Actualizado el domingo, 22 septiembre, 2024
La productividad es una habilidad aprendida. Y con las técnicas y la mentalidad correctas, puede alcanzar niveles ninja de productividad de élite. Al mantenerse ágil, atento y organizado, incluso la lista de tareas pendientes más desalentadora se puede manejar rápidamente.
How to Be a Productivity Ninja transforma las técnicas de gestión del tiempo y los consejos de productividad de la vieja escuela en un manual del siglo XXI sobre cómo trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Adaptado a las realidades del trabajo y la vida contemporáneos, está repleto de orientación práctica y ejercicios para aumentar la productividad.
- Graham Allcott es uno de los expertos en productividad más conocidos del Reino Unido. Además de escribir libros como How to be a Productivity Ninja y How to be a Study Ninja , Allcott es fundador de la consultora de productividad Think Productive y presentador del podcast Beyond Busy.
Recuerda que el tiempo es un recurso valioso, y aprender a gestionarlo sabiamente es clave para el éxito profesional y personal. Adopta los consejos de Graham Allcott y conviértete en un auténtico Productivity Ninja, capaz de enfrentar los desafíos del siglo XXI con determinación y destreza.
Cómo Ser un Productivity Ninja: Transformando las Técnicas de Gestión del Tiempo y Consejos de Productividad para el Siglo XXI
Seamos brutalmente honestos. Los consejos de productividad tradicionales como «Levántate media hora más temprano todas las mañanas» tienen buenas intenciones, pero no son efectivos.
En estos días, cada vez más personas trabajan en roles ultra exigentes y de ritmo acelerado. Y casi todo el mundo lleva consigo un teléfono inteligente, lo que permite que su trabajo llegue a ellos en cualquier lugar y en cualquier momento. Levantarse media hora antes difícilmente tendrá un impacto cuando recibe cientos de correos electrónicos al día. ¿Y quién realmente quiere levantarse más temprano de todos modos?
Si probó y se sintió decepcionado por los trucos de productividad convencionales y está buscando estrategias que realmente funcionen, ¡entonces está listo para convertirse en un ninja de la productividad! Estos consejos de productividad ofrecen consejos que en realidad están dirigidos a un contexto profesional contemporáneo, así como ideas que agilizarán seriamente sus flujos de trabajo.
En estos consejos de productividad, aprenderás
- cómo lograr lo aparentemente imposible y llegar a la bandeja de entrada cero;
- por qué la gestión del tiempo es una pérdida de tiempo; y
- por qué el modelo CORD es el arma secreta de un ninja de la productividad.
Sube de nivel tu juego de productividad
En un mundo en constante evolución, donde el tiempo se ha convertido en un recurso sumamente valioso, la productividad se ha vuelto más relevante que nunca. Los consejos de productividad de antaño pueden haber tenido su lugar en el pasado, pero para enfrentar los desafíos actuales, necesitamos un enfoque más inteligente y eficiente. Es aquí donde entra en juego la figura del «Productivity Ninja» o «Ninja de la Productividad», una nueva generación de profesionales altamente eficaces en su gestión del tiempo y tareas.
El Maestro de la Productividad: Graham Allcott
Para dominar las artes de la productividad en el siglo XXI, es imprescindible aprender de los mejores. Uno de los referentes más destacados en este campo es Graham Allcott, un reconocido experto en productividad del Reino Unido. Entre sus obras más destacadas, encontramos «How to Be a Productivity Ninja» y «How to Be a Study Ninja». Además, Allcott es el fundador de la consultora de productividad Think Productive y presentador del popular podcast «Beyond Busy».
Adiós a los Consejos Obsoletos
En tiempos modernos, los consejos tradicionales de productividad como levantarse más temprano o trabajar más horas ya no son suficientes. Con la creciente presión laboral y la omnipresencia de los dispositivos móviles, necesitamos estrategias más innovadoras y adaptadas a nuestra realidad contemporánea.
El enfoque del Productivity Ninja se basa en el trabajo inteligente, no en el esfuerzo desmedido. Dejemos atrás los consejos obsoletos y centrémonos en técnicas efectivas para mejorar la productividad.
Dominando la Bandeja de Entrada
Uno de los mayores desafíos que enfrentamos en nuestra vida laboral es el abrumador flujo de correos electrónicos. Para convertirte en un auténtico Productivity Ninja, debes aprender a alcanzar la codiciada «Bandeja de Entrada Cero».
