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Tus trucos de productividad son inútiles sin esta teoría esencial de productividad extrema 1

Tus trucos de productividad son inútiles sin esta teoría esencial de productividad extrema

Actualizado el martes, 31 octubre, 2023

La productividad se basa en la eficiencia. Eso significa que nada le impedirá convertirse en un trabajador más rápido e inteligente si establece metas y prioridades claras. Este enfoque impulsado por los resultados eliminará la dilación, dividirá los grandes proyectos y definirá claramente sus horas de trabajo.

La primera herramienta de productividad probablemente fue algo así como una simple lista de tareas pendientes, con tareas escritas en orden de importancia. Hoy en día, esa sencilla herramienta se ha transformado en un vórtice aparentemente interminable de complejas herramientas de software, sistemas de programación y aplicaciones.

Gracias al conjunto de opciones de mejora de la productividad que ahora tenemos disponibles, desde herramientas de organización en línea hasta políticas flexibles para trabajar desde casa y dispositivos tecnológicos, estamos más sintonizados que nunca con nuestra propia productividad individual. Nuestra obsesión por la productividad ha dado lugar a toda una industria .

Pero incluso con el mayor enfoque en la productividad como una habilidad en sí misma, puede ser un desafío en el lugar de trabajo moderno de hoy para las organizaciones y los líderes encontrar el tiempo y el espacio para dar un paso atrás y evaluar la productividad de los empleados a escala.

La pregunta para las organizaciones hoy en día es: ¿Nuestra mayor conciencia de la productividad genera realmente resultados significativos en la producción del trabajo, o se trata principalmente de ruido?

Productividad por horas trabajadas
Productividad por horas trabajadas

Personas antes que programas

Lo primero es lo primero: no importa cuál sea su sistema organizacional, el factor de diferenciación más grande en la productividad humana es la persona real que lo usa.

El conjunto de habilidades inherentes a una persona, la capacidad para priorizar, cambiar entre tareas y coordinar entre equipos son los indicadores más sólidos de la capacidad para ejecutar tareas de manera eficiente y estratégica.

Desde la perspectiva de un empleador, esto puede parecer un grupo de habilidades ambiguo y difícil de evaluar. Desde la perspectiva de un empleado, esto puede parecer un conjunto elevado y ambicioso de habilidades para monitorear y dominar.Independientemente del sistema organizativo que utilice, el factor diferenciador más importante en la productividad humana es la persona que lo utiliza.

En mi organización, Meseekna, estudiamos cuestiones críticas de lentes como esta todos los días; preguntas que requieren que nos acerquemos para enfocarnos en la toma de decisiones diaria de una persona y luego nos alejemos para comprender el impacto que esas decisiones tienen en la organización más grande. Para hacer esto, nos enfocamos en la metacognición : lo que me gusta llamar el «cómo» de pensar, en lugar del «qué». Al ver la productividad a través del prisma de la metacognición, podemos dividir un concepto complejo en tres partes identificables: orientación a la tarea, nivel de actividad y gestión de la tarea. Al hacer esto, hacemos que la productividad humana sea mucho más fácil de evaluar y mejorar.

A menudo, la capacidad de priorizar implica mucho más que simplemente mirar su lista de tareas diarias. Lo vemos como la capacidad de medir estratégicamente qué proyectos y tareas benefician más al individuo y la organización, así como su probabilidad relativa de éxito y, lo que es más importante, la magnitud de ese éxito.

Orientarte

Para tomar decisiones inteligentes en el contexto del lugar de trabajo, tanto los empleadores como los empleados deben centrar sus esfuerzos en las tareas que tienen la mayor relevancia para la organización y con las que creen que tienen una gran probabilidad de éxito, personalmente.

Esto es algo a lo que nos referimos con frecuencia como orientación a la tarea. En los empleados, a menudo surge como la voluntad de identificar las tareas más importantes que deben realizarse y de hacerlas bien en beneficio del equipo.

Al pensar en su propia productividad, los momentos que se caracterizan por una alta orientación a las tareas se sienten motivados y decididos. La visión más amplia está a la vista y puede sentirse moviéndose por un camino hacia ella.

Activa tu propósito

Encuentro útil diferenciar entre actividad por el bien de la actividad (lo que a menudo nos referimos como «trabajo ajetreado») y actividad con un propósito, como actividad general versus actividad enfocada y aplicada .

Las personas que generalmente se consideran excelentes empleados dedican la mayor parte de su tiempo a actividades enfocadas y aplicadas. Son plenamente conscientes de sus propios objetivos, la misión de la empresa y pueden trazar su propio camino estratégico para fusionar los dos. Al evaluar su propia productividad, estos momentos de actividad enfocada se pueden identificar fácilmente como momentos de «flujo» o estar «en la zona».

