Actualizado el Wednesday, 23 February, 2022
El trabajador medio pasa casi 23 días completos al año en reuniones. ¿No es una locura? Lo que es aún peor, según los empleados, la mitad de estas reuniones son una pérdida de tiempo.
No tiene por qué ser así: las reuniones son excelentes oportunidades para abordar temas importantes y generar un impacto. El problema es que la mayoría de nosotros, y esto probablemente lo incluye a usted, somos bastante pobres en la planificación y ejecución de reuniones. Afortunadamente, estos consejos están aquí para ayudar, compartiendo pasos prácticos y fáciles de seguir para diseñar reuniones que importen.
How to Fix Meetings (2021) es una guía para convertir reuniones largas e ineficaces en sesiones bien diseñadas que fomentan la colaboración y producen resultados. Desde definir el propósito de una reunión hasta ayudar a las personas a comenzar con sus tareas, Cómo arreglar reuniones describe las mejores formas de aprovechar al máximo cualquier reunión.
Graham Allcott es emprendedor y orador, así como fundador de Think Productive, una empresa que ha ayudado a mejorar la productividad y el bienestar en organizaciones como Heineken y eBay. Allcott también es presentadora del podcast empresarial Beyond Busy y autora de varios libros, incluido el bestseller How to be a Productivity Ninja .
Hayley Watts es una ninja de la productividad en Think Productive, donde capacita a los clientes para que aprovechen mejor su tiempo y mejoren su relación con el trabajo. Antes de unirse a Think Productive, trabajó con varias empresas y organizaciones benéficas.
Las reuniones efectivas requieren una planificación cuidadosa de antemano y acciones enfocadas después. Empiece por establecer un propósito claro para la reunión y crear una agenda orientada a lograr ese propósito. Con estos en la mano, invite a las personas que harán las contribuciones más valiosas. Permita que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos durante la reunión y capture los elementos de acción detallados. Y para asegurarse de que estos elementos de acción se completen, organice Power Hours que permitan a las personas trabajar en sus tareas individuales.
__ ¿Qué descubrirás en este post? __
Para diseñar una reunión productiva, primero defina su propósito
Aquí hay un escenario: Gavin tiene que organizar una reunión de equipo. Entonces, encuentra un momento y lugar convenientes y envía invitaciones. Luego, simplemente espera a que se lleve a cabo la reunión. Pero cuando finalmente llega el día, nadie encuentra la reunión útil o productiva.
¿Entonces qué pasó? Bueno, como muchas personas, Gavin se centró únicamente en la reunión en sí. Lo que debería haber hecho es prestar atención a lo que sucedió fuera de la sala de reuniones. Según el Continuum 40-20-40 de los autores , tanto los organizadores como los asistentes deben dedicar el 40 por ciento de su tiempo y energía relacionados con la reunión a prepararse para la reunión y el 20 por ciento a la reunión en sí. El 40 por ciento restante es para un seguimiento productivo.
Ese 40 por ciento inicial sienta las bases para la productividad. ¿Y el primer ladrillo de los cimientos? Propósito .
Un propósito aclara el objetivo de una reunión y establece no solo quién debe asistir, sino también lo que se espera de ellos. También facilita dirigir la conversación en la dirección correcta. Incluso las reuniones regulares, como las reuniones semanales del equipo, deben tener un propósito diferente cada vez.
Para determinar el propósito de una reunión, hable con los asistentes potenciales sobre los temas que deben discutirse. Luego, use esta información para escribir una declaración de propósito : una o dos oraciones que expliquen lo que debería lograr la reunión. Por ejemplo, “Al final de esta reunión, habremos decidido las prioridades clave para la campaña del próximo mes”. Comparta la declaración del propósito con anticipación para que las personas comprendan de qué se trata la reunión y puedan decidir si asisten o no.
A continuación, planifique la reunión para que realmente cumpla su propósito. Para ello, redacte una agenda que incluya los temas a discutir, el tiempo asignado a cada uno y el responsable. Cuantos más detalles proporcione, más fácil será para las personas venir preparadas.
Si no está seguro de lo que debe incluir la agenda, hay algunos enfoques que puede probar. Uno es imaginar que la agenda es una historia con un principio, un desarrollo y un final. Al principio, explore los problemas en cuestión y su contexto. Luego, en el medio, continúe con las soluciones o caminos a seguir. El final es para determinar los próximos pasos. Otro enfoque es estructurar la agenda en torno a las preguntas qué , por qué , cuándo , cómo , dónde y quién . Luego, pase la reunión respondiendo cada pregunta en relación con la declaración del propósito.