¿Cómo se logra esto? No se trata de responder cada correo de manera inmediata, sino de aplicar una estrategia efectiva. El primer paso es establecer momentos específicos para revisar tu correo, evitando interrupciones constantes. El segundo paso implica priorizar los correos según su importancia y urgencia, concentrándote en los más cruciales primero. El tercer paso es aprender a decir «no» de manera asertiva a aquellos correos que no requieren una respuesta inmediata o que no son relevantes para tus tareas prioritarias.
El Tiempo no se Administra, se Vive
Un concepto revolucionario que promueve el enfoque del Productivity Ninja es que el tiempo no se administra, se vive. La gestión tradicional del tiempo puede llevarnos a ver nuestras jornadas laborales como una carrera contra el reloj, pero esto solo nos genera estrés y ansiedad.
En cambio, debemos aprender a vivir cada momento con plena conciencia y enfoque. Esto implica establecer rituales personales que te ayuden a concentrarte y mantener la calma en medio del caos. Un ejemplo es la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar intensamente durante 25 minutos y luego descansar durante 5 minutos. Este enfoque intermitente maximiza nuestra productividad y nos mantiene frescos mentalmente.
El Poder del Modelo CORD
Una de las herramientas más poderosas en el arsenal del Productivity Ninja es el modelo CORD. Esta sigla se refiere a Capture, Organize, Review, Do (Capturar, Organizar, Revisar, Hacer).
- Capturar: Consiste en anotar todas las ideas, tareas y proyectos en una lista centralizada. Esto asegura que nada se pierda en el caos del día a día.
- Organizar: Una vez que tienes todas tus ideas capturadas, es hora de clasificarlas y organizarlas por prioridad y contexto. Puedes usar herramientas digitales o simples cuadernos para este propósito.
- Revisar: Regularmente, toma un tiempo para revisar tus listas y asegurarte de que estás enfocado en las tareas más importantes.
- Hacer: Por supuesto, el paso más importante es tomar acción y realizar las tareas en base a tus listas organizadas.
Puedes entrenarte para convertirte en un ninja de la productividad
No faltan libros, aplicaciones y programas que prometen ayudarlo a lograr niveles extraordinarios de productividad. Te enseñarán cómo correr con 3 horas de sueño por noche, trabajar en 17 tareas a la vez y responder tus correos electrónicos en nanosegundos. En resumen, lo convertirán en un superhéroe de la productividad, o eso prometen.
Aquí está el problema con eso. Los superhéroes no existen. Y a menos que te pique una araña radiactiva, nunca lograrás nada que realmente puedas llamar niveles de productividad sobrehumanos .
Los ninjas, por otro lado, existen , y no solo los entrenados en artes marciales japonesas. En el mundo en general, el término “ninja” simplemente significa una persona con habilidades de élite y una mentalidad enfocada. Al emplear las técnicas correctas, cualquiera puede convertirse en ninja.
¿Qué cualidades tiene un ninja de la productividad?
Para empezar, un ninja la mantiene tranquila. Incluso cuando una ninja tiene una lista de cosas por hacer en espiral, cultiva la mentalidad tranquila necesaria para abordar decisiones difíciles y equilibrar las prioridades contrapuestas. Ella tiene procesos para garantizar que ninguna tarea se escape. Como resultado, nunca se siente abrumada.
Un ninja también es despiadado. Ella dice no a las tareas y obligaciones que no sirven a su propósito final, y no tolera interrupciones y distracciones innecesarias.
Además de eso, un ninja es experto en armas. Pero recuerda, aquí estamos hablando de un ninja de la productividad . No lleva espadas ni arroja estrellas; en cambio, sus armas preferidas son flujos de trabajo bien perfeccionados y trucos de gestión del tiempo: un conjunto de herramientas organizativas que puede aplicar hábilmente según sea necesario.
Aquí hay otra cualidad que posee un ninja de la productividad: no es convencional. No tiene miedo de correr riesgos o desafiar el statu quo si eso significa hacer las cosas más rápido y mejor. Ella corta a través de la burocracia para tomar la ruta más corta entre lo pendiente y lo hecho.