Infografía cómo ser más organizado
Infografía cómo ser más organizado

Gestionar y delegar

El último aspecto clave de la productividad suele ser el más difícil de dominar: la gestión de tareas. A medida que los empleados ascienden en la escalera corporativa, su éxito a menudo se define por su capacidad para delegar tareas a otros empleados que pueden resultar desafiantes, que consumen demasiado tiempo o están fuera de su rango de habilidades.

Existe la percepción común de que las personas que tienen habilidades en la gestión de tareas rápidamente superan a sus compañeros. Pero, en realidad, todo se reduce principalmente a una cuestión de poder identificar quién es el más adecuado para realizar un tipo específico de tarea.

Una comprensión metacognitiva de la productividad puede ayudar no solo en la vida profesional, sino también en el crecimiento y el bienestar personal. Al reflexionar sobre su propia gestión de tareas, los hábitos como llevar un registro de las tareas diarias y anotar dónde luchó, dónde se sintió más cómodo y dónde se sintió más desafiado pueden ser útiles. Puede permitirle identificar sus propios patrones, lo que le permite ver tanto sus éxitos como las áreas que necesitan mejorar.

Los empleados y las organizaciones deben tener el objetivo común de maximizar la productividad sin sacrificar tiempo ni causar frustración. Este sencillo marco metacognitivo puede ayudarlo a pensar críticamente sobre nuestros propios procesos y aprender a marcar la diferencia.

Productividad extrema

Productividad extrema es una guía para aumentar su productividad a través de la administración del tiempo y el control experto sobre el alcance y los requisitos de su trabajo. Estos consejos de productividad extrema le enseñarán cómo priorizar tareas importantes, terminar con la dilación y, en general, volverse más eficiente.

Aumente su productividad al máximo

La gente tiende a pensar que el aumento de la productividad será agotador. Creen que tendrán que trabajar todo el tiempo, a plena capacidad, para cumplir sus ambiciones.

Pero de hecho ocurre lo contrario. Cuanto más productivo sea, más rápido podrá terminar su trabajo. Eso significa más tiempo para hacer las cosas que le importan. Y, como consecuencia, estará más feliz y renovado, lo que lo hará aún más productivo.

Entonces, ¿cómo podemos entrar en este ciclo positivo? Realmente se trata de simplicidad. La productividad consiste en desarrollar un cierto sentido Zen de estar ocupado, gastando un esfuerzo mínimo para obtener los mejores resultados.

Priorice sus tareas e invierta su tiempo en consecuencia

Planear con anticipación, ya sea para el próximo año, el próximo mes o incluso la próxima semana, puede ser una tarea abrumadora cuando se está ahogando en el trabajo. Pero mirar hacia abajo dará sus frutos a la larga.

Para empezar a pensar a más largo plazo, comience a organizar su trabajo. Divida las tareas en metas , objetivos y metas para que pueda comenzar a establecer prioridades. Una buena estrategia es dividir las tareas según el tiempo que tarden en realizarse.

Por ejemplo, los objetivos profesionales toman cinco años o más. Estas son cosas como expandir su red comercial o conseguir una promoción de nivel ejecutivo.

Los objetivos tardan entre tres y 24 meses. Por ejemplo, si trabaja para una empresa de calzado, un objetivo podría ser cambiar la marca de una línea de zapatillas.

Y finalmente, los objetivos son cualquier cosa que lleve tres meses o menos, como redactar informes de progreso o terminar parte de un proyecto importante. Tanto los objetivos como las metas son esenciales. Después de todo, si no se concentra en estos esfuerzos básicos, nunca alcanzará sus objetivos profesionales más importantes.

Pero también es importante priorizar metas, objetivos y metas con las que tanto usted como su empleador están de acuerdo. Primero debe concentrarse en las cosas que tanto usted como su jefe desean lograr; una vez hecho esto, puede abordar las tareas que solo le conciernen a usted.

Por ejemplo, supongamos que desea conocer a más personas en su industria y también desea cambiar la marca de la línea de zapatillas de su empresa para aumentar las ganancias. Dado que su empleador también quiere que suceda lo segundo, lo mejor sería concentrarse primero en el cambio de marca.

Luego, una vez que haya analizado sus tareas, es hora de establecer algunas prioridades principales, es decir, los proyectos en los que dedicará la mayor parte de su tiempo. Para asegurarse de que está haciendo esto de manera efectiva, debe realizar un seguimiento de sus días de trabajo, monitoreando cómo asigna su tiempo.