Al igual que la declaración de propósito, la agenda debe enviarse antes de la reunión, junto con cualquier información relevante que ayude a los asistentes a prepararse.
Los protocolos ayudan a que las reuniones se desarrollen sin problemas y con eficacia
Imagínese ir a dar una vuelta un día y descubrir que, de repente, no hay leyes de tránsito. No hay reglas y no hay semáforos ni señales de tráfico a la vista.
Lo más probable es que estés imaginando una escena muy caótica, con muchos bocinazos y múltiples accidentes en un momento dado. Afortunadamente, la mayoría de las carreteras tienen reglas y señales, y cuando las personas las siguen, el tráfico fluye sin problemas.
Al igual que las carreteras, las reuniones también pueden ser caóticas, o al menos improductivas, si no establece cómo se supone que deben funcionar. Es por eso que parte del diseño de una reunión implica pensar en los protocolos.
En las reuniones, los protocolos establecen expectativas y guían la forma en que los participantes se comportan e interactúan entre sí. Incluyen reglas básicas sobre cómo hacer preguntas, compartir opiniones y llamar la atención de la persona que dirige la reunión. Mucho antes de la reunión, debería estar pensando en estos protocolos. Luego, cuando lleguen los asistentes, asegúrese de comunicarlos claramente.
Uno de los protocolos clave a considerar implica el uso de dispositivos móviles durante la reunión. Los dispositivos móviles son adictivos por diseño. Las notificaciones que las personas escuchan o ven cuando llegan nuevos mensajes desencadenan la liberación de dopamina, una sustancia química cerebral que induce el placer. Esto anima a las personas a revisar sus teléfonos constantemente y, en las reuniones, las distrae y les impide participar plenamente.
Hay varias formas de evitar que los teléfonos interrumpan las reuniones. Una es pedir a todos los asistentes que guarden sus teléfonos hasta un descanso o hasta el final de la reunión. Es posible que desee tener una pequeña caja a mano específicamente para este propósito. Si la reunión es en línea, pida a las personas que dejen sus teléfonos en otra sala. También hay aplicaciones que ayudan a las personas a mantenerse alejadas de sus teléfonos, como la aplicación Forest. Puede animar a las personas a descargar uno de estos al comienzo de la reunión.
Y dado que cada vez se llevan a cabo más reuniones en línea, es importante pensar en protocolos en torno a cuestiones tecnológicas. Estos incluyen mantener las cámaras encendidas para un mejor compromiso y qué pueden hacer las personas para abordar cualquier problema técnico. Si personas externas están manejando problemas tecnológicos, sus protocolos deben incluir saber quiénes son y el proceso para contactarlos.
Para cumplir el propósito de una reunión, invite a las personas adecuadas y póngalas en los roles adecuados
¿Alguna vez se ha encontrado sentado en una reunión y se pregunta por qué se le pidió que asistiera? Tal vez la discusión fue importante, pero no tuvo nada que ver con su área, por lo que no tuvo nada que contribuir.
Invitar a las personas equivocadas a las reuniones ocurre con más frecuencia de lo que debería. Y no solo hace perder el tiempo a las personas; también hace que la reunión sea improductiva. Piénselo: puede tener una gran declaración de propósito, pero si las personas adecuadas no están en la reunión, no podrá cumplirla.
Un buen método de selección es considerar a aquellos con diferentes experiencias o perspectivas sobre el tema en cuestión. Para cada persona que elija, tenga claro por qué lo ha hecho. Cuando los invite, explíqueles por qué se necesita su contribución.
Pensar cuidadosamente en los participantes también ayuda a reducir el número de personas en una reunión. Si asisten demasiadas personas, es difícil mantener una conversación productiva. Esto se debe a que los canales de comunicación aumentan exponencialmente cuanto más personas incluyes. Por ejemplo, cuando dos personas se encuentran, solo tienen que comunicarse sus ideas entre sí, creando un único canal de comunicación. Cuando más de dos personas se encuentran, los canales de comunicación se multiplican. Por lo tanto, cuantos menos asistentes tenga una reunión, más fácil será comunicarse.
Ahora, pensar en quién asiste a una reunión no se trata solo de lo que las personas traen a la mesa o de la facilidad con que se comunican. También implica asignar ciertos roles para ayudar a que la reunión se desarrolle sin problemas.
