Organizar un buen evento no es tarea fácil, pero con la planificación y preparación adecuada puede ser una experiencia gratificante. Ya sea que esté planeando un evento corporativo o una celebración personal, hay algunos pasos clave a seguir para garantizar que su evento se desarrolle sin problemas. Desde seleccionar el lugar perfecto y configurar las decoraciones hasta invitar a los invitados y administrar el presupuesto, hay mucho que considerar al organizar un evento. Con una organización cuidadosa y atención a los detalles, puede crear una experiencia inolvidable para todos los involucrados.
¿Estás buscando externalizar la organización de un evento? Encontrar una agencia de eventos Barcelona, en Madrid o cualquier otra gran ciudad es relativamente fácil. Pero deberás tener en cuenta que la calidad de la empresa elegida determinará la calidad del resultado final. Actualmente, organizar un evento de alta calidad o incluso un evento de lujo puede ser más accesible de lo que imaginas, ya que no es necesario tener el local o el mobiliario en posesión. También puedes organizar y alquilar estos elementos a través de empresas especializadas.
El alquiler de espacios para eventos o fiestas privadas es la solución perfecta para cualquiera que quiera organizar un evento sin tener que preocuparse por los detalles. Con el alquiler de locales, puede encontrar el espacio perfecto para su fiesta de networking privada y asegurarse de que todo salga a la perfección. Desde la selección de la ubicación correcta hasta la organización de los servicios de catering, el alquiler del lugar puede ayudarlo a garantizar que su evento sea un éxito. Ya sea que esté organizando una reunión íntima o una gran reunión de profesionales de negocios, el alquiler de un lugar puede proporcionar el escenario perfecto para su fiesta de networking.
El alquiler de mobiliario para eventos también es muy popular, ya que ofrece una forma asequible y cómoda de crear el ambiente perfecto para cualquier ocasión. Los servicios de alquiler de muebles ofrecen una amplia gama de muebles, desde sillas y mesas hasta sofás y camas, que se pueden alquilar por un corto período de tiempo. Esto permite a los organizadores de eventos ahorrar dinero al no tener que comprar o almacenar grandes cantidades de muebles. Además, también facilita la personalización de la apariencia del evento, ya que se pueden alquilar diferentes tipos de muebles según las necesidades y el presupuesto. Con los servicios de alquiler de muebles, los organizadores de eventos pueden crear una atmósfera única sin gastar mucho dinero.
Organizar buenos eventos
Pongamos de ejemplo la metodología desarrollada por por Elliott Bisnow, Jeff Rosenthal, Jeremy Schwartz y Brett Leve y resumida en su libro Make No Small Plans. Es la historia interna de cómo un grupo de jóvenes emprendedores creó una de las plataformas más emocionantes del mundo para eventos y conferencias globales: Summit Series. Sin embargo, esta no es solo una oportunidad para que cuenten la historia de su empresa. Repleto de ideas prácticas y sabiduría empresarial, este es un libro diseñado para inspirar a los lectores en sus propios viajes empresariales.
La filosofía de Summit es que suceden cosas interesantes cuando personas interesantes se reúnen y comienzan a hablar. Y eso es realmente el corazón de lo que hace la empresa: proporciona un foro para que las personas colaboren en grandes planes. Y también es cómo funciona Summit en sí. Es el compromiso de los fundadores con el fomento de ideas, la resolución creativa de problemas y, sobre todo, la colaboración lo que ha hecho que Summit sea tan exitoso.
Si se siente un poco falto de inspiración o en un callejón sin salida, considere ir a una conferencia, encontrar o fundar un grupo de personas interesadas en intercambiar ideas y buscar aquellas que puedan abrir su mente a nuevas formas de pensar.
Lecciones sobre pensar en grande, perseguir sueños y construir una comunidad a través de eventos
Si ha estado siguiendo el espíritu empresarial moderno, la tecnología y la cultura empresarial, probablemente haya oído hablar de Summit.
Summit comenzó con una idea: suceden grandes cosas cuando reúnes a las personas y las haces hablar. Esa no es una idea nueva, después de todo, es la razón por la cual los motores y agitadores globales se dirigen a lugares como Davos y Aspen.
Pero los invitados a ese tipo de eventos normalmente ya están establecidos. Son presidentes y ganadores del premio Pulitzer o directores ejecutivos y directores financieros de corporaciones gigantes.
Sin embargo, ¿qué pasa con la próxima generación: las personas que crean las aplicaciones y las nuevas empresas que revolucionarán el mundo del mañana? ¿Qué pasaría si los reunieras y los hicieras hablar?