Es posible que descubra que dedica mucho tiempo a actividades que no tienen mucho que ver con sus objetivos o metas. Tal vez vaya a demasiadas reuniones internas y no priorice las importantes.

La forma en que distribuye su tiempo es crucial para su productividad, lo que nos lleva a otro problema: la procrastinación.

Lucha contra la procrastinación con mini-fechas límite que te hacen responsable

¿Alguna vez te has encontrado con un montón de trabajo que hacer y no sabes por dónde empezar? Situaciones como esta pueden resultar paralizantes, por lo que es fundamental saber cómo afrontarlas.

Un enfoque es dividir sus proyectos en objetivos más pequeños, para los cuales puede establecer mini-fechas límite. Después de todo, si eres como la mayoría de las personas, solo comenzarás a trabajar cuando la presión comience a aumentar.

Pero en lugar de esperar hasta el último minuto para producir un trabajo descuidado con cafeína, un mejor enfoque es establecer plazos más pequeños que dividan las tareas en partes más manejables. De esa manera, puede terminar su trabajo paso a paso, mucho antes de la fecha de vencimiento.

Al utilizar este enfoque, debe establecer sus fechas límite en intervalos similares y evitar que se acumulen al final. Por ejemplo, digamos que tiene que escribir un informe de 6.000 palabras en cuatro semanas. Sus fechas límite podrían ser escribir 2,000 palabras cada semana durante las primeras tres semanas y pasar la última semana revisando y ajustando.

A partir de ahí, puede cumplir con sus plazos compartiéndolos con su jefe, lo que agrega un poco de presión adicional y lo hace más responsable. Por ejemplo, podría decirle a su jefe que está trabajando en un análisis de los competidores de su empresa y que ha dividido la tarea en cuatro capítulos.

A partir de ahí, podría decir que comenzará el lunes y que tendrá el informe en su buzón el viernes. Incluso podrías hacer un evento de calendario al que invites a tu jefe para que reciba un recordatorio sobre la fecha de vencimiento.

Este enfoque garantiza que cumplirá sus promesas, ya que no querrá decepcionar a su jefe.

Pero recuerde, también es clave recompensarse después de cumplir con éxito una fecha límite. Así que disfrute de una buena comida o un libro interesante para saber que lo ha hecho bien.

Infografía sobre procrastinación
Infografía sobre procrastinación

Maneje rápidamente las tareas de baja prioridad manteniendo a raya su perfeccionismo

En un momento u otro, probablemente haya pasado tanto tiempo en tareas pequeñas y simples que nunca llegó a completar las tareas que realmente importan. Por eso, cuando se trabaja, es importante quitar las piezas más pequeñas del camino desde el principio.

Después de todo, dedicar demasiado tiempo a una tarea pequeña y de baja prioridad hará que pierda tanto su tiempo como su paciencia. Entonces, en lugar de dedicar mucho tiempo al trabajo que no es muy importante, haga las cosas simples rápidamente para liberar más tiempo para las tareas más sustanciosas.

Por ejemplo, cada día se enfrentará a diferentes solicitudes de sus colegas, su jefe y su familia. A medida que surgen estas tareas, es importante decidir lo más rápido posible si las va a realizar o no. Si es así, depende de usted hacerlo apresuradamente.

Un buen enfoque aquí es aplicar el principio OHIO , también conocido como «Solo manejarlo una vez». Por ejemplo, digamos que recibe un correo electrónico que lo invita a una conferencia. Navega rápidamente por el correo electrónico y luego lo deja a un lado. Tres días después, recuerda el mensaje, pero no recuerda el nombre del remitente. Como resultado, pasa incontables minutos desplazándose hacia atrás por su bandeja de entrada. A partir de ahí, tienes que volver a leerlo, ¡perdiendo aún más tiempo!

Por otro lado, si estuviera utilizando el principio OHIO, comprobaría si la fecha era libre y el tema interesante y tomaría una decisión de inmediato.

Otra forma de seguir adelante con tu trabajo es luchar contra la tentación de ser perfecto cuando se trata de tus tareas de baja prioridad. Recuerde que no todo debe hacerse sin problemas. Debe reservar este privilegio para su trabajo de alto nivel, ya que esto es lo que su jefe verá y juzgará.

A nadie le agradará que dedique mucho tiempo a responder correos electrónicos sin sentido, así que maneje esas tareas en consecuencia: hágalo rápidamente y continúe con las cosas importantes.

