Cómo diseñar reuniones eficientes y efectivas para emprendedores

Actualizado el martes, 20 junio, 2023

Convertir reuniones largas e ineficaces en sesiones bien diseñadas

How to Fix Meetings (2021) es una guía para convertir reuniones largas e ineficaces en sesiones bien diseñadas que fomentan la colaboración y producen resultados. Desde definir el propósito de una reunión hasta ayudar a las personas a comenzar con sus tareas, Cómo arreglar reuniones describe las mejores formas de aprovechar al máximo cualquier reunión.

Graham Allcott es emprendedor y orador, así como fundador de Think Productive, una empresa que ha ayudado a mejorar la productividad y el bienestar en organizaciones como Heineken y eBay. Allcott también es presentadora del podcast empresarial Beyond Busy y autora de varios libros, incluido el bestseller How to be a Productivity Ninja .

Hayley Watts es una ninja de la productividad en Think Productive, donde capacita a los clientes para que aprovechen mejor su tiempo y mejoren su relación con el trabajo. Antes de unirse a Think Productive, trabajó con varias empresas y organizaciones benéficas.

Guía de reuniones eficientes para emprendedores y equipos pequeños de trabajo

Las reuniones efectivas requieren una planificación cuidadosa de antemano y acciones enfocadas después. Empiece por establecer un propósito claro para la reunión y crear una agenda orientada a lograr ese propósito. Con estos en la mano, invite a las personas que harán las contribuciones más valiosas. Permita que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos durante la reunión y capture los elementos de acción detallados. Y para asegurarse de que estos elementos de acción se completen, organice Power Hours que permitan a las personas trabajar en sus tareas individuales.

Para diseñar reuniones eficientes para emprendedores, primero defina su propósito

Aquí hay un escenario: Gavin tiene que organizar una reunión de equipo. Entonces, encuentra un momento y lugar convenientes y envía invitaciones. Luego, simplemente espera a que se lleve a cabo la reunión. Pero cuando finalmente llega el día, nadie encuentra la reunión útil o efectiva. 

¿Entonces qué pasó? Bueno, como muchas personas, Gavin se centró únicamente en la reunión en sí. Lo que debería haber hecho es prestar atención a lo que sucedió fuera de la sala de reuniones. Según el Continuum 40-20-40 de los autores , tanto los organizadores como los asistentes deben dedicar el 40 % de su tiempo y energía relacionados con la reunión a prepararse para la reunión y el 20 % a la reunión en sí. El 40 % restante es para un seguimiento productivo. 

Ese 40 % inicial sienta las bases para la productividad. ¿Y el primer ladrillo de los cimientos? Propósito .

Un propósito aclara el objetivo de una reunión y establece no solo quién debe asistir, sino también lo que se espera de ellos. También facilita dirigir la conversación en la dirección correcta. Incluso las reuniones regulares, como las reuniones semanales del equipo, deben tener un propósito diferente cada vez. 

Para determinar el propósito de una reunión, hable con los asistentes potenciales sobre los temas que deben discutirse. Luego, use esta información para escribir una declaración de propósito : una o dos oraciones que expliquen lo que debería lograr la reunión. Por ejemplo, «Al final de esta reunión, habremos decidido las prioridades clave para la campaña del próximo mes». Comparta la declaración del propósito con anticipación para que las personas comprendan de qué se trata la reunión y puedan decidir si asisten o no.

A continuación, planifique la reunión para que realmente cumpla su propósito. Para ello, redacte una agenda que incluya los temas a discutir, el tiempo asignado a cada uno y el responsable. Cuantos más detalles proporcione, más fácil será para las personas venir preparadas.

Si no está seguro de lo que debe incluir la agenda, hay algunos enfoques que puede probar. Uno es imaginar que la agenda es una historia con un principio, un desarrollo y un final. Al principio, explore los problemas en cuestión y su contexto. Luego, en el medio, continúe con las soluciones o caminos a seguir. El final es para determinar los próximos pasos. Otro enfoque es estructurar la agenda en torno a las preguntas qué , por qué, cuándo, cómo, dónde y quién. Luego, pase la reunión respondiendo cada pregunta en relación con la declaración del propósito.

Al igual que la declaración de propósito, la agenda debe enviarse antes de la reunión, junto con cualquier información relevante que ayude a los asistentes a prepararse.

Los protocolos ayudan a que las reuniones eficientes se desarrollen sin problemas y con eficacia

Imagínese ir a dar una vuelta un día y descubrir que, de repente, no hay leyes de tránsito. No hay reglas y no hay semáforos ni señales de tráfico a la vista. 

Lo más probable es que estés imaginando una escena muy caótica, con muchos bocinazos y múltiples accidentes en un momento dado. Afortunadamente, la mayoría de las carreteras tienen reglas y señales, y cuando las personas las siguen, el tráfico fluye sin problemas.

Al igual que las carreteras, las reuniones también pueden ser caóticas, o al menos ineficientes, si no establece cómo se supone que deben funcionar. Es por eso que parte del diseño de una reunión implica pensar en los protocolos.

En las reuniones eficientes, los protocolos establecen expectativas y guían la forma en que los participantes se comportan e interactúan entre sí. Incluyen reglas básicas sobre cómo hacer preguntas, compartir opiniones y llamar la atención de la persona que dirige la reunión. Mucho antes de la reunión, debería estar pensando en estos protocolos. Luego, cuando lleguen los asistentes, asegúrese de comunicarlos claramente.

Uno de los protocolos clave a considerar implica el uso de dispositivos móviles durante la reunión. Los dispositivos móviles son adictivos por diseño. Las notificaciones que las personas escuchan o ven cuando llegan nuevos mensajes desencadenan la liberación de dopamina, una sustancia química cerebral que induce el placer. Esto anima a las personas a revisar sus teléfonos constantemente y, en las reuniones, las distrae y les impide participar plenamente.

Hay varias formas de evitar que los teléfonos interrumpan las reuniones y dejen de ser eficientes. Una es pedir a todos los asistentes que guarden sus teléfonos hasta un descanso o hasta el final de la reunión. Es posible que desee tener una pequeña caja a mano específicamente para este propósito. Si la reunión es en línea, pida a las personas que dejen sus teléfonos en otra sala. También hay aplicaciones que ayudan a las personas a mantenerse alejadas de sus teléfonos, como la aplicación Forest. Puede animar a las personas a descargar uno de estos al comienzo de la reunión.

Y dado que cada vez se llevan a cabo más reuniones en línea, es importante pensar en protocolos en torno a cuestiones tecnológicas. Estos incluyen mantener las cámaras encendidas para un mejor compromiso y qué pueden hacer las personas para abordar cualquier problema técnico. Si personas externas están manejando problemas tecnológicos, sus protocolos deben incluir saber quiénes son y el proceso para contactarlos.

Para cumplir el propósito de reuniones eficientes, invite a las personas adecuadas y póngalas en los roles adecuados

¿Alguna vez se ha encontrado sentado en una reunión y se pregunta por qué se le pidió que asistiera? Tal vez la discusión fue importante, pero no tuvo nada que ver con su área, por lo que no tuvo nada que contribuir.

Invitar a las personas equivocadas a las reuniones ocurre con más frecuencia de lo que debería. Y no solo hace perder el tiempo a las personas; también hace que la reunión sea improductiva. Piénselo: puede tener una gran declaración de propósito, pero si las personas adecuadas no están en la reunión, no podrá cumplirla.

Un buen método de selección es considerar a aquellos con diferentes experiencias o perspectivas sobre el tema en cuestión. Para cada persona que elija, tenga claro por qué lo ha hecho. Cuando los invite, explíqueles por qué se necesita su contribución.

Pensar cuidadosamente en los participantes también ayuda a reducir el número de personas en una reunión. Si asisten demasiadas personas, es difícil mantener una conversación productiva. Esto se debe a que los canales de comunicación aumentan exponencialmente cuantas más personas incluyes. Por ejemplo, cuando dos personas se encuentran, solo tienen que comunicarse sus ideas entre sí, creando un único canal de comunicación. Cuando más de dos personas se encuentran, los canales de comunicación se multiplican. Por lo tanto, cuantos menos asistentes tenga una reunión, más fácil será comunicarse. 

