Actualizado el jueves, 1 diciembre, 2022
Project Management for the Unofficial Project Manager (por Kory Kogon) examina el fenómeno al que se enfrentan tantas personas: tienen la tarea de gestionar proyectos pero no tienen formación formal en gestión de proyectos. Si estás en esta situación, no te preocupes. Al aprender a combinar un liderazgo inspirador con una gestión de proyectos eficaz, tiene la garantía de aumentar las posibilidades de éxito de su próximo proyecto.
En estos días, muchos de nosotros actuamos como gerentes de proyectos no oficiales. Pero si bien los conocimientos técnicos pueden ayudarlo a llegar lejos, es el liderazgo lo que hace que los mejores gerentes de proyectos se destaquen. El liderazgo inspirador le permite irradiar autoridad informal, logrando que otros lo sigan, sin importar cuál sea el título de su trabajo. Los cuatro comportamientos fundamentales de los líderes efectivos son demostrar respeto, escuchar primero, aclarar las expectativas y practicar la rendición de cuentas.
Y una vez que haya adoptado estos rasgos de liderazgo, puede pasar al meollo de la gestión de proyectos. Esto involucra cinco grupos de procesos: iniciar su proyecto, planificar en torno a riesgos y entregables, ejecutar su plan, monitorear y controlar los resultados y, finalmente, cerrar su proyecto. Independientemente del éxito del proyecto, recuerde sentarse siempre con sus partes interesadas y su equipo después. De esa manera, puede reflexionar sobre lo que salió bien y lo que puede mejorar en el futuro.
Cómo convertirse en un gerente eficaz de proyectos
Vivimos en un mundo basado en proyectos. Ya sea que se trate de entregar un nuevo tipo de software a una aplicación o de rediseñar el interior de una oficina, los proyectos son una parte esencial del lugar de trabajo moderno. Y en el corazón de cada proyecto, sin importar cuán grande o pequeño sea, hay dos principios básicos. Primero, tienen un comienzo y un final, generalmente en forma de fecha límite; y segundo, los proyectos crean algo nuevo, ya sea un producto, servicio o resultado.
En la economía del conocimiento, los proyectos consumen entre el 60 y el 80 % del tiempo total de trabajo de un trabajador. Sin embargo, solo una pequeña minoría de trabajadores se identifica realmente como gerente de proyectos, y un número aún menor ha recibido capacitación formal en gestión de proyectos.
Como resultado, la gran mayoría de las personas que realizan trabajos basados en proyectos se convierten en gerentes de proyectos no oficiales. La mayoría asume el papel sin siquiera darse cuenta y, en poco tiempo, están librando una batalla cuesta arriba. Se incumplen los plazos y se superan los presupuestos. De hecho, la investigación muestra que un enorme 45 % de los proyectos se cancelan, se entregan tarde o ni siquiera alcanzan sus objetivos originales.
Si alguna vez has estado en esta situación, sabes lo estresante que puede llegar a ser. Ahí es donde entra en juego este resumen del libro Project Management For The Unofficial Project Manager de James Wood, Kory Kogon y Suzette Blakemore. Este resumen está dedicado a todos los gerentes de proyectos no oficiales que existen. La verdad es que no necesita capacitación formal en administración de proyectos para liderar un proyecto exitoso. Entonces, en esta guía básica de Gestión de Proyectos, repasaremos el proceso probado de cinco pasos que puede usar para asegurarse de que sus proyectos siempre terminen con una victoria.
En esta Guía básica de Gestión de Proyectos, aprenderás
- cómo Martin Luther King Jr. inspiró a millones a actuar;
- qué hacer si se ha atrasado en un proyecto; y
- cómo dos pepinillos pueden terminar costando $50,000.
Paso 1. Ser un líder inspirador es la parte más importante de la gestión de proyectos
En el lugar de trabajo actual, la gestión de proyectos es mucho más que conocimientos técnicos. Uno de los factores más importantes es su capacidad para liderar personas. Sin habilidades de liderazgo, su proyecto está condenado desde el principio. Es por eso que necesitas aprender a irradiar autoridad informal. Si lo hace, se trata de inspirar a las personas con su carácter en lugar de su título de trabajo.