El papel más significativo es el de presidente. Esta persona mantiene la conversación en línea con la declaración de propósito y la agenda, y se asegura de que se escuchen los pensamientos de todos. Si está solicitando la reunión, puede parecer natural presidirla, pero esta no siempre es la mejor opción. Es posible que desee participar activamente en la discusión, en cuyo caso, pídale a otra persona que presida. Quien elija debe comprender el propósito de la reunión y tener buenas habilidades de escucha y facilitación.
Otros roles importantes son los de cronometrador y minutero. El cronometrador limita la discusión al tiempo asignado, por ejemplo, dando advertencias de cinco minutos cuando llega el momento de concluir un punto de la agenda. La persona que toma las actas escribe un resumen de la discusión o los detalles de la contribución de cada asistente y toma nota de los puntos de acción de la reunión. Para cada función, acérquese a las personas de antemano y hágales saber lo que le gustaría que hicieran.
“ Se trata de conseguir que las personas adecuadas estén allí. Se trata de un delicado equilibrio entre calidad y cantidad. “
Durante las reuniones, implemente pausas cuando sea necesario y gestione a los participantes dominantes
Entonces ha pensado en la declaración de propósito. Ha planificado la agenda, ha creado protocolos y ha elegido cuidadosamente a los asistentes. ¡Ahora es el momento de la reunión! Pero antes de que comience, piense en el Continuum 40-20-40. En esta etapa, debe aplicar el 20 por ciento de la atención que puso en la reunión en general.
Cuando comience la reunión, recuérdeles a todos su propósito y comparta los protocolos. Siga esto con una ronda de presentaciones, durante la cual los participantes explican quiénes son y sus razones para asistir. Pedir a las personas que también compartan algo positivo, incluso si no está relacionado, puede ayudar a establecer el tono de la reunión. Y mientras se sumerge en la reunión en sí, tener en cuenta algunas cosas garantizará que se desarrolle sin problemas.
Las reuniones son para hablar sobre problemas o intercambiar ideas. Sin embargo, hacer una pausa en la conversación puede ser tan útil como mantenerla fluida.
Hay tres tipos de pausas que se pueden utilizar en las reuniones. Las pausas prácticas brindan a los asistentes la oportunidad de revitalizarse o usar el baño. Una reunión larga como un día de estrategia debe incluir pausas prácticas cada hora. Si se comparte mucha información, implementar una pausa reflexiva permite a las personas tomar notas, pensar o simplemente descansar la mente. Por último, las pausas estratégicas son excelentes para ayudar a las personas a calmarse en situaciones tensas o para que los participantes participen en discusiones en grupos más pequeños. También se pueden utilizar para la meditación.
A veces, la gente necesitará un descanso de otros asistentes. Cuando una persona domina la conversación, se vuelve difícil para el resto compartir sus pensamientos. Afortunadamente, hay formas de abordar esto. Puede moverse por la sala y pedir a las personas que contribuyan por turnos. O las personas pueden escribir sus ideas en un rotafolio y hacer que todos los demás agreguen comentarios. Otra opción es juntar a los asistentes y pedirles que discutan temas específicos.
Pero, ¿qué pasa si un participante es más influyente que dominante? Esto puede suceder cuando alguien tiene mucho estatus o experiencia y, como resultado, otros simplemente están de acuerdo con sus ideas. Incluso hay un término para ello, acuñado por el empresario Avinash Kaushik. Es el efecto de opinión de la persona mejor pagada , es decir, el efecto HiPPO.
Para combatir el efecto HiPPO, pida a la persona en cuestión que hable en último lugar. Esto reduce la posibilidad de que influya en otros participantes. Si el HiPPO en la sala es usted , intente dedicar más tiempo a hacer preguntas que a dar respuestas.
El seguimiento productivo es lo que hace que una reunión valga la pena
De vez en cuando, los líderes mundiales se reúnen para discutir un tema importante: el cambio climático, por ejemplo. Pasan días escuchando a expertos, compartiendo opiniones y discutiendo posibles soluciones. Idealmente, los líderes se van armados con un plan de acción que luego pueden implementar.
Pero, ¿qué pasa si, después de la cumbre, los líderes simplemente se van a casa y no hacen nada para abordar lo que habían estado discutiendo? Todo el esfuerzo que implica planificar y asistir a la cumbre sería inútil. Pero esto no solo es cierto cuando se trata de grandes problemas de importancia mundial. De hecho, el mismo principio se aplica a cualquier reunión: si no va seguida de una acción, es una pérdida de tiempo.
El seguimiento productivo es el 40 por ciento final del continuo 40-20-40. Y hacerlo realidad comienza con asegurarse de que las actas de la reunión indiquen exactamente lo que debe suceder a continuación y quién es el responsable.