Ahora, pensar en quién asiste a una reunión no se trata solo de lo que las personas traen a la mesa o de la facilidad con que se comunican. También implica asignar ciertos roles para ayudar a que la reunión se desarrolle sin problemas. 

El papel más significativo es el de presidente. Esta persona mantiene la conversación en línea con la declaración de propósito y la agenda, y se asegura de que se escuchen los pensamientos de todos. Si está solicitando la reunión, puede parecer natural presidirla, pero esta no siempre es la mejor opción. Es posible que desee participar activamente en la discusión, en cuyo caso, pídale a otra persona que presida. Quien elija debe comprender el propósito de la reunión y tener buenas habilidades de escucha y facilitación.

Otros roles importantes son los de cronometrador y minutero. El cronometrador limita la discusión al tiempo asignado, por ejemplo, dando advertencias de cinco minutos cuando llega el momento de concluir un punto de la agenda. La persona que toma las actas escribe un resumen de la discusión o los detalles de la contribución de cada asistente y toma nota de los puntos de acción de la reunión. Para cada función, acérquese a las personas de antemano y hágales saber lo que le gustaría que hicieran.

“Se trata de conseguir que las personas adecuadas estén allí. Se trata de un delicado equilibrio entre calidad y cantidad«

Durante las reuniones eficientes, implemente pausas cuando sea necesario y gestione a los participantes dominantes

Entonces ha pensado en la declaración de propósito. Ha planificado la agenda, ha creado protocolos y ha elegido cuidadosamente a los asistentes. ¡Ahora es el momento de la reunión! Pero antes de que comience, piense en el Continuum 40-20-40. En esta etapa, debe aplicar el 20 por ciento de la atención que puso en la reunión en general. 

Cuando comience la reunión, recuérdeles a todos su propósito y comparta los protocolos. Siga esto con una ronda de presentaciones, durante la cual los participantes explican quiénes son y sus razones para asistir. Pedir a las personas que también compartan algo positivo, incluso si no está relacionado, puede ayudar a establecer el tono de la reunión. Y mientras se sumerge en la reunión en sí, tener en cuenta algunas cosas garantizará que se desarrolle sin problemas.

Las reuniones eficientes son para hablar sobre problemas o intercambiar ideas. Sin embargo, hacer una pausa en la conversación puede ser tan útil como mantenerla fluida.

Hay tres tipos de pausas que se pueden utilizar en las reuniones eficientes. Las pausas prácticas brindan a los asistentes la oportunidad de revitalizarse o usar el baño. Una reunión larga como un día de estrategia debe incluir pausas prácticas cada hora. Si se comparte mucha información, implementar una pausa reflexiva permite a las personas tomar notas, pensar o simplemente descansar la mente. Por último, las pausas estratégicas son excelentes para ayudar a las personas a calmarse en situaciones tensas o para que los participantes participen en discusiones en grupos más pequeños. También se pueden utilizar para la meditación.

A veces, la gente necesitará un descanso de otros asistentes. Cuando una persona domina la conversación, se vuelve difícil para el resto compartir sus pensamientos. Afortunadamente, hay formas de abordar esto. Puede moverse por la sala y pedir a las personas que contribuyan por turnos. O las personas pueden escribir sus ideas en un rotafolio y hacer que todos los demás agreguen comentarios. Otra opción es juntar a los asistentes y pedirles que discutan temas específicos.

Pero, ¿qué pasa si un participante es más influyente que dominante? Esto puede suceder cuando alguien tiene mucho estatus o experiencia y, como resultado, otros simplemente están de acuerdo con sus ideas. Incluso hay un término para ello, acuñado por el empresario Avinash Kaushik. Es el efecto de opinión de la persona mejor pagada , es decir, el efecto HiPPO. 

Para combatir el efecto HiPPO, pida a la persona en cuestión que hable en último lugar. Esto reduce la posibilidad de que influya en otros participantes. Si el HiPPO en la sala es usted , intente dedicar más tiempo a hacer preguntas que a dar respuestas.

El seguimiento productivo es lo que hace que una reunión eficiente valga la pena

De vez en cuando, los líderes mundiales se reúnen para discutir un tema importante: el cambio climático, por ejemplo. Pasan días escuchando a expertos, compartiendo opiniones y discutiendo posibles soluciones. Idealmente, los líderes se van armados con un plan de acción que luego pueden implementar. 

Pero, ¿qué pasa si, después de la cumbre, los líderes simplemente se van a casa y no hacen nada para abordar lo que habían estado discutiendo? Todo el esfuerzo que implica planificar y asistir a la cumbre sería inútil. Pero esto no solo es cierto cuando se trata de grandes problemas de importancia mundial. De hecho, el mismo principio se aplica a cualquier reunión: si no va seguida de una acción, es una pérdida de tiempo.

El seguimiento productivo es el 40 % final del continuo 40-20-40. Y hacerlo realidad comienza con asegurarse de que las actas de la reunión indiquen exactamente lo que debe suceder a continuación y quién es el responsable.

Las tareas de seguimiento después de una reunión se presentan en dos formas: las siguientes acciones físicas y los resultados delegados . Las siguientes acciones físicas son tareas claras y específicas con expectativas definidas, como averiguar cuánto dinero queda en el presupuesto de la empresa y compartir esa información con colegas por correo electrónico. Los resultados delegados son resultados de los que son responsables personas específicas, y esas personas son libres de decidir cuál es la mejor manera de lograr esos resultados. Por ejemplo, si un gerente tiene que crear una estrategia de marketing para un producto, la definición de las acciones involucradas se deja completamente en sus manos. 

Hay varias formas de facilitar que las personas completen sus próximas acciones físicas y resultados delegados. Una es darles una ventaja durante la reunión en sí. Puede dedicar los últimos diez minutos de la reunión a iniciar varias tareas, ya sea que eso signifique hacer una llamada telefónica o aclarar cómo proceder.

Otra táctica es organizar una Power Hour. Esta es una sesión específicamente para trabajar en los puntos de acción de las reuniones eficientes. Así es como funciona: el grupo pasa unos minutos registrándose y todos declaran en qué planean trabajar. A esto le sigue una hora de intenso trabajo individual. Y lo mejor es que los participantes no tienen que trabajar en elementos de acción de las mismas reuniones. La Hora del Poder puede ser una reunión regular para ayudar a todos a ganar impulso en las tareas de sus diversas reuniones.

Facilitar seguimientos productivos como este significa que sus reuniones eficientes no solo se planificarán y ejecutarán bien, sino que también tendrán un impacto.

Establecer buenos hábitos de reunión eficiente requiere un equilibrio de comportamientos yin y yang

¿Alguna vez has oído hablar del concepto de yin y yang? Viene de la antigua filosofía china y enseña que el universo está formado por dos energías opuestas. Yin es la energía suave, receptiva y más pasiva, mientras que el yang es agresivo y orientado a la acción.

Ambas energías, el yin y el yang, existen en los entornos laborales. Lo interesante de ellos es que, aunque son opuestos, se complementan entre sí. Entonces, donde haya energía yin, se debe introducir un poco de yang, y viceversa. Esto también se aplica a la forma en que aborda y dirige las reuniones eficientes.

Comencemos con la energía yin. Llevar esto a las reuniones eficientes significa escuchar a los colegas, explorar nuevas ideas y trabajar en armonía. Y hay algunas prácticas que pueden ayudarlo a hacer esto. 

El primero es estar lo más tranquilo posible. Esto te permite estar plenamente presente en las reuniones eficientes para que puedas participar y escuchar las opiniones y aportes de los demás. La siguiente práctica es la atención plena, lo que significa ser consciente de tus emociones para que no te dejes llevar por ellas, lo que podría hacer descarrilar las conversaciones. La última práctica que fomenta la energía yin es valorar a las personas en sus reuniones. Y lo hace prestando atención a ellos y mostrando aprecio por sus aportes.

Ahora, si solo aporta energía yin a las reuniones, serán agradables y colaborativas, pero no muy efectivas. Por eso también necesitas una buena dosis de energía yang. 

