla más en la mayoría de las reuniones? Así es, quienquiera que los dirija.
Entonces, para obtener una estimación más realista de sus habilidades, deberá preguntar a las personas que asisten a sus reuniones qué es lo que realmente piensan de ellas.
La empresa Weight Watchers utiliza pantallas táctiles ubicadas cerca de las salas de reuniones para recopilar comentarios de los empleados. Cuando los asistentes abandonan las reuniones, los califican de forma anónima utilizando una escala de emoji. Weight Watchers luego usa esta información para determinar dónde se necesita un cambio. Es importante destacar que estas pantallas táctiles también se utilizan después de que se haya realizado un ajuste para evaluar si tuvo o no un impacto positivo. En un caso, Weight Watchers agregó pizarras que presentaban la agenda de la reunión en las salas de conferencias y la insatisfacción disminuyó del 44 por ciento a solo el 16 por ciento.
Los propios líderes pueden dar un paso hacia mejores reuniones al adoptar la mentalidad del liderazgo de servicio . Un líder servidor es aquel que se esfuerza por satisfacer las necesidades de su equipo y liberar el verdadero potencial de cada miembro. Para convertirte en un líder de servicio, trata de adoptar una mentalidad de «dar». Esto significa ayudar a otras personas a propósito y compartir conocimientos siempre que sea posible.
Durante las reuniones, los líderes de servicio asumen la responsabilidad de garantizar que las cosas funcionen de la manera más eficaz posible. Ejercen una excelente gestión del tiempo, marcando el ritmo de la reunión de acuerdo con las exigencias de la agenda. También notan cuando las conversaciones se desvían del tema en cuestión y trabajan para reenfocar la discusión. El líder servidor escucha atentamente para discernir cualquier preocupación latente que puedan tener los asistentes. Si se detecta una preocupación, el líder la introduce en la discusión. Por último, el líder de servicio facilita una atmósfera en la que los asistentes se sienten lo suficientemente cómodos para expresar sus opiniones y discrepar cortésmente entre sí. Esta atmósfera permisiva se logra fomentando activamente el debate, recordando a las personas que mantengan sus críticas constructivas y evitando que una sola persona domine la reunión.
Haga que las reuniones sean más eficientes acortándolas
Como era de esperar, las expectativas en torno a las reuniones varían de un país a otro. En América Latina, por ejemplo, es bastante común que las reuniones comiencen mucho más tarde de lo programado. Pero en todos los países y culturas, hay un aspecto de las reuniones que parece universal: sin importar su propósito o la cantidad de personas involucradas, generalmente duran una hora. Pero seguir ciegamente esta regla no escrita puede conducir a una gran cantidad de tiempo perdido.
Esto se debe a un fenómeno conocido como Ley de Parkinson, que dicta que el tiempo necesario para completar una tarea se expandirá o se contraerá según el tiempo que tengas para realizarla.
Los efectos de la Ley de Parkinson están bien documentados. En un estudio, se pidió a estudiantes universitarios que resolvieran una serie de problemas matemáticos sencillos. Sin embargo, les dieron a algunos estudiantes solo la cantidad de tiempo que realmente necesitaban para resolver los problemas y les dieron a otros más tiempo del que necesitaban. Y tal como predice la Ley de Parkinson, encontraron que el grupo con más tiempo tardó más en completar los problemas. ¡Muchos otros grupos han replicado estos hallazgos, incluidos los científicos de la NASA! Con esto en mente, intente acortar su próxima reunión unos minutos y vea si su discusión se reduce mágicamente para adaptarse al período de tiempo más corto.
Puede comenzar a tener una idea de cuánto tiempo debería durar su reunión reflexionando sobre sus objetivos, cuántas personas asisten y cómo fueron las reuniones anteriores. Una vez que haya hecho eso, no tenga miedo de pensar en una hora de reunión inusual. Podría inspirarse en la firma de investigación TINYpulse, por ejemplo, que comienza su reunión diaria de equipo exactamente a las 8:48 am. Esta peculiar hora de inicio intriga a la gente y, según la empresa, ¡los asistentes nunca llegan tarde!