Veamos dos ejemplos de autoridad informal: Nelson Mandela y Martin Luther King Jr. Ninguno de ellos tenía autoridad formal y, sin embargo, ambos inspiraron a millones de personas a actuar. Su autoridad provenía de su fuerza de carácter, no de una posición de poder. Está bien, es posible que no estés a la cabeza de un movimiento social, pero si quieres inspirar a las personas para que te den su mejor trabajo, debes comportarte como un verdadero líder.
Con décadas de experiencia en la mano, los autores de este libro han identificado cuatro comportamientos fundamentales que todo líder debe tener. Entonces, antes de sumergirnos en los cinco procesos de la gestión de proyectos, primero cubramos los comportamientos fundamentales de los líderes efectivos.
El primer y más importante comportamiento de liderazgo es demostrar respeto . Esto es algo en lo que un gerente de proyecto no puede quedarse corto. Cuando llega el momento crítico, los líderes no ceden al estrés: se vuelven más respetuosos, no menos. Cuando se acerca una fecha límite, pueden traer el almuerzo para todo el equipo. Son las pequeñas cosas las que cuentan cuando se trata de respeto.
El segundo de los cuatro comportamientos fundamentales es escuchar primero y hablar después . Esto es especialmente importante cuando el tiempo es esencial. Podrías estar pensando: «¿Qué sucede si se acerca rápidamente una fecha límite y no tengo tiempo para escuchar?» Bueno, piénsalo de esta manera. Al tomarse un momento para reducir la velocidad y escuchar los problemas de su colega, en realidad terminará acelerando las cosas. Esto se debe a que responder con impaciencia a tu compañero de equipo se interpretará como una falta de respeto. Y es probable que su productividad disminuya como resultado.
El tercer comportamiento fundamental es aclarar las expectativas . Muchos gerentes de proyectos no oficiales adoptan un enfoque minimalista cuando se trata de esto. Les dicen a los miembros individuales del equipo lo que se espera de ellos, pero no cómo encaja en el panorama general. Esto lleva a que las personas sientan que su trabajo no es valorado. En cambio, muestre a sus colegas cómo su trabajo encaja en el panorama general. Esto los mantendrá motivados al ayudarlos a ver el verdadero valor de su trabajo.
Finalmente, el cuarto comportamiento fundamental es practicar siempre la rendición de cuentas . Una buena manera de pensar en esto es seguir la regla de oro: trata a los demás como quieres que te traten a ti. Por ejemplo, si está administrando un proyecto pero continuamente llega tarde a las reuniones, otros seguirán su ejemplo. ¿Y cómo puede responsabilizarlos si no está estableciendo un estándar de oro usted mismo?
Ahí lo tienes. Cuatro comportamientos fundamentales que te dotarán de autoridad de liderazgo informal, permitiéndote inspirar a otros a dar lo mejor de sí mismos. Con estos comportamientos en la mano, ahora puede pasar a abordar los aspectos más técnicos de la gestión de proyectos. Entonces, comencemos con el primero: la iniciación del proyecto .
Paso 2. Iniciar un proyecto
Todo proyecto tiene que empezar en alguna parte. Pero muchos no se inician correctamente y empiezan con el pie izquierdo. Después de todo, si un avión que vuela de Sydney a Londres inicia el vuelo aunque sea un grado fuera de su rumbo, terminará en Río. Para ilustrar la mejor manera de iniciar un proyecto, conozcamos a Eve. Está a punto de embarcarse en un importante proyecto que salvará vidas.
Eve trabaja como enfermera en un hospital brasileño que sufre infecciones hospitalarias o HAI. En otras palabras, muchos pacientes en el hospital se enferman más después de su llegada. Después de notar un aumento en las HAI, decide sentarse con su administrador. Hacen una lluvia de ideas sobre cómo abordar el problema y la administradora le pregunta si le gustaría liderar este proyecto para reducir las HAI en el hospital. Al aceptar, Eve se convierte en gerente de proyecto no oficial.
Pero, ¿por dónde empezar? El primer paso para iniciar cualquier proyecto es identificar a las partes interesadas. Esto implica identificar a todas las personas involucradas o afectadas por su proyecto. Para Eve, esto incluye médicos, administradores e incluso un analista financiero.
Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, es hora de sentarse y entrevistarlos. ¿La meta? Para explicar su proyecto y obtener sus respuestas. Al hacerlo, recopilará sus opiniones y expectativas antes de ponerse manos a la obra.