Las tareas de seguimiento después de una reunión se presentan en dos formas: las siguientes acciones físicas y los resultados delegados . Las siguientes acciones físicas son tareas claras y específicas con expectativas definidas, como averiguar cuánto dinero queda en el presupuesto de la empresa y compartir esa información con colegas por correo electrónico. Los resultados delegados son resultados de los que son responsables personas específicas, y esas personas son libres de decidir cuál es la mejor manera de lograr esos resultados. Por ejemplo, si un gerente tiene que crear una estrategia de marketing para un producto, la definición de las acciones involucradas se deja completamente en sus manos.
Hay varias formas de facilitar que las personas completen sus próximas acciones físicas y resultados delegados. Una es darles una ventaja durante la reunión en sí. Puede dedicar los últimos diez minutos de la reunión a iniciar varias tareas, ya sea que eso signifique hacer una llamada telefónica o aclarar cómo proceder.
Otra táctica es organizar una Power Hour. Esta es una sesión específicamente para trabajar en los puntos de acción de las reuniones. Así es como funciona: el grupo pasa unos minutos registrándose y todos declaran en qué planean trabajar. A esto le sigue una hora de intenso trabajo individual. Y lo mejor es que los participantes no tienen que trabajar en elementos de acción de las mismas reuniones. La Hora del Poder puede ser una reunión regular para ayudar a todos a ganar impulso en las tareas de sus diversas reuniones.
Facilitar seguimientos productivos como este significa que sus reuniones no solo se planificarán y ejecutarán bien, sino que también tendrán un impacto.
Establecer buenos hábitos de reunión requiere un equilibrio de comportamientos yin y yang
¿Alguna vez has oído hablar del concepto de yin y yang ? Viene de la antigua filosofía china y enseña que el universo está formado por dos energías opuestas. Yin es la energía suave, receptiva y más pasiva, mientras que el yang es agresivo y orientado a la acción.
Ambas energías, el yin y el yang, existen en los entornos laborales. Lo interesante de ellos es que, aunque son opuestos, se complementan entre sí. Entonces, donde haya energía yin, se debe introducir un poco de yang, y viceversa. Esto también se aplica a la forma en que aborda y dirige las reuniones.
Comencemos con la energía yin. Llevar esto a las reuniones significa escuchar a los colegas, explorar nuevas ideas y trabajar en armonía. Y hay algunas prácticas que pueden ayudarlo a hacer esto.
El primero es estar lo más tranquilo posible. Esto te permite estar plenamente presente en las reuniones para que puedas participar y escuchar las opiniones y aportes de los demás. La siguiente práctica es la atención plena, lo que significa ser consciente de tus emociones para que no te dejes llevar por ellas, lo que podría hacer descarrilar las conversaciones. La última práctica que fomenta la energía yin es valorar a las personas en sus reuniones. Y lo hace prestando atención a ellos y mostrando aprecio por sus aportes.
Ahora, si solo aporta energía yin a las reuniones, serán agradables y colaborativas, pero no muy productivas. Por eso también necesitas una buena dosis de energía yang.
La energía Yang te permite fijar tu mirada en un objetivo y concentrarte agresivamente en las acciones necesarias para lograrlo. Para invocarlo, comience asistiendo a menos reuniones para ahorrar tiempo, energía y atención. En lugar de asistir a todas las reuniones a las que está invitado, intente asistir solo a una de cada tres o envíe a un colega cuando sea posible. También puede crear políticas personales como un número determinado de horas de reunión a la semana o no reuniones en determinados días.
En las reuniones a las que decida asistir, presente la energía yang centrándose en la productividad. Una forma de hacerlo es fomentando reuniones más breves. En lugar de reunirse durante una hora completa, sugiera tratar de concluir la discusión en unos 40 minutos. Y al final de cada reunión, siempre pregunte qué acciones se requieren para avanzar y determine quién será responsable de completarlas.
Mejora tu experiencia en reuniones obligatorias
Cuando se encuentra al otro lado de una convocatoria de reunión, todavía hay formas de convertirla en un uso valioso del tiempo. Si la agenda no parece clara, pida más detalles al organizador para que pueda prepararse de antemano y contribuir lo mejor que pueda. Aclarar la agenda podría incluso ayudarlo a identificar a alguien más adecuado para asistir. Y si está obligado a ir a una reunión que le parece irrelevante, dedique unos minutos antes a aclarar sus pensamientos y prepararse para concentrarse lo mejor que pueda.