Incluso puede optar por hacer que sus reuniones sean muy breves: solo quince minutos de duración. Estas reuniones se conocen como huddles, y la investigación es abrumadoramente positiva sobre su capacidad para impulsar el desempeño de equipos e individuos por igual. La administración Obama, por ejemplo, utilizó reuniones diarias, al igual que las empresas tecnológicas como Apple y Dell. Otra famosa fanática de las reuniones súper breves es Marissa Mayer, directora ejecutiva de Yahoo, quien insiste en que sus reuniones no duran más de diez minutos.
Las agendas de las reuniones deben diseñarse cuidadosamente para que sean efectivas
A todo el mundo le gusta una solución fácil. En tiempos pasados, los curanderos ambulantes hicieron una fortuna vendiendo píldoras y pociones inútiles que prometían curar todas las enfermedades y dolencias. ¿Por qué la gente los compraba? Porque representaban una solución fácil a un problema. Desafortunadamente, cuando se trata del mundo de las reuniones, hay muchos charlatanes de negocios que promueven una panacea similar: la agenda de la reunión.
Y, al igual que esas pociones inútiles, una agenda por sí sola no hará que sus reuniones sean mágicamente mejores.
Varios estudios no han podido encontrar ninguna asociación entre la presencia de una agenda y la calidad de la reunión percibida por los asistentes. Curiosamente, la investigación realizada en 2003 por The Economist puede arrojar luz sobre por qué las agendas no logran mejorar la calidad de las reuniones. El estudio se centró en las reuniones entre altos directivos en empresas multimillonarias. Encontró que en el 50 por ciento de las organizaciones, las reuniones usaban la misma agenda cada vez o creaban una agenda ad hoc de última hora. Evidencia como esta sugiere que muchas agendas se producen sin pensar y se reciclan sin descanso.
Afortunadamente, hay una mejor manera. De hecho, las agendas pueden ser una valiosa herramienta de reunión. Pero para que este sea el caso, los líderes deben ser específicos sobre lo que les sucede.
Podría decirse que los elementos más importantes para incluir en cualquier agenda son aquellos que se originan en los propios asistentes. Las investigaciones muestran que los empleados que contribuyen a una reunión tienen más probabilidades de sentirse comprometidos tanto con su equipo como con la empresa en general. Puede alentar esto asegurándose de que los elementos de la agenda sean los que realmente importan a los empleados. Unos días antes de la reunión, tómate el tiempo de enviar un correo electrónico a los asistentes para preguntarles qué temas les gustaría incluir en la agenda.
Una vez que sepa esto, debe planificar cuidadosamente el orden en que se discutirán los temas. Un estudio de psicología realizado por la Universidad Estatal de Middle Tennessee encontró que los temas que se discutieron al principio de la reunión tendían a recibir la mayor parte del tiempo y la deliberación, sin importar cuán complejos fueran. Por lo tanto, asegúrese de clasificar los elementos de la agenda por orden de importancia, con los más esenciales en la parte superior.
Para reuniones efectivas que hagan que todos se sientan comprometidos
¿Sabías que la gran reunión de la oficina es el mejor amigo del holgazán? Para aquellos que quieren sentarse, relajarse y escuchar hablar a otras personas, la reunión que está llena de asistentes brinda una gran oportunidad para esconderse. Pero si quiere que su equipo salga adelante, debe eliminar a esos holgazanes de su reunión reduciendo drásticamente su lista de invitados.
Si bien la intuición podría decirnos que las reuniones se benefician de cualquier capacidad intelectual adicional en la sala, la ciencia revela que invitar a asistentes adicionales en realidad es contraproducente.