La energía Yang te permite fijar tu mirada en un objetivo y concentrarte agresivamente en las acciones necesarias para lograrlo. Para invocarlo, comience asistiendo a menos reuniones para ahorrar tiempo, energía y atención. En lugar de asistir a todas las reuniones a las que está invitado, intente asistir solo a una de cada tres o envíe a un colega cuando sea posible. También puede crear políticas personales como un número determinado de horas de reunión a la semana o no reuniones en determinados días.

En las reuniones a las que decida asistir, presente la energía yang centrándose en la productividad. Una forma de hacerlo es fomentando reuniones eficientes más breves. En lugar de reunirse durante una hora completa, sugiera tratar de concluir la discusión en unos 40 minutos. Y al final de cada reunión, siempre pregunte qué acciones se requieren para avanzar y determine quién será responsable de completarlas.

Mejora tu experiencia en reuniones que requieran eficacia

Cuando se encuentra al otro lado de una convocatoria de reunión, todavía hay formas de convertirla en un uso valioso del tiempo. Si la agenda no parece clara, pida más detalles al organizador para que pueda prepararse de antemano y contribuir lo mejor que pueda. Aclarar la agenda podría incluso ayudarlo a identificar a alguien más adecuado para asistir. Y si está obligado a ir a una reunión que le parece irrelevante, dedique unos minutos antes a aclarar sus pensamientos y prepararse para concentrarse lo mejor que pueda.

Guía de reuniones efectivas para emprendedores y equipos pequeños de trabajo

Meetings That Get Results (por Terrence Metz) es una guía práctica sobre el arte de organizar reuniones más eficaces y eficientes. Diseñado para líderes encargados de facilitar reuniones y discusiones grupales, enfatiza los enfoques colaborativos para la toma de decisiones y la resolución de problemas. 

Las organizaciones de hoy no son jerarquías de arriba hacia abajo como las empresas de antaño: son colaborativas y están impulsadas por el equipo. Eso significa que los líderes deben asumir un nuevo rol: deben facilitar el trabajo de otros expertos. ¿Cómo? Bueno, todo es cuestión de hacer que los miembros del equipo estén en sintonía durante las reuniones. Eso comienza con el establecimiento de reglas básicas para establecer normas básicas de comportamiento y acordar el propósito del trabajo del equipo. ¡Agregue enfoques creativos para la resolución de problemas y sus reuniones serán más efectivas que nunca!

Descubra cómo hacer que sus reuniones sean más efectivas

 Las reuniones son un mecanismo fundamental para aclarar quién, qué, cuándo y cómo trabajar. En resumen, pocas empresas y organizaciones pueden prescindir de ellos. 

Sin embargo, no hay nada más frustrante que una reunión improductiva, excepto una que conduce a otra reunión. En el mejor de los casos, las reuniones hacen que los equipos funcionen; en el peor de los casos, hacen perder el tiempo a todos.

Desafortunadamente, las personas que tienen la tarea de liderar reuniones a menudo carecen de la capacitación para dirigirlas bien. Ese es un experto en facilitación de supervisión que Terrence Metz quiere corregir. 

En estos consejos sobre reuniones eficientes y efectivas, le mostraremos cómo llevar a cabo reuniones que sean rentables y efectivas, obtener resultados y, lo mejor de todo, conducir a menos reuniones en el futuro. 

Otros aspectos a considerar para crear reuniones efectivas:

• por qué los líderes de hoy plantean preguntas en lugar de dar respuestas;
• lo que puede enseñarnos el reemplazo de una llanta de automóvil rota sobre la resolución de problemas; y
• cómo animar a su equipo a ver los problemas desde diferentes perspectivas. 

Los líderes efectivos no son autócratas, son conductores

 El mundo actual está muy interconectado y es difuso, mucho más que en el pasado. Esto ha cambiado la forma en que pensamos sobre el liderazgo y la experiencia.

Antes de la era industrial, la experiencia estaba localizada. Un agricultor, por ejemplo, sabía mucho sobre una pequeña parte del mundo: su tierra. Los líderes reunieron y preservaron ese conocimiento fragmentado, convirtiéndolos en mayordomos. Más tarde, con la industrialización, se convirtieron en gerentes. Poseían conocimientos especializados sobre los complejos procesos técnicos que hacían funcionar el mundo y les decían a todos los demás qué hacer. 

La era digital es diferente. La experiencia está ampliamente difundida y es de fácil acceso, pero no se puede almacenar en una sola biblioteca o mente: está en la «nube». 

Eso ha cambiado los roles de los líderes. Ya no están en el negocio de dar órdenes a otras personas; su trabajo es ayudar a los expertos a trabajar juntos. En otras palabras, son facilitadores . 

El lugar de trabajo ha cambiado mucho durante el último cuarto de siglo. 

A fines del siglo XX, las organizaciones eran jerarquías rígidas. En la cima estaba el gerente autocrático. Sus órdenes se transmitían de un subordinado al siguiente. 

Pero ahora el énfasis ha cambiado: resulta que los equipos autogestionados logran más que los individuos que llevan a cabo instrucciones detalladas emitidas desde arriba. 

El liderazgo sigue siendo vital, por supuesto, pero el papel de los líderes también ha cambiado. 

Ya no se espera que microgestionen todos los aspectos de los procesos de trabajo. En cambio, facilitan el trabajo de los expertos y ayudan a los equipos a trazar su propio curso hacia las metas de la organización. Delegan por la misma razón que la gente va a la peluquería. Podrías cortarte el cabello tú mismo , pero los resultados son mejores cuando un profesional maneja las tijeras. En las organizaciones, los mejores resultados se obtienen cuando los líderes dejan que los expertos, sus equipos, hagan el recorte. 

Por supuesto, los salones de belleza son operaciones mucho más simples que la mayoría de las empresas: por lo general, la gente se las arregla con un solo estilista. Las organizaciones, por el contrario, tienen que alinear decenas de equipos, departamentos y expertos. 

Esa alineación ocurre en las reuniones, lo que nos lleva de vuelta a esta nueva generación de líderes. No tienen todas las respuestas, pero toman el mando de las preguntas . Una mala reunión es una pelea caótica que no conduce a ninguna parte; en resumen, es un lío disonante. Una buena reunión, en cambio, es como un concierto armonioso. Los instrumentos individuales tocan su camino a través de una pieza con un comienzo, un medio y un final distintos. Mientras tanto, los líderes son como conductores: guían este esfuerzo de colaboración. 

Y ese es el arte de la facilitación. Entonces, ¿cómo se hace? ¡Vamos a averiguar! 

Los equipos que se preguntan qué están tratando son más efectivos

 Imagina que dos personas comparten el mismo problema: cada una necesita un auto nuevo. Acuerdan los criterios que utilizarán para evaluar sus compras: apariencia y eficiencia. 

Hasta ahora, están en la misma página. Sin embargo, terminan comprando vehículos completamente diferentes. Uno elige un llamativo traga-gasolina; el otro elige un híbrido menos elegante pero más limpio. A pesar de estar de acuerdo en sus prioridades, terminaron en desacuerdo sobre la solución a su problema. ¿Por qué es esto? 

Lo más probable es que tengan ideas diferentes sobre el propósito de un automóvil . Uno quiere un vehículo que se vea bien, tal vez quiera impresionar a sus colegas. Los otros valores van de A a B de la manera más eficiente posible. 

Los desacuerdos en las reuniones a menudo tienen la misma causa raíz: las personas no tienen un propósito común. 

Las reuniones efectivas son oportunidades para resolver problemas. 

Sin embargo, la mayoría de los enfoques para la resolución de problemas asumen que los presentes están de acuerdo con el propósito de su trabajo. La pregunta que necesita respuesta, entonces, es técnica: ¿Qué vamos a hacer? 

Pero debe tener un sentido común de propósito para encontrar la solución correcta. ¿Qué estás tratando de lograr? Los facilitadores hacen esta pregunta a sus equipos antes de perderse en detalles y desacuerdos. 

Veamos un problema cotidiano para ver por qué esto es tan importante. 