En 2008, cuatro emprendedores de veintitantos años con poca experiencia práctica y solo dos títulos universitarios decidieron averiguarlo. Su libro, No hagas planes pequeños , es la historia de lo que sucedió después.
La versión corta es que construyeron Summit, una empresa de eventos que se ha hecho conocida como una especie de Davos para jóvenes emprendedores y un invernadero para el talento emergente.
La primera iteración de Summit, un viaje de esquí en Utah, estuvo muy lejos del tipo de eventos que organiza hoy. En ese entonces, solo había 19 invitados en una pequeña casa alquilada con habitaciones compartidas. La cerveza se acabó en media hora y el presupuesto reducido apenas alcanzaba para el equipo de esquí. Pero no importaba.
Una vez que esos invitados comenzaron a hablar, las chispas comenzaron a volar. Intercambiaron ideas, tramaron tratos e hicieron planes para el futuro. Lo más importante, forjaron amistades de por vida.
Después de Utah, Summit creció como una bola de nieve. Hoy en día, organiza eventos en todo el mundo y su lista de oradores invitados incluye a personas como Jeff Bezos, Richard Branson, Al Gore y muchos otros nombres reconocibles. La escala de la operación Summit puede haber cambiado, pero los valores de la empresa siguen siendo los mismos. Como dice el manifiesto de los fundadores, «Creemos que cuantas más personas excelentes conozcas, más personas excelentes conocerás».
Aprenderemos sobre la historia y el espíritu de Summit. No vamos a tratar de contarte la versión larga, es mejor dejarla en manos de los autores de No hagas planes pequeños . En su lugar, nos acercaremos y nos centraremos en cinco instantáneas que capturan la filosofía, las ideas y los valores de estos notables emprendedores.
En el camino, también aprenderás
- por qué ninguna idea debe quedar sin expresar;
- cómo construir relaciones comerciales significativas; y
- por qué vale la pena mantener las cosas surrealistas.
Qué es lo que te motiva para reunir a esa gente
La gente dice, haz algo que ames y nunca trabajarás un día en tu vida. Es una idea que ha estado dando vueltas durante tanto tiempo que prácticamente se ha convertido en sabiduría convencional.
La cosa es, sin embargo, que no está del todo bien.
El pensamiento aquí es que las cosas que te importan, llámalas pasiones o pasatiempos, son fáciles porque quieres hacerlas. El trabajo, por el contrario, es una tarea. Un trabajo duro. Algo que tienes que hacer y que preferirías no hacer. El tiempo vuela cuando te diviertes, pero el reloj de la oficina gira insoportablemente lento. Si hacer algo que amabas también te hiciera ganar dinero, no sería realmente un trabajo.
Pero hay otra forma de ver las cosas. Lo que pasa con los proyectos de pasión es que te dan ganas de seguir profundizando. Sigues descubriendo más complejidad. Más margen de mejora. También te vuelves más crítico y más atento a las deficiencias. En definitiva, te convierten en un perfeccionista.
Es lo mismo sea cual sea la actividad. Tenis. Tocando la guitarra. Escribiendo código. Quiere mejorar, pero la mejora es dolorosa. Tocar escalas mil veces apesta. Pasar horas practicando tu revés es una tarea. Crear el sitio web básico número 100 es aburrido.
Pero perseveras. Poner en los patios duros. Completa los ejercicios. Es precisamente porque te importa que seas capaz de hacer el trabajo. Dicho de otra manera, si haces algo que amas, trabajarás todos los días de tu vida. ¡Y eso es algo bueno! Porque estarás haciendo algo que importa. Que exprese tus valores. Eso te mueve hacia tus metas auténticas.
Entonces, no es una cuestión de trabajo versus pasión, esa es una falsa dicotomía. Es cuidado e interés. Si te importa, harás el trabajo; si conecta con quien eres, si te interesa, las partes duras y aburridas del proceso significan algo. Eso es lo que te ayuda. Eso es lo que te mantiene empujando.
Esta idea no está bien empaquetada en No hagas planes pequeños , no se le da un capítulo o una sección propia. Pero brilla en cada página y en cada historia que cuentan los autores. Por supuesto, por sí sola, esa preocupación no es suficiente para el éxito: hay mucho más que se necesita para algo tan complejo y grande como la construcción de una empresa global. Pero es absolutamente fundamental. Todo lo demás se construye sobre este compromiso.
Si vas a organizar un evento, la calidad no es una elección
Retrocedamos hasta 2008. La economía se está derrumbando y el futuro es incierto. Elliott, uno de los fundadores de Summit, está en la universidad. Aunque no es feliz. Algo falta.