Una ninja también es ágil: maneja su carga de trabajo de manera eficiente y es una profesional sabiendo cuándo pasar de una tarea a otra. Siempre está dispuesta a dejarlo todo para responder a una oportunidad o extinguir una amenaza.
Finalmente, a pesar de todas esas increíbles cualidades, hay algo que un ninja no es: perfecto. A veces, se salta una fecha límite, se olvida de una tarea o pasa la mañana desplazándose por Instagram en lugar de abordar su lista de tareas pendientes. Y eso está bien, porque no es la perfección lo que busca, es la consistencia .
¿Te sientes listo para dar rienda suelta a tu ninja de productividad interior?
Tu atención es una moneda valiosa, así que gástala con cuidado
La productividad tiene que ver con la gestión del tiempo, o eso dice la sabiduría convencional. Pero los ninjas no son nada convencionales. Y un ninja de la productividad sabe que la gestión de la atención , no la gestión del tiempo, es la clave para una productividad ultraalta.
Puede seguir todos los trucos de administración del tiempo que desee: levantarse 15 minutos más temprano todos los días, programar reuniones durante la hora del almuerzo y atender llamadas de trabajo en la caminadora. Pero si no puede prestar un alto nivel de atención a esas tareas adicionales que ha logrado incluir, entonces toda esa gestión del tiempo se desperdicia.
En el transcurso de un día, las personas generalmente fluctúan entre tres niveles de atención. Hay una atención proactiva , donde eres agudo, enfocado y en la zona. Luego está la atención activa : estás trabajando a buen ritmo, pero tu atención está decayendo y eres susceptible a las distracciones. Finalmente, está la atención inactiva : es posible que esté sentado en su escritorio pero, seamos honestos, preferiría estar durmiendo la siesta.
Los períodos de atención proactiva son óptimos para lograr la máxima productividad, pero nadie puede mantener la atención proactiva durante todo el día. Sin embargo, un ninja de la productividad puede asegurarse de que su preciada atención proactiva nunca se desperdicie. Eso significa que nunca asiste a reuniones sin sentido cuando su atención es más aguda. Por otro lado, nunca programa negociaciones críticas con clientes cuando su atención está inactiva.
¿Cómo maneja esto? Primero, llega a conocer su propio ciclo de atención. Durante unos días, traza un mapa de sus niveles de atención, anotando cuándo está en su mejor momento y cuándo se desploma. Quizás descubre que experimenta atención proactiva a primera hora de la mañana y atención inactiva inmediatamente después del almuerzo. Luego, ajusta su horario para adaptarse a su ritmo. El pensamiento crítico y las decisiones clave se toman por la mañana. Guarda tareas sin sentido, como borrar correos electrónicos, para después del almuerzo.
Por supuesto, nuestro ninja de la productividad sabe que no es tan fácil como simplemente administrar sus propias ventanas de atención; también tiene que estar atento a las interrupciones externas. Así que opera en modo sigiloso. Dice que no a las tareas innecesarias y rechaza las invitaciones a reuniones en las que no es parte interesada. Cuando está en la zona, sus notificaciones de correo electrónico están desactivadas y su teléfono está en modo silencioso. A veces incluso usa audífonos para indicarles a sus colegas que no deben molestarlo.
No es necesario encontrar horas extra en el día. Proteja su atención y su productividad fluirá.
Realmente es posible lograr y mantener la bandeja de entrada en cero
¿Alguna vez has visto una de esas escenas de películas en las que un ninja está rodeado por docenas de asaltantes por todos lados y tiene que ejecutar una impresionante variedad de patadas, saltos y esgrima antes de finalmente vencer a sus enemigos?
Bueno, en el lugar de trabajo moderno, te enfrentas a miles de agresores que intentan atacar tu productividad todos los días: tus correos electrónicos. Pero, con un poco de conocimiento ninja, puedes vencerlos a todos sin sudar.
Como puedes hacer eso? Haciendo de dos pequeñas palabras tu mantra: Inbox. Cero.
No puede aprovechar al máximo los períodos de atención proactiva cuando está obsesionado con los correos electrónicos sin responder. Por lo tanto, debe tener su correo electrónico bajo control.