Digamos que tu camisa favorita tiene el cuello deshilachado. Está áspera y le da vergüenza cómo se ve, así que va a una tienda, aplica sus preferencias en cuanto a marca, color, tamaño y precio, y compra una camisa nueva. 

Sencillo, ¿verdad? No exactamente. Si estuviera eligiendo una camisa para usted, ya sabría su propósito. Pero imagina que tu padre te dijera que su camisa vieja tiene un cuello deshilachado vergonzoso. Le preguntas qué marca le gusta más, si quiere mangas cortas o largas, y anotas su talla y color preferido. Armado con este conocimiento, te diriges a la tienda. 

Te agradece cuando le entregas la nueva camisa blanca de manga corta de tamaño mediano que acabas de comprar, pero hay un problema: ¡no puede usar esta camisa de golf en la elegante boda de su mejor amigo! ¿Qué salió mal? Simple: olvidaste preguntar sobre el propósito. 

Reemplazar una camisa es una solución fácil y relativamente económica. Los equipos de grandes organizaciones que cometen el mismo error, por el contrario, pueden desperdiciar enormes cantidades de recursos. En resumen, ¡vale la pena pensar en el propósito!

La resolución efectiva de problemas tiene que ver con la perspectiva

 Conduce un coche de alquiler por una carretera desierta cuando, de repente, se revienta la rueda. Revisas el maletero: hay una rueda de repuesto, pero no hay gato. Revisas tu teléfono. Sin señal. 

¿A qué te dedicas? Bueno, eso depende. Si ve su problema como un problema de «encontrar un gato», puede dirigirse por el camino en busca de una estación de servicio. Si lo ve como un problema de «acceso al eje», por el contrario, puede empujar el vehículo sobre un suelo blando y cavar un agujero alrededor de la llanta defectuosa. 

Cómo define un problema, en otras palabras, determina cómo va a resolverlo. Y cuantos más ángulos lo mires, más respuestas encontrarás. 

¿Cómo animas a tu equipo a ver los problemas desde diferentes perspectivas? Exploremos dos formas en las que puede comenzar a hacer precisamente eso.

La primera técnica tiene que ver con la reformulación de problemas . 

Digamos que la misión de tu equipo es escalar el Monte Everest. Una parte clave del proyecto es documentar el ascenso, lo que abre la siguiente pregunta: ¿Debe el grupo, o un individuo, llevar un diario? 

Esta es una formulación muy limitada del problema, entonces, ¿qué pasaría si intentara ampliarlo , preguntando, por ejemplo, «¿Cómo podemos crear un registro permanente de nuestro ascenso?» Esto cambia el enfoque de los méritos de los diarios al problema real: la documentación. A partir de aquí, hay un pequeño paso hacia otras posibles soluciones, como usar cámaras GoPro o contratar a un profesional para filmar la expedición. 

También puede intentar redirigir el enfoque o convertir los problemas en sus cabezas. En lugar de preguntar: «¿Cómo llevamos todos nuestros suministros a 17,000 pies?» puede hacer una pregunta como, «¿Cómo reducimos nuestro consumo para que no necesitemos tantos suministros a 17,000 pies?»

La segunda técnica es más literal que la primera: se trata de ver los problemas desde la perspectiva de las personas involucradas en resolverlos. Si está interesado en saber qué es lo que hace que los empleados de TI se desgasten con tanta frecuencia, por ejemplo, debe reunirse con los gerentes y los técnicos de ese departamento. El primer grupo podría enfatizar una mejor dieta y noches más tempranas; el segundo, mobiliario ergonómico y recursos extra. La mejor solución probablemente se basará en las perspectivas de ambos grupos. 

Establecer expectativas realistas y mantenerse imparcial mantiene las reuniones efectivas

Resolver problemas, como hemos visto, se trata de tener en cuenta diferentes puntos de vista. Cuando observa un problema desde múltiples perspectivas, es más probable que encuentre respuestas útiles. 

Es por eso que las reuniones pueden ser tan efectivas: ponen a diferentes personas con diferentes formas de ver el mundo en la misma sala. Sin embargo, a veces los participantes chocan. Simplemente no pueden estar en la misma página. 

Entra el facilitador. Su papel en las reuniones no es suavizar las diferencias reales y crear una falsa sensación de armonía; después de todo, el desacuerdo puede ser productivo. Sin embargo, puedes ser un árbitro . 

Como árbitro, es su trabajo desafiar a los participantes a proporcionar evidencia de su forma de ver las cosas. Eso, en última instancia, mantiene el proceso de resolución de problemas en marcha. La clave es la neutralidad . 

Tómalo de la investigación pionera del psicólogo estadounidense Thomas Gordon. Su trabajo muestra que la forma más fácil de hacer que la gente se cierre es juzgar sus ideas. Analicemos eso. 

Cuando le dices a la gente que sus ideas apestan, se desconectan y se desconectan por el resto de la reunión. Elogiar sus contribuciones al cielo tampoco ayuda. ¿Por que no? Sencillo: eso también les anima a cerrarse. Si sienten que ya han demostrado su valía, pueden irse a casa como “ganadores”. En otras palabras, no tienen un incentivo para contribuir al resto de la reunión. 

Peor aún, tanto los juicios negativos como los positivos alienan a otros miembros del grupo. Rechazar una idea o animar a otra no solo desalienta más contribuciones de las personas que las propusieron, sino que también es un juicio implícito sobre quienes apoyan esas ideas. Ahora ha perdido aún más participantes. La facilitación de juicios, en otras palabras, es una receta para el conflicto. 

Entonces, ¿cuál es la alternativa? Bueno, empieza por dar un paso atrás. No le corresponde a usted juzgar las soluciones: el equipo debe llegar a un acuerdo. Puede ayudarlos a llegar allí instando a los participantes a proporcionar evidencia que respalde sus ideas y explicar su pensamiento. Eso mantendrá la pelota rodando y llevará la conversación a un terreno más neutral. 

También puede evitar muchas discusiones inútiles al dejar en claro que el consenso no significa que a todos les tiene que gustar la solución. Esa es una barra imposiblemente alta para superar, así que establezca criterios más realistas. El objetivo del equipo es llegar a un acuerdo con el que todos los miembros puedan vivir, incluso si no es la idea «favorita» de todos. 

Los participantes distraídos o en silencio hacen que las reuniones poco efectivas

Haga que todos estén en sintonía y sus reuniones no solo serán más efectivas, sino que también habrá muchas menos discusiones. Pero, ¿cómo puedes hacer eso? Es hora de hablar de reglas básicas . 

Estas reglas proporcionan normas para el comportamiento del grupo. Se aplican por igual a todos, lo que significa que son imparciales y ayudan a fomentar el decoro y la concentración. Lo mejor de todo es que facilitan la resolución de problemas de forma rápida y eficiente. 

Entonces, ¿qué tipo de reglas debería usar para estructurar sus reuniones efectivas? ¡Vamos a averiguar! 

La primera regla básica es la más simple. Establece que todos los miembros del equipo deben estar aquí, ahora . 

Lo que eso significa es que todos deben estar presentes, en mente y cuerpo. En otras palabras, los participantes se deben entre sí ser puntuales y, una vez que están en la sala, prestar atención unos a otros. 

Es una buena idea discutir los detalles de esta regla con su equipo, pero aquí hay un par de ideas para comenzar. Primero: elimina las distracciones electrónicas. Puede estar de acuerdo en que las computadoras portátiles deben permanecer cerradas mientras otros hablan, por ejemplo, o que todos deben cambiar sus teléfonos celulares para que vibren. Si los participantes tienen que atender una llamada, anímelos a pasar al pasillo o a algún lugar donde sus conversaciones no distraigan a los demás. 

La investigación científica subraya por qué esta regla es tan importante. Estudio tras estudio ha demostrado que la «multitarea» es un mito: básicamente significa hacer dos o más cosas mal, en lugar de hacer una bien. ¡Un trabajo de investigación incluso sugiere que nuestro coeficiente intelectual cae por debajo del de los chimpancés cuando estamos distraídos y revoloteando entre diferentes tareas! 