Un día, mientras caminaba hacia el campus, se encuentra atrapado en una gran multitud de estudiantes. Todos corren en la misma dirección, hacia la biblioteca, para leer los mismos libros de texto y estudiar los mismos problemas. Problemas resueltos por los alumnos del año pasado. Todo para que puedan competir por los mismos trabajos en el mismo mercado laboral que está siendo destrozado por la mayor recesión desde los años 30. Para Elliott, no cuadra.
Él no quiere hacer eso. Quiere trabajar en sus propios problemas, no en los de sus profesores. No quiere estudiar, quiere construir algo. En resumen, acaba de descubrir algo importante sobre sí mismo: un sentido de dónde se encuentran sus auténticos intereses y qué quiere hacer con su vida.
La palabra autenticidad puede sonar como algo grande e intimidante, existencial. Eso es porque a menudo pensamos en términos de todo o nada: ser auténtico o no ser auténtico. Pero no tienes que ir con todo de inmediato. Tómalo de Elliott.
Se ha dado cuenta de que quiere establecer y resolver sus propios problemas. Para trabajar por su cuenta. Ser empresario. ¿Su primer pensamiento? Dar el paso decisivo. Deja la universidad.
Su padre, por suerte, es un tipo sensato. Abajo a la tierra. Práctico. Esto es lo que dice. Hay riesgos, y luego hay riesgos . La pregunta a pensar es qué tan lejos puedes caer. Abandonar la universidad y gastar todos sus ahorros es muy arriesgado. Si las cosas no salen bien, estarás en una situación difícil de la que será difícil salir. Entonces, ¿qué pasa si gastas algunos de tus ahorros y te quedas en la universidad mientras trabajas en lo que realmente te importa? Si no funciona, tendrá el ego herido, pero aún tendrá opciones y la mitad de sus ahorros. Misma recompensa, diferentes riesgos. En pocas palabras, no ponga todos sus huevos en una canasta.
¿Cuál fue la respuesta de Elliott? El escuchó. No abandonó la universidad. Empezó a vender anuncios en un boletín en línea en su tiempo libre. No gastó todos sus ahorros. Y no trató de persuadir a su familia para que volviera a hipotecar la casa para respaldar su idea de negocio. Y eso también es parte de la historia de Summit. Fueron las llamadas en frío que hizo desde su dormitorio universitario las que le enseñaron las habilidades que necesitaría para lanzar la empresa.
Así que aquí está la lección: actuar auténticamente no significa ser imprudente. No se está precipitando hacia lo desconocido, está empujando lentamente las puertas abiertas a nuevas oportunidades.
Ese proceso comienza con una sola pregunta: ¿Qué me interesa? A veces, la respuesta se presenta por casualidad: simplemente te golpea un día, como le pasó a Elliott. Pero también puedes ser más deliberado al respecto. Siéntese con esa pregunta por un rato y luego escriba sus respuestas. Tal vez sea cocinar, hacer ejercicio, finanzas o aprender un idioma. ¿Y entonces? Bueno, saca tiempo para hacer esas cosas. Empiezas a cocinar. Toma esa clase. Consigue ese certificado. Inscríbete en ese curso.
Tantos grandes viajes comienzan con este cambio de un deseo pasivo a un compromiso activo. Pero recuerda: no es todo o nada. No hagas planes pequeños, ¡ pero comienza de a poco!
Cuestione las forma tradicional de crear un evento
El espíritu empresarial no es glamoroso, especialmente cuando estás llamando en frío a posibles clientes desde la habitación de tu infancia. Sobre todo, puede ser solitario.
Había toneladas de otros jóvenes emprendedores por ahí, pero a los futuros fundadores de Summit les resultó difícil conectarse con ellos. A fines de la década de 2000, la única apuesta real era asistir a eventos de networking.
Sin embargo, estos eventos fueron brutales. Durante un par de horas, estarías hacinado en el vestíbulo brillantemente iluminado de un hotel del centro con cientos de personas desesperadas por aprovechar esta oportunidad para hacer conexiones. Fue ruidoso. Estaba cargado. Fue caótico. No fue una reunión. Era un mercado de ganado.
Sin embargo, no era solo que no hubiera tiempo o espacio para conversaciones interesantes. Estos eventos parecían fomentar activamente interacciones desgarradoras. Era un ambiente diseñado para ese tipo que siempre está vendiendo algo; que siempre está presionando su agenda. El tipo que ya está inspeccionando la habitación en busca de su próximo objetivo sin escuchar a la persona que tiene delante. Quien trata a los demás como medios para sus fines.