¿Por qué? Bueno, a medida que aumenta el tamaño de la reunión, también aumenta la probabilidad de holgazanería social . Este fenómeno describe la tendencia de los individuos a reducir sus esfuerzos y motivación cuando trabajan en grupo. Un estudio destacó la holgazanería social al medir cuánto esfuerzo gastan las personas que juegan tira y afloja. Al colocar un dispositivo en la cuerda que calculaba la fuerza, los investigadores encontraron que aquellos que tiraban en grupos de tres gastaron el 85 por ciento de su capacidad potencial de tirar, mientras que los que estaban en un grupo de ocho tiraron con solo el 49 por ciento de su fuerza potencial. Entonces, para asegurarse de que todos hagan su parte en su próxima reunión, intente mantener los números lo más bajos posible.
Además, incluso cuando los asistentes están haciendo todo lo posible para ser productivos, la evidencia sugiere que estar en una gran reunión obstaculiza sus esfuerzos. Solo considere un estudio reciente que analizó datos de la consultora Bain & Company. Los investigadores examinaron qué sucedía con la capacidad de toma de decisiones de los grupos a medida que crecía el número de personas involucradas. Descubrieron que si un grupo aumentaba más de siete miembros, cada individuo adicional reducía la capacidad del grupo para tomar una decisión efectiva en un asombroso 10 por ciento.
Entonces, ¿cuántas personas debería invitar a su próxima reunión?
Afortunadamente, un hombre podría haber encontrado la respuesta. John Kello es un consultor de gestión que ha dedicado gran parte de su carrera al estudio de las reuniones. Concluye que siete asistentes es el número ideal de personas para la toma de decisiones. Esto se debe a que, a medida que aumenta el tamaño de los grupos, la coordinación de todos se vuelve más difícil, por lo que es más probable que surjan ineficiencias en torno al proceso de toma de decisiones.
Algunos de los mejores líderes del mundo parecen estar de acuerdo con el análisis de Kello. Steve Jobs, por ejemplo, era famoso por su odio a las grandes reuniones. Cuando el presidente Obama lo invitó a una reunión de alto perfil de líderes tecnológicos, Jobs lo rechazó. ¿Por qué? Pensó que la reunión sonaba demasiado grande para lograr algo.
Las reuniones tradicionales son deficientes para solicitar ideas únicas de los asistentes
El mundo de los negocios está plagado de productos que fracasaron. ¿Recuerdas la colonia de Harley Davidson o la ropa interior desechable de la compañía de encendedores Bic? Si lo hace, entonces probablemente preferiría no hacerlo. Esto plantea la pregunta: ¿por qué las empresas exitosas comercializan productos que obviamente están condenados al fracaso? Sorprendentemente, parece que la respuesta puede tener todo que ver con las malas reuniones.
Después de revisar las circunstancias que rodearon el lanzamiento de estos desafortunados productos y otros similares, muchos expertos en negocios concluyeron que las malas decisiones se toman por una razón principal: las personas involucradas no expresaron sus preocupaciones durante las reuniones.
La evidencia sugiere que esta retención de información importante es un lugar común. Solo considere un estudio publicado en el Journal of Personality and Social Psychology , que desafió a un grupo a decidir sobre un tema en particular. Antes de que el grupo se reuniera, los investigadores dieron a cada uno de los participantes información sobre este tema. Fundamentalmente, parte de esta información se compartió con todos, mientras que otra información solo se compartió con una sola persona. El experimento fue diseñado para que si los participantes compartían su información única, pudieran llegar a una solución óptima. Pero si retuvieran su conocimiento único y solo compartieran la información que todos conocían, no podrían llegar a esta solución óptima.
¿El resultado?
Como podríamos haber predicho, era mucho menos probable que los asistentes discutieran la información que era única para ellos que el conocimiento común, y no se llegó a una decisión óptima. Este mismo experimento se ha realizado más de 65 veces. La mayoría de las veces, los participantes no llegan a la solución correcta.