Si la puntualidad es un problema, intente programar reuniones de 50 minutos en lugar de reuniones de una hora. Comience cinco minutos después de la hora y termine cinco minutos antes de la hora; eso les dará a todos suficiente tiempo para pasar de una reunión a la siguiente. 

La segunda regla básica establece que el silencio implica consenso . Como facilitador, está tratando de que su equipo esté en la misma página. Eso solo puede suceder si todos expresan sus puntos de vista, incluidos los desacuerdos. Esta regla, entonces, se trata de fomentar una cultura en la que los participantes tienen el deber de compartir contenido relevante con sus colegas. Si no lo hacen, se deduce que han perdido su derecho a quejarse de lo que el equipo acordó hacer. 

Los enfoques creativos resuelven los problemas de forma más efectiva

Hasta ahora, hemos discutido algunos enfoques para hacer que las reuniones sean más efectivas. Pero incluso las mejores reuniones efectivas pueden parecer una pérdida de tiempo si son demasiado largas. En algún momento, la gente necesita empezar a trabajar . 

Entonces, ¿cómo puede optimizar el proceso de resolución de problemas y ayudar a su equipo a llegar a un consenso sobre lo que debe hacerse de la manera más eficiente posible? 

Terminemos mirando una herramienta que hace precisamente eso: los sombreros para pensar del psicólogo Edward de Bono . Estos modelos mentales brindan a los participantes una pista visual para identificar su pensamiento actual, agudizando su enfoque y ayudando a los compañeros de equipo a reconocer rápidamente el ángulo desde el que abordan un problema. Eso ahorra tiempo y obtiene resultados. 

El modelo de Edward de Bono divide el pensamiento creativo en diferentes “estilos”, cada uno de los cuales se corresponde con un color particular de sombrero. 

Cuando los equipos miran un problema a través de todos estos lentes, argumenta, obtienen una visión de 360 ​​grados de ese problema. Y cuanto más vea un problema, más probable es que identifique soluciones rápidamente. 

Entonces, ¿qué son estos sombreros? El primero es el sombrero blanco , que representa la objetividad. Cuando los miembros del equipo “usan” este sombrero, su objetivo es estrictamente discutir hechos. ¿Qué saben ellos y el equipo? ¿Qué falta y cómo pueden obtener esa información faltante? 

Usar el sombrero rojo , por el contrario, es una oportunidad para que los participantes compartan sus opiniones . La idea aquí es que las emociones y las reacciones viscerales tienen su lugar, pero deben restringirse a una fase particular de resolución de problemas en lugar de mezclarse con cosas como la recopilación de datos. 

Luego está el sombrero amarillo , que pide a sus usuarios que se concentren solo en los aspectos positivos. Piense en ello como una oportunidad para hacer un balance de lo que el equipo ya ha logrado. Mientras tanto, el sombrero negro alienta a los usuarios a ser negativos: su trabajo es encontrar algo malo en cada idea que se presenta. Esta es una excelente manera de detectar problemas y errores desde el principio, es decir, antes de que se vuelvan costosos. 

Por último, está el sombrero azul . El azul representa la estructura, y el usuario de este sombrero está a cargo de mantener la conversación, recordar a los participantes las limitaciones de tiempo e identificar lo que debe suceder a continuación al final de la reunión. Por lo general, este sombrero lo usa el facilitador, pero otros también pueden turnarse para usarlo. 

Por supuesto, nadie debe usar el mismo sombrero en todo momento. Como vimos anteriormente, cuantas más perspectivas haya, más soluciones es probable que encuentre. Intente asignar un sombrero a cada miembro del equipo o grupo y luego pídales que los roten. Combine esta herramienta con las otras técnicas que hemos visto y se sorprenderá de lo mucho más eficientes que serán las reuniones efectivas en su organización. 

Mejora tus reuniones con el manual de reglas más confiable

«Debería haber enviado un correo electrónico en lugar de hacer esa reunión».

Seguramente has pensado eso antes, especialmente cuando una reunión se ha salido de control. Puede haber durado más de lo esperado sin llegar a ninguna decisión. Tal vez los ánimos se hayan exaltado. Incluso es posible que hayas salido de la reunión sin tener claro de qué se trataba.

Las reuniones improductivas, e incluso conflictivas, son un problema de antaño, pero no tiene por qué ser así. Estás a punto de descubrir cómo enfrentarlas con un conjunto de reglas desarrolladas hace más de un siglo. Estas no son las reglas de tu abuelo. En su esencia, son mucho más antiguas.

Retrocedamos hasta 1876, cuando Henry M. Robert publicó la primera versión de lo que eventualmente se convirtió en las Reglas de Orden de Robert. Robert era un oficial de ingeniería del ejército que comenzó a estudiar el procedimiento parlamentario 13 años antes. ¿Qué lo motivó? En resumen, se le pidió que liderara una reunión que se convirtió en un desastre. Dado el período de tiempo en la historia de Estados Unidos, ahora es obvio cuán importante era para los estados y localidades encontrar puntos en común mientras trabajaban juntos. Si bien el concepto de procedimiento parlamentario había cruzado el océano desde Inglaterra, aún existían diferencias críticas entre los grupos cuando se trataba de las reglas reales que elegían adoptar.

No necesitas una máquina del tiempo ni una lección de historia profunda para comprender lo útiles que pueden ser las Reglas de Orden de Robert en la actualidad. Solo necesitas saber que establecen un acuerdo sobre un conjunto de reglas que mantienen a todos claros sobre lo que se está discutiendo, lo que se puede hacer y cómo tratarse mutuamente en el proceso. Después de todos estos años, las directrices siguen siendo la máxima autoridad en procedimientos parlamentarios entre gobiernos locales, organizaciones y otros grupos de membresía en todo Estados Unidos.

Las Reglas de Orden de Robert están diseñadas para ser una referencia altamente detallada que responde a cómo manejar casi todos los escenarios de una reunión. Si bien obviamente no podemos cubrir cada uno de ellos en este artículo, obtendrás una introducción a los conceptos básicos, incluidos los principios principales de las reglas y cómo funcionan a lo largo de una reunión. Una vez que los conozcas, estarás en camino de mantener tus propias reuniones avanzando de manera justa, equitativa y eficiente.

Los principios básicos de las Reglas de Orden de Robert

Las Reglas de Orden de Robert se basan en una serie de principios fundamentales que ayudan a asegurar la igualdad de derechos entre los miembros de un grupo deliberativo o de toma de decisiones. Estos principios están diseñados para promover la justicia, la eficiencia y la claridad en las reuniones. Veamos algunos de los principios clave:

1. Igualdad de derechos

Todas las personas que participan en una reunión tienen igualdad de derechos y oportunidades para expresar sus opiniones y votar. Esto garantiza que cada miembro pueda participar de manera justa en el proceso de toma de decisiones.

2. Mayoría y minoría

Las decisiones se toman por mayoría, pero también se reconocen los derechos y puntos de vista de las minorías. Es importante equilibrar la toma de decisiones eficiente con la protección de las voces minoritarias dentro del grupo.

3. Orden y disciplina

Las reuniones deben llevarse a cabo de manera ordenada y disciplinada para garantizar que se aborden los asuntos importantes y se eviten desviaciones o conflictos innecesarios. Las Reglas de Orden de Robert establecen un marco claro para mantener el orden durante la reunión.

4. Respeto mutuo

El respeto mutuo es fundamental en las reuniones. Los miembros deben tratar a los demás con cortesía y escuchar atentamente las opiniones de los demás, incluso si no están de acuerdo. El objetivo es fomentar un ambiente de respeto y colaboración.

Cómo utilizar las Reglas de Orden de Robert en tus reuniones

Ahora que comprendes los principios básicos, es importante saber cómo aplicar las Reglas de Orden de Robert en tus propias reuniones. Aquí hay algunos pasos clave para comenzar:

1. Familiarízate con las reglas

Lee detenidamente las Reglas de Orden de Robert y familiarízate con su contenido. Asegúrate de comprender los procedimientos básicos, las reglas de debate y votación, y los derechos de los miembros.