Primero, deja de revisar tus correos electrónicos y comienza a procesarlos. Eso significa usar su bandeja de entrada como una plataforma de aterrizaje, no como una lista de tareas o un archivador. Desea sacar rápidamente los correos electrónicos de su bandeja de entrada y enviarlos a los corrales de espera designados. Para procesar el correo electrónico de manera eficiente, recuerde las tres d: si puede manejarlo , eliminarlo o delegarlo en menos de dos minutos, ¡entonces hágalo !
Los correos electrónicos que requieren más de dos minutos deben fluir a una de las otras tres carpetas. La primera, la carpeta de acciones , es para correos electrónicos que requieren una acción que llevará más de dos minutos. A continuación, la carpeta de lectura es para los correos electrónicos que le gustaría leer con más atención cuando tenga tiempo. Y finalmente, la carpeta de espera es para correos electrónicos que necesitan la atención de otra persona.
Una vez que haya creado las carpetas de acción, lectura y espera, evite la tentación de crear subcarpetas. Es posible que se sienta desorganizado al tener solo tres carpetas para todos sus correos electrónicos. Pero piense en su correo electrónico como una bola de papel. Desea tirarlo en el contenedor correcto, en algún lugar donde no se pierda y se trate. ¿Es más probable que aterrice si tiene tres cubos grandes para tirarlo? ¿O docenas de tazas diminutas?
La bandeja de entrada cero es realmente así de fácil: procese en lugar de revisar los correos electrónicos y luego canalícelos a un sistema de archivo ultra simple. Mantenga el número mágico revisando los correos electrónicos en lotes, digamos tres veces al día, y logrando que la bandeja de entrada sea cero al final de cada sesión.
Puede que no parezca tan impresionante como una secuencia de pelea cinematográfica, pero derrotar cientos de correos electrónicos con unos pocos clics del mouse sin duda te hará sentir invencible.
Capture las tareas pendientes y recójalas en un solo lugar
Para hacer las cosas, necesitas saber lo que hay que hacer. Suena bastante simple, pero cuando se trata de cotejar sus tareas, muchas personas lo hacen todo mal. Comienzan a enumerar lo que se debe hacer y luego se distraen mientras elaboran estrategias sobre cómo lo harán todo. O peor aún, se sienten abrumados y abandonan la lista por completo.
Combata las listas de tareas a medio escribir con el modelo CORD: un enfoque para crear su lista de tareas que se adapta a las realidades de la vida moderna. El primer paso, Capturar y recopilar, garantizará que su lista de tareas pendientes sea una instantánea precisa de las tareas pendientes.
Adquiera el hábito de capturar sus tareas sin analizarlas. Haz esto escribiendo tareas en tu teléfono, o incluso ve a la vieja escuela con un cuaderno. Y no te quedes solo con las tareas. Puede capturar las ideas brillantes que tiene en la ducha, solo asegúrese de secarse con una toalla antes de anotarlas. Y capture las quejas o pensamientos recurrentes como «Tal vez debería obtener un seguro de vida». Capturar estas cosas no te obliga a lidiar con ellas de inmediato, pero te ayudará a completarlas eventualmente.
Una vez que haya capturado sus tareas, deberá recopilarlas . He aquí un ejercicio para empezar.
Necesitarás una bandeja, un bolígrafo y algunas hojas de papel. Vuelva a su sistema de captura, ya sea en su teléfono o en una computadora portátil. Ahora, migre cada una de las tareas que ha capturado de su lista a un recibo de papel; probablemente tendrás un montón de ellos cuando hayas terminado.
¡Pero aún no has terminado!
Haz un barrido de todos tus principales puntos de recogida. Estos son lugares como su bandeja de entrada de correo electrónico, su buzón de correo físico y la bandeja de entrada de su oficina, donde las tareas tienden a aterrizar. Escriba cada tarea que encuentre en su propio recibo. Recuerde, no está analizando las tareas, simplemente capturándolas.
Finalmente, camine por su espacio y busque evidencia física de cualquier otra tarea pendiente. Estos pueden ser Post-its, facturas, cartas o vales. ¡Agrégalos a la bandeja!
A estas alturas, deberías estar mirando una pequeña montaña de papel. Es posible que te sientas estresado al mirarlo. Después de todo, es un recordatorio físico de todo lo que tienes que hacer. Pero al abarrotar tu bandeja, en realidad estás despejando tu mente.