Todo era transaccional y arraigado en el pensamiento a corto plazo. Se trataba de lo que puedes hacer por mí ahora mismo, mañana o la próxima semana. Pero los mejores networkers son el tipo de personas que construyen relaciones a largo plazo con las personas que les importan. Entienden que las relaciones deben nutrirse: hay que trabajar, practicar y dedicarles tiempo antes de que den frutos.
Para los fundadores de Summit, esta forma de ver las cosas parecía intuitiva, incluso obvia. Pero eso planteó una pregunta interesante. Si el secreto para construir excelentes relaciones comerciales no era un misterio, ¿por qué no hubo algún tipo de foro que alentara ese comportamiento? ¿Un espacio en el que se puedan mantener conversaciones mejores, más profundas y más interesantes? ¿ Un lugar en el que los empresarios pudieran encontrarse realmente ?
Fue esa pregunta la que lanzó Summit Series.
El momento también era el adecuado. Los primeros brotes de la nueva economía digital brotaban de los escombros que dejó el crack de 2008. Con la tienda de aplicaciones, podías construir cualquier cosa. Surgían nuevas marcas y reinventaban la forma en que se vendía todo , desde colchones hasta zapatos y aspiradoras.
Pero todos estos empresarios eran como islas individuales. Juntos formaban una especie de archipiélago, pero no había ningún puente que los conectara. Y ahí es donde entró Summit.
Aquí estaba la idea: reunir a tantos de estos empresarios como sea posible en un solo lugar y hacerlos hablar. No solo por unas horas. Y no en el vestíbulo de un hotel cargado. Algún sitio bonito. Un lugar donde pudieran desarrollarse conversaciones reales. Y así fue como empezó. Elliott reservó una casa cerca de las pistas de esquí de Utah y comenzó a llamar en frío a patrocinadores potenciales e interesantes jóvenes empresarios sobre los que había leído. Al final, 19 personas aceptaron venir en un viaje de esquí de tres días con todos los gastos.
Era el comienzo de algo grande. Y todo empezó por cuestionar el statu quo.
Si quieres organizar un evento memorable, que sea creativo y emotivo
Bien, hemos hablado un poco sobre seguir sus pasiones, equilibrar su autenticidad con el sentido común y comenzar de a poco, ser lo suficientemente valiente como para romper la tradición y hacer las cosas a su manera. . . ¿que sigue?
Para los fundadores de Summit, ya sea que organicen un evento con menos de 20 o más de 2000 invitados, siempre se aplican ciertas reglas.
Primero, los invitados. ¿A quién invitas? La opinión de Summit es que el estatus es irrelevante: no es necesario ser rico u ocupar una posición prestigiosa para ser una persona interesante. Lo que realmente importa es la pasión.
Comienza preguntando: ¿Esta persona está haciendo un trabajo que ama? La segunda pregunta es aún más simple: ¿Son agradables? Eso es todo. Si alguien marca ambas casillas, pasa lo que se conoce como la prueba del aeropuerto : es alguien con quien pasarías felizmente cuatro horas si tu vuelo se retrasara.
Esas fueron las preguntas que los fundadores de Summit hicieron cuando organizaron ese viaje de esquí a Utah, y son las preguntas que todavía hacen cuando envían invitaciones a los eventos de hoy.
Pero los invitados interesantes y agradables por sí solos no hacen un evento. Hay otro factor en juego.
Una noche, esto fue alrededor de 2010, los fundadores estaban cenando con un chef excéntrico en Los Ángeles. Fue pionero en la escena de los restaurantes emergentes de la ciudad y fue la estrella de su movimiento de comida clandestina. Sus acrobacias incluyeron la organización de cenas al costado de las carreteras o en acantilados con vista al océano.
Había oído hablar de Summit: se había corrido la voz después de Utah y un par de eventos posteriores. La cuestión es que, les dijo a los fundadores, lo mantienen real cuando lo que realmente necesitan hacer es mantenerlo surrealista . Era su forma de decir que Summit era un poco aburrido. Que necesitaba subir una marcha o dos.
Él estaba en lo correcto. Y eso nos lleva al segundo factor: la atmósfera. la puesta en escena El entorno. La mesa al lado de la carretera que replantea tu plato de tortellini. Lo que hace que el evento sea, bueno, surrealista. Memorable. inmersivo
Entonces, ¿qué pasa si contratas un crucero completo, lo llenas con más de mil invitados interesantes y lo navegas por las Bahamas durante tres días? En 2011, Summit hizo precisamente eso. Y de repente todo se unió. Fue una experiencia única con gente increíble.