2. Adopta las reglas

Si aún no lo has hecho, considera adoptar oficialmente las Reglas de Orden de Robert en tu organización o grupo. Esto asegurará que todos estén en la misma página y se adhieran a un conjunto común de reglas durante las reuniones.

3. Designa un presidente

Cada reunión debe tener un presidente que se encargue de mantener el orden y guiar el proceso según las Reglas de Orden de Robert. Asegúrate de seleccionar a alguien que esté familiarizado con las reglas y pueda aplicarlas correctamente.

4. Establece una agenda

Antes de la reunión, elabora una agenda clara y detallada que enumere los temas a tratar. Esto ayudará a mantener la reunión enfocada y garantizar que se aborden todos los asuntos importantes.

5. Sigue el orden del día

Durante la reunión, sigue el orden del día establecido en la agenda. Asegúrate de que cada tema se discuta de manera adecuada y que se tomen las decisiones necesarias.

6. Fomenta el debate constructivo

Permite que los miembros expresen sus opiniones y debatan los temas de manera constructiva. Recuerda que el objetivo es llegar a una solución que beneficie a todos, por lo que es importante escuchar y considerar diferentes perspectivas.

7. Facilita el proceso de votación

Cuando sea necesario tomar decisiones, asegúrate de seguir las reglas de votación establecidas en las Reglas de Orden de Robert. Esto garantizará que se respeten los derechos de todos los miembros y se llegue a una conclusión de manera justa.

Cómo Garantizar la Equidad y el Orden para Asegurar los Derechos de Cada Miembro del Grupo

¿Alguna vez has estado en una reunión donde una sola persona acaparaba toda la conversación y no podías decir ni una palabra? ¿Y qué tal una situación en la que solo un par de personas en el grupo tomaron decisiones en contra de la voluntad de todos los demás? Estos son dos grandes problemas que pueden resolverse con las Reglas de Orden de Robert. Todo comienza con sus principios.

En primer lugar, cada miembro de la organización tiene los mismos derechos para participar en la reunión. Esto incluye asistir, presentar temas ante el grupo, compartir sus opiniones sobre el tema en cuestión y votar. Estos derechos se aplican a cualquier tema, ya sea una idea para su consideración o un asunto relacionado con la propia reunión. En segundo lugar, la mayoría de votos gana.

Una estructura de reunión ordenada basada en estos principios garantiza la equidad y, idealmente, la eficiencia. Por ejemplo, solo se puede considerar un tema a la vez. Luego, cada miembro puede expresar sus opiniones al menos una vez antes de que otro miembro vuelva a hablar sobre el tema. Además, nadie puede interrumpir a menos que el asunto sea realmente urgente.

¿Suena como un sueño?

Antes de adentrarnos en los detalles de cómo funciona, es un buen momento para considerar algunas cosas que debes establecer antes de poder aplicar lo que aprenderás a continuación. En primer lugar, tu organización debe adoptar formalmente las Reglas de Orden de Robert como su autoridad parlamentaria y establecerlo en sus estatutos. No tiene sentido tener reglas si nadie se compromete a seguirlas. Además, ten en cuenta que tus propios estatutos tienen autoridad sobre las Reglas de Orden de Robert, al igual que cualquier ley estatal o federal. Estas reglas están destinadas a mejorar lo que ya tienes establecido.

También debes decidir qué se considera un quórum, es decir, el número mínimo de personas requeridas en una reunión para tomar cualquier acción oficial en nombre del grupo. Además, debes designar a un presidente y a un secretario; ambos deben estar presentes para que las reuniones puedan llevarse a cabo. El presidente, también llamado presidente de la junta, debe conocer las reglas a la perfección para poder ser un árbitro efectivo. El presidente también es responsable de elaborar la agenda antes de cada reunión, la cual la junta vota para adoptar al comienzo de cada reunión. El secretario toma notas claras y cuidadosas durante el desarrollo de la reunión.

Como podrás imaginar, hay muchos más detalles sobre las mejores prácticas para los estatutos y los roles del presidente y el secretario. Por ahora, saber estos aspectos esenciales es lo más importante para explorar cómo funcionan las cosas en una reunión que sigue las Reglas de Orden de Robert. A continuación, veremos cómo se desarrollan estas reuniones.

Miembros ejercen sus derechos proponiendo temas en forma de mociones

¿Has escuchado la canción «I Second That Emotion», interpretada por Smokey Robinson? ¿O tal vez las versiones famosas de Diana Ross & The Supremes o The Temptations? Si es así, es posible que nunca vuelvas a escucharla de la misma manera, o al menos no sin pensar en las Reglas de Procedimiento de Robert. Apuesto a que nunca te detuviste a pensar cómo ese éxito de Motown de los años 60 tenía una conexión con el procedimiento parlamentario. Robinson ha dicho que la canción surgió cuando su coautor, Al Cleveland, estuvo de acuerdo con él en algo, una vuelta ingeniosa a la frase común «I second that motion» (Apoyo esa moción).

Segundar una moción es cuando las cosas realmente se ponen en marcha en las reuniones. Acabamos de hablar sobre cómo solo se considera un tema a la vez durante las reuniones, y es posible que estés pensando en cómo introducir el tema al principio. Ahí es donde entran las mociones. Una moción simplemente propone que el grupo tome medidas sobre algo. Si no hay otro tema en consideración, cualquier miembro puede presentar una moción una vez que sea reconocido por el presidente.

Si bien una moción puede ser presentada por un solo miembro, en la mayoría de los casos se necesita el apoyo de otro miembro para que se tomen medidas adicionales. Si no hay apoyo, la moción falla y el grupo pasa al siguiente punto de la agenda. Cuando otro miembro dice «Apoyo esa moción», pone el tema en juego o «sobre la mesa», según Robert.

El presidente actúa como moderador del debate. Debe reconocer a cualquier persona que desee hablar y permitir que todos tengan una oportunidad antes de considerar comentarios adicionales. Aquellos que hablen deben comenzar su intervención con su intención, declarando claramente si desean hablar a favor o en contra de la moción que se está discutiendo.

Si bien el presidente siempre debe estar atento a los miembros que deseen hablar, idealmente deberías presentar los temas por adelantado para agregarlos a la sección de «nuevos asuntos» del orden del día. Pero a menos que tus estatutos digan lo contrario, no es obligatorio.

Existen muchos tipos diferentes de mociones que puedes presentar. Los cubriremos a continuación.

Mociones principales

1. Moción de orden

La moción de orden es una de las mociones más comunes. Se utiliza para solicitar aclaraciones, hacer preguntas o solicitar información adicional sobre un tema en discusión. Esta moción es útil cuando se necesita aclarar un punto antes de tomar una decisión o continuar con la reunión.

2. Moción de prórroga

La moción de prórroga se utiliza cuando se desea extender el tiempo asignado a un tema o a la reunión en su conjunto. Esto puede ser necesario cuando se necesita más tiempo para discutir un asunto importante o cuando la reunión se está acercando a su límite de tiempo y es necesario tomar una decisión.

3. Moción de enmienda

La moción de enmienda se utiliza cuando se desea modificar una moción o una propuesta existente. Puede implicar agregar, eliminar o cambiar palabras o partes de la moción original. Esta moción permite al grupo ajustar una propuesta para que se ajuste mejor a sus necesidades o preocupaciones.

4. Moción de aplazamiento

La moción de aplazamiento se utiliza para posponer la consideración de un tema o una moción hasta una fecha o tiempo posterior. Esto puede ser útil cuando se necesita más tiempo para investigar o recopilar información sobre el tema en cuestión.

5. Moción de cierre de debate

La moción de cierre de debate se utiliza para poner fin a la discusión sobre un tema en particular y proceder a la votación. Esta moción es útil cuando se siente que se ha debatido lo suficiente y es hora de tomar una decisión final.

6. Moción de orden del día

La moción de orden del día se utiliza para modificar el orden de los temas en la agenda. Puede ser útil cuando surgen nuevos asuntos que deben tratarse de inmediato o cuando se desea cambiar el orden de los temas para facilitar una discusión más eficiente.