Hackea tu lista de tareas pendientes para aumentar tu productividad
Así que ha terminado la fase de Captura y Recolección del modelo CORD, y ahora le queda una gran cantidad de tareas pendientes. Pero no se equivoque: la montaña de tareas pendientes que tiene delante no es su lista de tareas pendientes. ¡Todavía no, al menos! Pero será una vez que haya trabajado en la siguiente fase del modelo CORD: Organización .
La humilde lista de tareas pendientes es una de las herramientas de productividad más populares que existen. En su forma más común, una lista numerada de tareas que pueden ir desde «preparar una presentación» hasta «comprar leche», también está lejos de ser eficaz. Pero en manos de un ninja de la productividad, una lista de tareas pasa de ser un papel sin sentido a un arma letal.
El error que comete la mayoría de la gente con su lista de tareas pendientes es abandonarla en la etapa Capturar y recopilar. Si desea convertir las tareas pendientes en esa gran pila de papel que acaba de juntar en listas , debe organizarlas. Primero, ordene sus tareas en dos categorías: Proyectos y Acciones maestras .
Los proyectos son sus tareas más complicadas. De hecho, no son realmente tareas en absoluto. Supongamos que ha enumerado con optimismo «cambiar de proveedor de Internet» como una de sus tareas pendientes. Esto implica cancelar su antiguo proveedor, buscar nuevos y negociar un contrato. Esa no es una tarea pendiente, son varias, así que archívelas en Proyectos. Anotar estos proyectos generales y consultarlos con frecuencia lo ayudará a mantenerse enfocado para completarlos.
A continuación, divida sus proyectos en elementos de acción. Esta lista de acciones relacionadas con el proyecto forma parte de su Lista Maestra de Acciones. Las tareas no relacionadas con el proyecto, como «renovar la licencia de conducir» o «reservar una sala de reuniones para el martes», también viven aquí. Básicamente, si es procesable, va a la Lista de acciones maestra.
Sea lo más específico posible al escribir elementos de acción; eso significa usar verbos y detalles para pintar una imagen clara de la tarea. «Cancelar el contrato de Internet antes del martes» es un elemento de acción mucho más útil que algo vago como «Internet».
Es posible que tenga la tentación de organizar los elementos de acción por proyecto. Pero, ¿por qué no probar un verdadero truco ninja y organizarlos por lugar? Agrupe las tareas en categorías como «Oficina», «Hogar» o «Fuera de casa». Luego, simplemente puede fluir a través de todas sus tareas relacionadas con la oficina cuando se sienta en su escritorio, por ejemplo, en lugar de perder el tiempo deliberando sobre qué proyecto abordar. Incluso podría crear subcategorías dentro de estos lugares; por ejemplo, «correo electrónico» y «banca en línea» podrían ubicarse debajo de su categoría «oficina», mientras que «teléfono» podría ser una subcategoría para «salir».
Pensar en lo que haces es tan importante como hacerlo
Una vez que haya armado su lista de tareas pendientes, se sorprenderá de la facilidad con la que pasa de una tarea a otra, marcando las tareas pendientes y poniendo grandes proyectos a la cama. Toda esa energía mental que ha ahorrado al no agonizar sobre qué tarea abordar a continuación puede aprovecharse en la tercera fase del modelo CORD: Revisión .
No confundas ser productivo con trabajar sin pensar, incluso si eso te hace eficiente. Después de todo, no eres un robot, ¡eres un ninja! Y revisar despiadadamente sus listas de tareas y flujos de trabajo lo ayudará a lograr un nivel de productividad de élite.
¿Cómo funciona esta revisión? Bien, prepárese para agregar dos listas más a su arsenal de productividad: la lista de verificación semanal y la lista de verificación diaria .
Su lista de verificación semanal es su revisión exhaustiva de sus tareas, objetivos y desempeño. Querrá reservar unas dos horas a la semana para revisarlo.
Comienza con una ronda de captura y recolección, donde registras todas tus tareas. Primero, capture en un nivel micro. Reúne todas las capturas que hiciste en la semana y barre los puntos de recolección como tu bandeja de entrada para detectar cualquier tarea adicional. Luego, capture en un nivel macro. Mire elementos generales como proyectos y objetivos: ¿Necesita generar nuevos elementos de acción aquí?
Ahora puede pensar en la próxima semana de trabajo. ¿Qué nuevas acciones necesita priorizar? ¿Qué puedes quitar de tu agenda?