En vista de estos hallazgos, está claro que la reunión tradicional es un formato inadecuado para solicitar las opiniones únicas de los asistentes. Afortunadamente, una técnica llamada escritura cerebral puede tener la respuesta. Durante una sesión de redacción de ideas, cada asistente escribe sus ideas de forma anónima en lugar de presentarlas verbalmente. Esto les permite compartir su perspectiva o conocimiento únicos que, como hemos visto, con demasiada frecuencia faltan en las reuniones tradicionales. Posteriormente, el líder de la reunión recopila estas notas y las revisa en privado.
Aunque esto puede parecer simple, numerosos estudios que comparan los formatos de escritura de ideas con las reuniones tradicionales sugieren que conduce a una mayor cantidad de ideas de mejor calidad. Un estudio, por ejemplo, encontró que las reuniones de redacción de ideas generaron más ideas originales en un asombroso 42 por ciento. Entonces, cuando se trata de reuniones, podría ser el momento de dejar de hablar y comenzar a escribir.
Haz que tus reuniones sean mejores disipando la energía negativa
Probablemente sabrá lo emocionalmente agotador que puede ser el mal humor. Además de agotador, la negatividad es contagiosa. De hecho, la investigación sugiere que si alguien a nuestro alrededor está de mal humor, corremos el riesgo de contraer su negatividad. No solo eso, sino que el mal humor también amenaza con socavar la eficacia de sus reuniones.
De hecho, crear un ambiente positivo durante las reuniones es crucial para su éxito.
Investigadores de la Universidad de St. Louis, por ejemplo, encontraron que los grupos en los que las personas estaban de buen humor eran mejores para realizar tareas creativas que los grupos en los que los miembros tenían una mentalidad negativa o neutral. Además, encontraron que los grupos de buen humor disfrutaban de un mejor compromiso entre los miembros y eran más propensos a compartir y aplicar el conocimiento de todos los miembros. Otro estudio examinó imágenes de reuniones reales. Descubrieron que las reuniones que contenían más bromas y risas también tenían una atmósfera de mayor apoyo emocional, mantenían discusiones más constructivas y producían soluciones más innovadoras a los problemas.
Desafortunadamente, muchos de nosotros estamos preparados para ir a nuestras reuniones con una mentalidad negativa.
Esto se debe a que interpretamos la reunión como una interrupción frustrante de cualquier trabajo importante que estuviéramos haciendo antes. Con esto en mente, es vital que el líder de la reunión cree una atmósfera positiva tan pronto como los asistentes ingresen a la sala de reuniones.
Hay varias maneras de hacer esto. En primer lugar, considere poner música en la sala de reuniones cuando los asistentes entren por primera vez. La música ayudará a marcar una separación entre los sentimientos de frustración de los asistentes por haber sido interrumpidos y la reunión que está a punto de realizarse. Incluso podrías acercarte a la primera persona que llegue, preguntarle quiénes son sus artistas favoritos y poner su música. En segundo lugar, la propia investigación del autor ha descubierto que proporcionar refrigerios sabrosos durante una reunión fomenta la positividad. Por último, considere proporcionar algunos juguetes para que las personas jueguen durante la reunión, como plastilina o pequeños rompecabezas. La evidencia de la Escuela Politécnica de Ingeniería de la Universidad de Nueva York sugiere que el tipo de movimientos de la mano que requieren estos juguetes promueven niveles más bajos de estrés, aumentan el enfoque y redirigen la energía reprimida hacia la tarea en cuestión.
Las reuniones deben tener sillas ergonómicas y teléfonos apagados
Si está pensando en realizar su próxima reunión de forma remota, con todas o algunas personas llamando, es posible que desee pensar de nuevo. De hecho, asistir a reuniones por teléfono anima a las personas a reducir sus esfuerzos y contribuir menos. Debido a que los asistentes telefónicos están fuera de la vista y es posible que sus voces no se distingan fácilmente de las de otros asistentes remotos, se sienten anónimos. Y la investigación muestra que es menos probable que las personas trabajen duro de forma anónima. Entonces, en lugar de llamar por teléfono, intente alentar a aquellos que no pueden estar allí en persona a que asistan a la reunión a través de Skype o una videollamada. El simple hecho de ser visible le dará a su motivación un impulso considerable.