Para hacer esto, Eve decide realizar una entrevista grupal con las partes interesadas. Ella procede a preguntar a cada parte interesada qué piensa acerca de las HAI, cuánto le están costando al hospital y cuál puede ser la causa principal. Un médico señala que la tasa de HAI del hospital es en realidad más o menos promedio. En lugar de replicar de inmediato, Eve le muestra respeto al médico y le agradece su contribución.
La entrevista da como resultado que tanto Eve como las partes interesadas obtengan mucho más conocimiento sobre la situación. Resulta que muchos de ellos ni siquiera sabían que la tasa de HAI estaba aumentando. Y Eve no estaba al tanto de los enormes costos financieros del tratamiento de las HAI.
Al final, todos están en la misma página y Eve tiene la información que necesita para comenzar el segundo paso de la gestión de proyectos: la planificación .
Paso 3. Planificación de un proyecto eficaz
Al crear un plan para su proyecto, es posible que desee comenzar con la programación de objetivos o determinar sus entregables, pero se estaría adelantando. Su principal preocupación ahora es identificar los riesgos que implica su proyecto, y esto es algo que debe sentarse con su equipo para discutir. Al hacer esto, podrá idear diferentes estrategias de mitigación si esos riesgos alguna vez se hacen realidad.
Supongamos que está planeando un proyecto de reubicación para la empresa para la que trabaja y uno de los principales riesgos que identifica un miembro del equipo es la falta de viviendas en la nueva ubicación. Entonces, lo ideal sería eliminar este riesgo por completo, pero se da cuenta de que podría no ser tan fácil a medida que avanza el proyecto. Por lo tanto, decide agregar un arreglo para el alojamiento temporal en un hotel, en caso de que no se puedan encontrar suficientes casas para los empleados reubicados.
Excelente. Ha identificado todos los principales riesgos y cómo puede mitigarlos. Ahora puede comenzar a determinar los entregables de su proyecto. Estos son los objetivos que su proyecto pretende lograr. En el escenario de reubicación, estos podrían ser comprar o alquilar casas para los empleados reubicados, proporcionar a los empleados una compensación por reubicación u organizar una visita al lugar para toda la empresa.
Para cada uno de estos entregables, debe identificar todas las actividades necesarias para completarlos. Una forma efectiva de hacer esto es reunir a su equipo y proporcionarles a todos una pila de notas Post-it. Escriba títulos para cada entregable en sus notas Post-it y péguelas en la parte superior de una pizarra (por ejemplo, se podría decir vivienda ). Luego, todos deben hacer una lluvia de ideas sobre todas las posibles actividades requeridas para cada entregable (en el ejemplo de la vivienda , algunas actividades podrían ser: conectarse con agentes inmobiliarios locales e investigar áreas residenciales para facilitar el viaje al trabajo) .
Después de haber realizado una lluvia de ideas sobre todas las actividades involucradas en los entregables de su proyecto, finalmente puede comenzar la tarea de programación. Una parte vital de la programación es identificar aquellas actividades que deben completarse antes de que comiencen otras. Después de todo, si una actividad particularmente crítica se retrasa, todo el proyecto podría retrasarse. Es posible que desee considerar poner a sus mejores personas a cargo de estas actividades para reducir la posibilidad de este tipo de cuellos de botella.
Paso 4. Ejecutar eficazmente un proyecto
Ahora que ha iniciado y planificado con éxito su proyecto, ¿qué sigue? Bueno, finalmente puede continuar con su proyecto en serio y comenzar la tercera fase de la gestión exitosa del proyecto: la ejecución . Es durante esta fase que uno de los cuatro comportamientos fundamentales del liderazgo se prueba más: la responsabilidad .
Mucha gente tiene una idea equivocada sobre la rendición de cuentas desde el principio. Palabras como «revisión de desempeño» pueden venir a la mente.
Pero en el contexto de la ejecución de un proyecto, la rendición de cuentas es una fuerza impulsora positiva. Si usted es un gerente de proyecto que se responsabiliza, es más probable que los miembros de su equipo confíen en usted. Y al apegarse a sus compromisos, le será más fácil aferrarse a su autoridad informal, que es clave para la ejecución continua de su proyecto.