Finalmente, para ayudarlo a refinar su lista de tareas pendientes, haga algunas preguntas clave. Después de algunas listas de verificación semanales, debería poder adaptar sus propias preguntas, pero aquí hay algunas para comenzar: ¿Hay tareas aquí que no están claras o necesitan redefinirse? ¿Alguna acción que se pueda desglosar en tareas más realizables? ¿Hay algo que me esté resistiendo a hacer? Si es así, ¿por qué?
Su revisión diaria es más simple, pero igualmente crucial. Antes de sumergirse en su lista de tareas pendientes, consulte su calendario para ver la agenda del día y cualquier fecha límite inminente. Luego, identifique sus grandes rocas , es decir, las tareas que requerirán un trabajo mental pesado. Finalmente, decida cuáles va a abordar hoy y asígneles un tiempo de atención proactiva.
En pocas palabras, la clave para mantenerse al tanto de su lista de tareas pendientes es, sí, más listas. Pero más listas no significan más trabajo. El tiempo que dedica a trabajar en sus listas de control semanales y diarias le permitirá abordar su trabajo real con una sensación de impulso y fluidez.
La mejor forma de hacer las cosas es haciéndolas
Por fin, ha llegado a la etapa final del modelo CORD. Ha recopilado, organizado y revisado. ¿Que sigue? ¿Cuál es el misterioso paso final que revelará el secreto de la productividad a nivel ninja?
El secreto es. . . no hay secreto Una vez que haya establecido lo que necesita hacer, organizado cómo lo va a hacer y refinado su enfoque para hacerlo, todo lo que queda por hacer es, ¡bueno, hacerlo! Es por eso que el componente final del modelo CORD es la etapa Do.
Por supuesto, está hacer cosas, y luego está hacer cosas al estilo ninja. Así es como un ninja de la productividad aborda sus tareas pendientes.
Para impulsar su productividad, un ninja alinea sus tareas pendientes con su nivel de atención controlándose a sí mismo mientras trabaja. ¿Se siente concentrado? Es hora de pensar profundamente, no de ingresar datos. ¿Está su energía decayendo mientras trabaja en un campo grande? Reconoce que está en modo de atención inactivo, por lo que cambia al papeleo.
Cultivar la agilidad es importante para un ninja. Sabe que su día puede verse de una manera a las 9:00 am y verse completamente diferente al mediodía. Si necesita pasar de una tarea a otra, simplemente consulta su Lista maestra de acciones para ponerse al día.
Si hay algo que un ninja odia, es pasar demasiado tiempo en el modo de configuración. Es consciente de que hay un costo de tiempo para configurar las tareas. La banca en línea y el correo electrónico, por ejemplo, requieren configuración en forma de inicio de sesión y carga de una página web. Trabajar en un informe requiere una configuración en forma de lectura de un borrador y volver a familiarizarse con los conceptos clave. Entonces, una vez que un ninja establece una tarea, pasa el mayor tiempo posible en ella. Cambiar de una tarea a otra puede generar costos importantes en el tiempo de configuración. Trabajar en una sola tarea, o en tareas que requieren la misma configuración, puede ser un verdadero refuerzo de la productividad.
El aburrimiento es el enemigo del ninja. Cuando está aburrido, es propenso a posponer las cosas, por lo que tiene cuidado de mantener las cosas interesantes. Después de unos días en la oficina, trabajará desde casa. Si pasa el lunes trabajando solo en una presentación, el martes priorizará el trabajo colaborativo. En resumen, mezclará las cosas para mantenerse lo más concentrado posible.
Así que asegúrese de administrar su atención, mantenerse flexible, minimizar sus costos de configuración y defenderse contra el aburrimiento. De esa manera, no solo hará las cosas, ¡las hará bien!
Utilice estrategias inteligentes para aumentar su productividad
Terminemos con un resumen de algunas de las técnicas de productividad más efectivas que puede tener en su arsenal.
Probablemente haya oído hablar de la multitarea, donde alguien se mantiene al tanto de muchas tareas diferentes a la vez. Los llamados multitaskers tienden a usar esta etiqueta como una insignia de orgullo, pero no deberían hacerlo. Claro, puede estar al tanto de muchas tareas si lo desea. Pero si desea terminar una tarea de manera eficiente y sin fricciones, es mucho mejor que le preste toda su atención de principio a fin. Entonces, en lugar de realizar varias tareas a la vez, intente realizar una sola tarea . En otras palabras, haz una tarea a la vez, hazla bien y pasa a la siguiente cuando hayas terminado. Descubrirá que hace mucho más de esa manera.