Escribe con eficiencia encontrando estructura y tranquilidad

Cada vez que lees algo, ya sea una novela o una publicación de blog, vislumbras el interior de la mente del autor. Con bastante rapidez, puede determinar si esa mente está perfectamente ordenada o es dramáticamente caótica. Y, si usted mismo es un escritor, sus lectores aprenderán mucho sobre el funcionamiento interno de su cerebro a partir del flujo de su prosa.

Entonces, para mejorar la eficiencia y la calidad de su escritura, necesita agregar estructura al proceso. Puede hacer esto mediante una lluvia de ideas, categorizando y luego describiendo.

En la fase de lluvia de ideas, escriba los pensamientos que le vengan a la mente sobre el tema. No se preocupe por el orden y la estructura; pintar con los trazos más amplios posibles.

Por ejemplo, imagine que se le ha encomendado escribir un discurso para los ejecutivos de su empresa sobre cómo hacer que la empresa sea más respetuosa con el medio ambiente. Puede comenzar con una lluvia de ideas sobre la imagen de la empresa, el rediseño del paquete de productos, los costos de energía, las emisiones de carbono y las bombillas LED.

De ahí viene la fase de categorización, durante la cual agrega algo de orden a sus ideas. Agrupe sus ideas en categorías y luego en subcategorías. En el caso del argumento ambiental, sus categorías pueden ser ganancias intangibles, como la imagen y los valores de la empresa; residuos y energía, en los que caerían los envases y los LED; y ganancias y pérdidas, que cubre costos de energía, emisiones de carbono y posicionamiento estratégico.

Una vez que haya hecho eso, estará listo para delinear su pieza organizando sus categorías en una secuencia lógica. En el ejemplo anterior, las categorías ya están en el orden correcto y todo lo que tienes que hacer es escribirlas, agregando una introducción y una conclusión.

Pero la escritura eficiente no se trata solo de estructura. También requiere tiempo y tranquilidad.

Después de todo, ¿cómo se supone que debes concentrarte si tu teléfono suena, los correos electrónicos llegan constantemente a tu bandeja de entrada y los colegas te molestan?

Intente ir a la oficina temprano, cuando no haya nadie cerca, o quedarse un poco más tarde, después de que sus compañeros de trabajo se hayan ido. O si su trabajo implica viajar en tren o avión, ¡aproveche esta excelente oportunidad para escribir algo enfocado!

El producto que entrega importa más que el tiempo que le dedica

¿Juzga la calidad de un libro por cuánto tiempo le tomó al autor escribirlo? Por supuesto no. Y lo mismo ocurre con el trabajo.

Los resultados son lo que cuenta. El número de horas dedicadas a un proyecto determinado es irrelevante. Después de todo, ¿puede pensar en un solo cliente o colega que quisiera que dedicara más tiempo a algo si ese tiempo extra llevara a peores resultados?

Por ejemplo, digamos que escribe dos informes. El primero, en el que pasaste ocho horas, resulta malo porque lo empezaste tarde y te pusiste ansioso al escribirlo. El segundo, que te llevó solo tres horas escribirlo, es excelente porque te preparaste y sabías exactamente qué escribir. ¿Cuál crees que preferirá tu jefe?

El punto es que es totalmente irracional valorar la cantidad de horas que pasas en algo por encima de la calidad del resultado. Dicho esto, si bien trabajar más rápido no significa que siempre salga temprano de la oficina, sí significa que debe sentirse libre de tomarse un tiempo libre.

No tiene sentido adoptar una cultura que favorece las largas horas sobre la productividad. Desafortunadamente, muchos gerentes todavía ponen más énfasis en las horas trabajadas que en los resultados obtenidos.

Tienden, a menudo inconscientemente, a valorar a los trabajadores que realizan horas extraordinarias y los fines de semana. Como resultado, muchos gerentes afirman estar a favor de los resultados, pero en la práctica prefieren a los empleados que trabajan muchas horas.

Teniendo en cuenta lo que sabe ahora sobre productividad, obviamente esto es un problema. Sin embargo, es uno que puede cambiar evitando que se arraigue esa cultura. Para hacerlo, simplemente evite hacer comentarios que refuercen la importancia de trabajar muchas horas.

Por ejemplo, si un colega se va temprano, no diga cosas como «Oye, ¿horario bancario?» Y, si un compañero de trabajo llega tarde, evite comentarios como «¡Mira quién decidió finalmente aparecer!»

Al evitar tales comentarios sarcásticos, mejorará la cultura de su lugar de trabajo. Por supuesto, hay otros beneficios de reducir las largas horas. Por un lado, le da más tiempo para su vida privada, ya sea que eso signifique una salida con su familia o hacer algo de ejercicio.