Piense en esos vestíbulos de hotel sofocantes y demasiado iluminados y luego imagine exactamente lo contrario: eso es lo que era Summit at Sea. Hubo comidas preparadas por jóvenes chefs. Música en vivo en múltiples cubiertas. Rincones íntimos con alfombras de piel de oveja para conversar. Sesiones de meditación. Conferencias sobre todo, desde criptomonedas hasta resolución de conflictos. Bares, piscinas, DJs. Era imposible sentirse aburrido.
Después de 2011, Summit nunca miró hacia atrás. Los eventos se hicieron más grandes, más extravagantes e incluso más surrealistas. Es una receta que funciona. Decenas de miles de personas han asistido a sus eventos. Más importante aún, han construido relaciones duraderas. Tome sólo un par de ejemplos. Qwiki, una aplicación para compartir videos de iPhone que se vendió a Yahoo por $50 millones, nació en un evento de la Cumbre. La empresa de rastreadores de salud de relojes de pulsera de $ 100 millones Basis aseguró su primera ronda de inversión importante en otro evento.
Grandes cosas suceden cuando reúnes a las personas adecuadas y las haces hablar en el entorno adecuado.
Mantenga una mente abierta a la sugerencia de los asistentes
Entonces, Summit puede haber comenzado con una gran idea innovadora. . . pero, ¿cómo puede una empresa resistir el paso del tiempo y seguir siendo innovadora? La respuesta de Summit es que fomentas una cultura en la que ninguna idea queda sin expresar . Analicemos eso.
Las ideas son igualitarias. Los pasantes pueden tener grandes ideas y los directores ejecutivos pueden tener ideas terribles. También puede ser al revés, por supuesto. A veces, la inexperiencia relativa y la experiencia sí importan. El punto es que una gran idea puede provenir de cualquier parte, y el estado de la persona que la propone no es un indicador confiable de su valor.
Así que ese es el primer marcador de una cultura que está abierta a las ideas: todo el mundo recibe una audiencia justa. El segundo marcador es que hay un énfasis en generar muchas ideas. Dicho de otra manera, no es solo que cualquiera pueda presentar una idea, es que existe la expectativa de que todos lo harán .
Eso es porque la cantidad hace la calidad. Solo sacando todo a la luz se llega a lo bueno. Si una idea no es correcta, sigues adelante. Sin daño, sin falta. No tienes que comprometerte con una mala idea solo porque la hayas escuchado, pero cuantas más malas ideas escuches, más probable es que encuentres las buenas.
Por un lado, contratar un crucero completo por más de un millón de dólares fue una idea loca. Pero es lo que puso a Summit en la cima. Ahí es donde esa cultura marca la diferencia. Cuando está dispuesto a comprometerse con ideas que suenan locas, a menudo descubre que en realidad son viables.
Tome otra idea descabellada: hacer que Jeff Bezos aparezca en un evento de la Cumbre sin gastar todo el presupuesto anual de la compañía en honorarios por conferencias. Simplemente no suena factible: después de todo, este es uno de los hombres más ricos y más solicitados del mundo. Está bien, claro, pero démosle a la idea una audiencia justa.
¿Qué es una tarifa de hablar de todos modos? Bueno, es un beneficio, una remuneración por el tiempo y la energía de alguien. Pero, ¿tiene que tomar la forma de dinero? Cuanto más lo pensaban, menos seguros estaban los fundadores de Summit de que así fuera. Elliott, por ejemplo, recordó un trato que había hecho con un servicio de limusina años antes. La empresa quería colocar anuncios en su boletín informativo, pero no podía permitírselo. Así que llegaron a un arreglo diferente: obtuvieron los anuncios y Elliott pudo usar sus limusinas para conducir a las reuniones.
También hubo tratos similares con bandas que tocaron en eventos Summit. Pero, ¿qué puedes ofrecer a un hombre que lo tiene todo? La respuesta fue una plataforma .
Esto fue en 2016. Bezos se había convertido en un nombre familiar, pero la gente realmente no conocía su historia. ¿Quien era él? ¿De dónde había venido? ¿Cuáles eran sus valores? Así que eso es lo que Summit le ofreció: la oportunidad de contar esa historia a una audiencia en vivo de 2500, así como a los millones de personas que luego verían una grabación de la entrevista. Eso, para él, era un beneficio único que era mucho, mucho más valioso que la tarifa de un orador.
La moraleja de la historia? Haz grandes planes y escucha ideas locas. Nunca se sabe, es posible que funcionen.