Estos son solo algunos ejemplos de las mociones más comunes que se pueden hacer durante una reunión. Cada tipo de moción tiene sus propias reglas y procedimientos específicos, por lo que es importante familiarizarse con ellos antes de presentar una moción.

Recuerda que presentar una moción es una forma efectiva de ejercer tus derechos como miembro de un grupo o una organización. Al proponer temas en forma de mociones, puedes influir en las decisiones y acciones del grupo, y contribuir al desarrollo y éxito de la organización en general.

Los tres grupos de mociones principales, secundarias y de renovación

Cuando se trata de las mociones en una reunión o asamblea, es importante comprender las distintas categorías en las que se clasifican. Robert, reconocido experto en el tema, ha identificado tres grupos principales: mociones principales, mociones secundarias y mociones de renovación. En este artículo, exploraremos cada una de estas categorías y brindaremos ejemplos para una comprensión más clara.

Mociones principales: El núcleo del debate

Las mociones principales son las más comunes y se refieren a cualquier tema que merezca consideración por parte del grupo como un nuevo asunto. Estas mociones pueden abarcar una amplia gama de temas, desde solicitar una donación para una organización benéfica hasta seleccionar una propiedad específica para un festival comunitario en un parque. Son el corazón de la discusión y se les debe otorgar un tiempo adecuado para su debate y votación.

Mociones secundarias: Apoyando y complementando las mociones principales

Las mociones secundarias son aquellas que están directamente relacionadas con las mociones principales, pero no son su enfoque principal. Robert clasifica las mociones secundarias en tres grupos: mociones subsidiarias, privilegiadas e incidentales. A continuación, exploraremos cada uno de ellos:

Mociones subsidiarias: Modificando las mociones principales

Las mociones subsidiarias permiten a los miembros proponer modificaciones o acciones relacionadas con las mociones principales. Algunos ejemplos comunes incluyen aplazar una moción para un momento posterior, enmendarla para realizar cambios específicos o remitirla a un comité para un análisis más detenido. Estas mociones son fundamentales para permitir que el grupo ajuste y mejore las mociones principales según sea necesario.

Mociones privilegiadas: Actuando en beneficio de la reunión

Las mociones privilegiadas se refieren a la capacidad de los miembros del grupo de tomar acciones relacionadas con la reunión en sí, incluso si hay asuntos pendientes. Estas mociones son de «privilegio» porque permiten que la reunión se lleve a cabo de manera efectiva y eficiente. Algunos ejemplos de mociones privilegiadas incluyen tomar un receso, levantar la sesión o establecer una hora específica para levantarla en caso de que la reunión se prolongue más de lo esperado.

Mociones incidentales: Aspectos procedimentales

Las mociones incidentales son aquellas que se utilizan cuando los miembros desean plantear objeciones, apelar una decisión del presidente de la reunión o suspender las reglas por completo. Estas mociones están relacionadas con el tema en discusión, pero afectan el procedimiento de la reunión en lugar del asunto en sí. Son una parte integral de cualquier reunión y garantizan que se sigan las reglas y se respeten los derechos de los miembros.

Mociones de renovación: Retomando los temas pendientes

Las mociones de renovación son utilizadas cuando un asunto debe regresar ante el grupo para su consideración. Pueden surgir debido a una falta de tiempo, información adicional requerida o cualquier otro motivo que impida tomar una decisión final en ese momento. Estas mociones permiten que los temas pendientes sean retomados en una fecha futura y aseguran que se les dé la atención y consideración adecuadas.

Independientemente de si una moción es principal, secundaria o de renovación, todas deben ser tratadas antes de que la reunión concluya oficialmente. Es importante seguir los procedimientos adecuados para garantizar una discusión justa y una toma de decisiones eficiente.

Votación: El poder de la decisión colectiva

Una vez que una moción ha sido presentada y debatida, llega el momento de la votación. La votación es el proceso mediante el cual los miembros del grupo expresan su acuerdo o desacuerdo con una moción en particular. Existen diferentes métodos de votación, como votación a mano alzada, votación secreta o votación por voto electrónico, dependiendo de las reglas y procedimientos establecidos.

La decisión tomada a través de la votación refleja la voluntad colectiva del grupo y guía el curso de acción a seguir. Es importante respetar los resultados de la votación y trabajar en conjunto para implementar las decisiones tomadas.

En resumen, las mociones se dividen en tres grupos principales: mociones principales, secundarias y de renovación. Cada una desempeña un papel importante en el desarrollo de una reunión efectiva y garantiza que todos los temas sean considerados y debatidos adecuadamente. Al comprender estas categorías y aplicarlas correctamente, se puede lograr una toma de decisiones más informada y eficiente dentro de cualquier grupo o asamblea.

Cómo lograr que cada movimiento sea resuelto antes de que termine una reunión

Imagina nunca volver a salir de una reunión con la sensación de que no se logró nada. Con las Reglas de Robert, es posible que no te gusten todos los resultados, pero al menos verás cómo las cosas siguen avanzando. Cada propuesta presentada al grupo tendrá un destino de algún tipo antes de que la reunión concluya oficialmente. Dependiendo del tipo de propuesta, se someterá a votación o, en algunos casos, será resuelta por el presidente.

Ahora bien, a veces las reuniones son rápidas y fluidas. El debate sobre una propuesta puede concluir en una sola ronda, si es que hay algún debate. Los miembros emiten sus votos a favor o en contra de la propuesta con un «sí» o un «no», respectivamente. Como mencionamos anteriormente, prevalece la mayoría y el voto se registra en las actas de la reunión.

Como bien sabes, la vida real suele ser más complicada que eso. Consideremos algunos escenarios para explorar las reglas cuando las cosas se ponen un poco difíciles.

Imaginemos que el debate se alarga demasiado. Puedes presentar una propuesta para limitar el debate, ya sea en términos del número de oradores permitidos o estableciendo un límite de tiempo. Otra opción es proponer el cierre del debate por completo. Ambas propuestas requieren una aprobación por dos tercios de los votos.

Tal vez necesites más información. Puedes proponer aplazar la propuesta a un momento específico. Puede ser que desees que un comité revise una propuesta y brinde su experiencia. En ese caso, puedes proponer remitirla a un comité.

Por último, es posible que desees aplazar algo indefinidamente por cualquier motivo, en cuyo caso, debes proponer «postergarlo».

Como puedes ver, todas estas propuestas requieren votos en sí mismas y, sin embargo, sirven para mantener al grupo avanzando rápidamente a través de los asuntos de la agenda. Con tantas propuestas en juego, puede que necesites una nueva votación de vez en cuando. Existe una propuesta para eso, y solo puedes proponerla si se refiere a algo en lo que formaste parte de la mayoría anteriormente en la reunión. En ese caso, puedes proponer reconsiderar y volver a someter el voto como si el primero nunca hubiera sucedido, pero necesitarás una mayoría de votos para hacerlo.

Otra propuesta de renovación consiste en cambiar algo que se votó en una reunión anterior. Para ello, puedes proponer anular el punto anterior. Solo necesitarás una mayoría simple si das aviso previo y una mayoría de dos tercios si no lo haces.

Una vez que un grupo ha avanzado en la agenda, por lo general, el presidente llama a levantar la reunión. Una reunión puede levantarse con un tiempo especificado para continuar en casos en los que no se han tratado todos los asuntos y es necesario hacerlo rápidamente. Las únicas ocasiones en las que las reuniones terminan con asuntos pendientes son cuando se ha acordado previamente un tiempo de finalización establecido, o cuando ocurre alguna emergencia que detiene la reunión.

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Cómo asegurar el éxito de tus reuniones: Estrategias para gestionar cada propuesta de manera efectiva

Cuando se trata de reuniones productivas, es fundamental garantizar que cada movimiento o propuesta se maneje de manera eficiente y se resuelva adecuadamente. En este artículo, compartiremos valiosas estrategias basadas en las Reglas de Robert para ayudarte a lograr resultados concretos en tus reuniones. Con estos consejos, podrás maximizar el tiempo invertido y garantizar que ninguna propuesta quede sin resolver. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo!