La monotarea no es la única técnica que debe utilizar. Como saben todos los ninjas de la productividad, la gestión de la atención es mucho más importante que la gestión del tiempo. Pero hay una técnica de gestión del tiempo que realmente puede aumentar tus niveles de atención. Se llama la técnica pomodoro , y la premisa es bastante simple: es más fácil mantener la atención proactiva durante breves ráfagas en lugar de largos períodos de tiempo. Y tomar pequeños descansos programados aumenta aún más su nivel de concentración.
Para usar la técnica pomodoro, configure un temporizador durante 25 minutos; eso es un solo «pomodoro». Al final del pomodoro, toma un descanso de cinco minutos antes de abordar otros 25 minutos de trabajo. Es fácil mantener un enfoque nítido y protegerse contra la procrastinación cuando sabe que tiene cinco minutos para desplazarse por las redes sociales al final de cada pomodoro.
Una técnica final que todo ninja de la productividad debe tener en su caja de herramientas es la hora del poder . Este truco es especialmente útil para abordar las tareas que ha estado temiendo. Tal vez esté nervioso por comenzar con sus impuestos para el año. Tal vez detesta escribir reseñas de desempeño. Sea lo que sea, posponerlo solo hará que lo aterres más. Así que enfréntelo de frente, pero solo por una hora, programando una hora de energía en su calendario. Una hora no es mucho tiempo para gastar en algo, incluso si es una tarea que odias activamente. Y al final de la hora, probablemente haya progresado lo suficiente como para que su tarea de pesadilla no parezca tan desalentadora después de todo.
No te des más tiempo del que necesitas. ¿Alguna vez has oído hablar de la Ley de Parkinson? El trabajo se expande para llenar el tiempo que se le asigna. Ya sea que tenga dos semanas o dos días para escribir un informe, probablemente todavía esté dándole los toques finales cuando llegue a su fecha límite. Así que sé implacable con la cantidad de tiempo que asignas a tareas específicas. No tiene sentido permitirse cinco horas para hacer sus gastos cuando, si realmente se esforzara, podría terminarlos en una sola.
¿ Modo Monje o Modo Ninja?
El «Modo Monje» o «Monk Mode» se asemeja a ser un «ninja de la productividad» debido a su enfoque disciplinado y altamente concentrado en la realización de tareas. Así como un ninja perfecciona sus habilidades y técnicas para lograr sus objetivos, el «Modo Monje» enfatiza una mentalidad similar hacia el trabajo y la productividad.
Al adoptar el «Modo Monje», se busca alcanzar un nivel de maestría en la ejecución de tareas, similar a cómo un ninja perfecciona sus habilidades en combate. Este enfoque se caracteriza por:
- Concentración extrema: Al igual que un ninja que se enfoca completamente en su objetivo, el «Modo Monje» promueve la concentración total en una sola tarea a la vez, minimizando las distracciones y permitiendo una dedicación total al trabajo.
- Agilidad y eficiencia: Un ninja es reconocido por su agilidad y rapidez en la ejecución de movimientos. Del mismo modo, el «Modo Monje» busca acelerar la productividad al evitar la procrastinación y maximizar la eficiencia en la realización de tareas.
- Eliminación de obstáculos: Un ninja aprende a sortear obstáculos y desafíos de manera eficaz. El «Modo Monje» enfoca su atención en la eliminación de distracciones y obstáculos que podrían entorpecer la productividad, permitiendo así un flujo de trabajo más fluido y sin interrupciones.
- Enfoque en la maestría: Así como un ninja se esfuerza por perfeccionar sus habilidades, el «Modo Monje» apunta a la excelencia en la realización de tareas, priorizando la calidad y el enfoque total en cada labor.
La comparación entre el «Modo Monje» y ser un «ninja de la productividad» resalta la dedicación, la disciplina y la eficiencia en la ejecución de tareas. Ambos enfoques buscan alcanzar un alto nivel de competencia en sus respectivos campos, ya sea en el trabajo o en las habilidades de combate, con el objetivo de lograr resultados sobresalientes de manera sistemática y eficaz.