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Trabajar más horas disminuye la productividad

Priorice su vida privada y encuentre un lugar flexible para trabajar

La mayoría de la gente simplemente trabaja y trabaja y trabaja, pensando que ese es el enfoque más productivo. Pero la productividad es mucho más que trabajo. También está estrechamente relacionado con su vida personal y estilo de vida en general.

Después de todo, el objetivo de ser eficiente en el trabajo es hacer tiempo para tu vida fuera del trabajo.

Es importante priorizar las actividades no relacionadas con el trabajo y ceñirse a los estándares que establezca. Esto es esencial para proteger su tiempo personal y familiar.

Por ejemplo, podría establecer una regla de que siempre estará en casa a una hora determinada. Si surge algo urgente que no puede posponerse en absoluto, haga un plan con su jefe para terminarlo desde casa o venga temprano para terminarlo.

Recuerde, asegurarse de tener tiempo para pasar con su familia es esencial, ya sea que eso signifique cocinar juntos, compartir una conversación durante la cena o, si tiene hijos, leerles un cuento antes de dormir. Independientemente de cómo lo hagas, es clave asegurarte de estar ahí para tus seres queridos.

Pero para hacer realidad esa meta, debes demostrarle a tu jefe que eres confiable. Genera confianza con ella y te permitirá ir a casa más temprano o recuperar tiempo otro día al día siguiente.

Si es posible, aprenda a decir no a las reuniones tardías. Simplemente pospóngalos, haciendo un punto fuerte de que necesita ir a cenar con su familia.

Y en el mejor de los casos, simplemente acepte un trabajo en una empresa con horarios de trabajo flexibles. Una encuesta de 2008 encontró que los horarios flexibles son el factor determinante más importante para los empleados al considerar una oferta de trabajo, lo cual, como se espera que estos consejos de productividad extrema lo aclaren, tiene mucho sentido.

Por ejemplo, imagina que tu pareja se enferma repentinamente o que tu hijo está en una obra de teatro que comienza a las 5 de la tarde. No querrás quedarte atrapado en el trabajo durante momentos tan importantes y, la verdad, no tienes por qué estarlo.

La clave para leer más rápido no es leer más palabras por minuto. Es leer menos palabras en total. Para probar esto, simplemente elija un libro sobre un tema que le interese. Lea la introducción, luego la conclusión y finalice echando un vistazo al cuerpo en busca de la información que desee. Es casi seguro que habrá obtenido la información más importante que estaba buscando. Y te ahorraste mucho tiempo.

El truco de productividad extrema Monk Mode

El «Modo Monje» o «Monk Mode» es una estrategia que se relaciona estrechamente con los trucos de productividad, ya que se basa en la concentración absoluta y la dedicación a una sola tarea a la vez. Este enfoque se ha convertido en un recurso valioso para mejorar la productividad al implementar diversos trucos y prácticas efectivas.

Al aplicar el Modo Monje a los trucos de productividad, se destacan varios métodos clave. Entre ellos:

  1. Enfoque en una sola tarea: El Modo Monje fomenta la concentración total en una tarea específica, evitando la dispersión de la atención. Este enfoque es fundamental en trucos de productividad como la técnica Pomodoro, donde se trabajan bloques de tiempo dedicados a una sola actividad.
  2. Eliminación de distracciones: La práctica del Modo Monje implica desconectarse de fuentes de distracción como redes sociales, notificaciones de dispositivos electrónicos y otros elementos que interrumpan el flujo de trabajo. Esto coincide con trucos de productividad que enfatizan la importancia de crear un entorno de trabajo libre de interrupciones.
  3. Planificación y organización: El Modo Monje promueve la planificación detallada del tiempo y la priorización de tareas, lo que se alinea con trucos de productividad como la matriz de Eisenhower o la regla 80/20, que ayudan a identificar y enfocarse en las tareas más relevantes y de mayor impacto.
  4. Profundización en el trabajo: Al sumergirse por completo en una tarea, el Modo Monje permite alcanzar un nivel más profundo de trabajo, lo que se relaciona con trucos de productividad que buscan maximizar la calidad y eficiencia, como el principio de Pareto o la regla de las dos minutos para tareas rápidas.

La combinación del Modo Monje con estos trucos de productividad proporciona una estructura sólida para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo. Al adoptar estos métodos, se fomenta un enfoque más deliberado y productivo, optimizando el tiempo y los recursos disponibles para alcanzar los objetivos laborales con mayor efectividad.