1. Establece límites de debate

En ocasiones, los debates pueden prolongarse más de lo necesario, lo que puede ralentizar el progreso de la reunión. Para evitar esto, te recomendamos proponer límites de debate claros y efectivos. Puedes hacerlo limitando el número de oradores permitidos o estableciendo un límite de tiempo para cada intervención. Estas medidas ayudarán a mantener el enfoque y garantizarán que cada participante tenga la oportunidad de expresar su punto de vista sin que el debate se extienda indefinidamente.

2. Cierra el debate cuando sea necesario

Si un debate parece no llegar a una conclusión clara o si el tiempo asignado para el debate se ha agotado, puedes proponer el cierre del debate. Esta medida puede ser especialmente útil cuando el tiempo es limitado y hay otros asuntos importantes en la agenda por tratar. Recuerda que para aprobar el cierre del debate, se requerirá una mayoría de dos tercios de los votos.

3. Obtén más información y expertise

En algunas ocasiones, es posible que necesites más información o que desees que una propuesta sea analizada por un comité especializado. Para lograrlo, puedes proponer el aplazamiento de la propuesta a un momento específico o referirla a un comité. Estas opciones te permitirán recopilar datos adicionales, obtener perspectivas expertas y tomar decisiones más fundamentadas.

4. Aplaza propuestas indefinidamente

Si consideras que una propuesta no es relevante en el momento actual o si existen circunstancias que requieren su aplazamiento indefinido, puedes proponer «postergar» dicha propuesta. Esto te brindará la flexibilidad necesaria para priorizar otros asuntos más urgentes y mantener el flujo de trabajo en la reunión.

5. Utiliza el recurso de reconsideración

En situaciones en las que te encuentres en la mayoría durante una votación y desees cambiar tu posición o rectificar una decisión anterior, puedes proponer la reconsideración. Esta medida te permite someter nuevamente la propuesta a votación como si la primera votación no hubiera ocurrido. Sin embargo, es importante destacar que necesitarás una mayoría de votos para aprobar la reconsideración.

6. Rescindir propuestas anteriores

En ocasiones, puede ser necesario modificar o rescindir una decisión tomada en una reunión anterior. Para hacerlo, puedes proponer la anulación de la propuesta anterior. Si has notificado previamente a los miembros de la reunión sobre tu intención de rescindir la propuesta, solo necesitarás una mayoría simple de votos para aprobarla. Sin embargo, si no has dado aviso previo, requerirás una mayoría de dos tercios para su aprobación.

7. Finaliza la reunión de manera efectiva

Una vez que se han abordado todos los puntos de la agenda, es importante finalizar la reunión de manera adecuada. El presidente de la reunión puede convocar a una moción para dar por concluida la reunión. En algunos casos, puede ser necesario establecer un tiempo específico para continuar la reunión en el futuro, especialmente si no se han abordado todos los asuntos. Sin embargo, cabe mencionar que las reuniones suelen concluir sin asuntos pendientes en la mesa, a menos que se haya acordado previamente un tiempo de finalización o haya surgido alguna emergencia.

Con esta información, podrás gestionar cada propuesta de manera eficiente y lograr resultados significativos en tus reuniones. Recuerda que seguir las Reglas de Robert te brindará una estructura sólida y te ayudará a mantener el flujo de trabajo enérgico y enfocado.

Cómo Adoptar las Normas de Robert’s Rules of Order para una Toma de Decisiones Efectiva

En cualquier organización, es fundamental contar con pautas de reunión establecidas que aseguren que todos los participantes tengan igualdad de derechos de palabra y voto al decidir las acciones que tomará el grupo. Con la presencia de un quórum, un presidente experimentado y un secretario, el grupo puede seguir procedimientos estándar para estructurar las reuniones de manera eficiente, lo cual incluye un debate abierto y justo que respete el tiempo y las opiniones de todos. Al final, tanto la mayoría como la minoría se sentirán escuchadas y satisfechas, independientemente del resultado. Ahora que conoces los conceptos básicos, considera poner en práctica las Normas de Orden de Robert para tu propia organización.

Importancia de las Normas de Robert’s Rules of Order

Las Normas de Robert’s Rules of Order han sido ampliamente aceptadas y utilizadas por organizaciones en todo el mundo durante más de un siglo. Estas normas proporcionan un marco estructurado que garantiza la equidad y la eficiencia en las reuniones, permitiendo que todos los participantes tengan la oportunidad de expresar sus opiniones y contribuir a la toma de decisiones del grupo. Al seguir estas normas, se establece un ambiente de trabajo respetuoso y se promueve un proceso democrático que beneficia a todos los involucrados.

Cómo Implementar las Normas de Robert’s Rules of Order

1. Quórum: Antes de comenzar una reunión, asegúrate de contar con la cantidad mínima de miembros requerida para tomar decisiones válidas. Esto se conoce como «quórum». Verifica que haya suficientes personas presentes para cumplir con este requisito antes de proceder con la reunión.
2. Oficial que Preside: Designa a un presidente o a un oficial que presida la reunión. Esta persona debe estar familiarizada con las Normas de Robert’s Rules of Order y tener la capacidad de guiar el proceso de manera imparcial y eficiente. El presidente se encargará de mantener el orden durante la reunión y de asegurarse de que se sigan las normas establecidas.
3. Secretario: Asigna a un secretario para que tome notas y registre los detalles importantes de la reunión. El secretario deberá redactar las actas de la reunión, incluyendo los puntos principales discutidos, las decisiones tomadas y cualquier acción que se acuerde. Estas actas serán un recurso valioso para futuras referencias y garantizarán que se mantenga un registro preciso de las actividades del grupo.
4. Estructura de la Reunión: Sigue un orden del día preestablecido para la reunión. Divide los temas a tratar en secciones claras y concisas, y asigna un tiempo específico para cada punto. Esto ayudará a mantener la reunión enfocada y a asegurar que se cubran todos los temas importantes dentro del tiempo asignado.
5. Debate y Votación: Durante el debate, asegúrate de que todos los miembros tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. El presidente deberá moderar el debate y garantizar que se respeten los turnos de palabra y se sigan las normas establecidas. Al momento de la votación, se debe asegurar que todos los miembros elegibles tengan la oportunidad de emitir su voto y que se registre de manera precisa.
6. Tratamiento de las Minorías: Es fundamental asegurar que las opiniones de la minoría sean escuchadas y consideradas en el proceso de toma de decisiones. Al seguir las Normas de Robert’s Rules of Order, se garantiza que todos los miembros tengan igualdad de oportunidades para expresarse y que se fomente un ambiente inclusivo y respetuoso.

Beneficios de Adoptar las Normas de Robert’s Rules of Order

Al implementar las Normas de Robert’s Rules of Order en tu organización, podrás disfrutar de una serie de beneficios significativos:

1. Eficiencia en las Reuniones: Las normas estructuradas permiten que las reuniones se desarrollen de manera más eficiente, con un enfoque claro y tiempos asignados para cada tema. Esto evita dilaciones innecesarias y asegura que se aproveche al máximo el tiempo de todos los participantes.
2. Igualdad de Participación: Al garantizar que todos los miembros tengan igualdad de derechos de palabra y voto, se promueve una participación equitativa en la toma de decisiones. Esto fomenta un sentido de pertenencia y compromiso entre los miembros de la organización.
3. Toma de Decisiones Informada: El debate abierto y respetuoso permite que se consideren diferentes perspectivas y se evalúen todas las opciones antes de tomar una decisión. Esto asegura que las decisiones se tomen de manera informada y que se consideren todos los aspectos relevantes.
4. Registro Preciso: Al contar con un secretario encargado de tomar notas y redactar las actas de la reunión, se mantiene un registro preciso de las decisiones tomadas y de los compromisos acordados. Esto facilita la comunicación posterior y proporciona una referencia clara de los acuerdos alcanzados.

En resumen, al adoptar las Normas de Robert’s Rules of Order en tu organización, podrás establecer una estructura efectiva para las reuniones y promover un ambiente de trabajo democrático, respetuoso e inclusivo. Esto facilitará la toma de decisiones, asegurará que todos los miembros sean escuchados y contribuyan al proceso, y fortalecerá el sentido de unidad y colaboración en el grupo.