Pero, al final del día, incluso los mejores gerentes de proyectos son solo humanos. Todos cometemos errores. Y en el contexto de la gestión de proyectos, esto podría significar retrasarse en los plazos y, después de todo, no poder cumplir con sus compromisos. Si esto sucede, ¿qué haces al respecto?
Tres palabras: sesiones de rendición de cuentas del equipo . Programe una reunión de 30 minutos cada semana. Es durante estas sesiones que todos los involucrados en un entregable específico pueden compartir dónde se encuentran, hacia dónde se dirigen y cualquier problema que haya surgido en el camino.
Digamos que te has atrasado en uno de tus compromisos. Durante la sesión de rendición de cuentas del equipo, tienes la oportunidad de explicarte a tu equipo y lo que vas a hacer al respecto. Su transparencia podría llevar a otros miembros del equipo a brindar sugerencias. Incluso podría ser que estén adelantados con sus propios compromisos y puedan echar una mano.
Paso 5. Supervisión y control
En paralelo a la fase de ejecución se encuentra el cuarto grupo de procesos de la gestión de proyectos: monitorear y controlar su proyecto. Y quizás nada sea más importante en esta fase que monitorear y controlar el alcance del alcance , un fenómeno que ha enterrado muchos proyectos antes de tiempo. Esto ocurre cuando el alcance de un proyecto comienza a crecer durante la fase de ejecución. Si el alcance no está controlado por un gerente de proyecto, tiene el potencial de consumir todo el esfuerzo.
Digamos que tiene a alguien para arreglar algunos azulejos rotos en su baño. Después de que el trabajador de los azulejos evalúe el proyecto, recomienda volver a colocar los azulejos en todo el baño. De esa manera, todas las fichas coincidirán. Durante el proyecto, el trabajador se abre paso accidentalmente hasta la pared de la cocina. Medio año después, ha gastado más de cien de los grandes en un baño y una cocina nuevos. Claro, se ven geniales, pero te quedas pagando una factura a plazos que durará años. Y todo lo que querías al principio eran algunos mosaicos nuevos.
Este es un ejemplo clásico de desplazamiento del alcance. Si hubiera pasado más tiempo durante la decisión inicial de expandir el proyecto, podría haber evitado muchas molestias por algunos mosaicos que no coinciden. Este proceso de toma de decisiones implica un delicado acto de equilibrio. Después de todo, el cambio suele ser necesario durante la ejecución de un proyecto. Los factores externos a menudo cambian y los miembros de su equipo definitivamente generarán buenas ideas que van en contra del alcance inicial del proyecto. Entonces, ¿cómo decide qué cambios adoptar y cuáles rechazar respetuosamente?
Examinemos una situación que involucra algo tan cotidiano como sabroso: un pepinillo. Terry es un consultor que gestiona un proyecto de marketing para una cadena de comida rápida. ¿La meta? Anunciar imágenes de su menú en vallas publicitarias. Durante la reunión de revisión final, uno de los vicepresidentes comentó que, en general, le encantaba lo que habían ideado Terry y su equipo. Todo, excepto un detalle: en lugar de un pepinillo en cada hamburguesa, pensó que tres serían mejores.
Después de la reunión, Terry y su equipo se desesperaron por la sugerencia. ¿Por qué? Porque la empresa tenía la tradición de que todas las recomendaciones del vicepresidente debían implementarse.
Pero Terry no iba a dejar que esto detuviera su gestión de proyectos. Su equipo se tomó el tiempo para averiguar el impacto de este cambio aparentemente pequeño. Descubrieron cómo afectaría los plazos y los presupuestos. Y evaluaron si el cambio realmente mejoraría el marketing.
Con los hechos en la mano, presentaron sus hallazgos al vicepresidente. Se sorprendió al saber que su sugerencia costaría casi $ 50,000 para ejecutar. Además, a los consumidores en realidad no les importaba si había uno o tres pepinillos. Resultó que su sugerencia aparentemente benigna era, de hecho, un avance masivo del alcance.
El vicepresidente se disculpó con el equipo y volvieron a tener un problema. ¿Y la guinda del pastel? La empresa eliminó su política de dejar que los vicepresidentes dicten los cambios en los proyectos. ¡Ese es el poder de la gestión eficaz de proyectos para usted!
Paso 6. Cuándo y cómo cerrar el proyecto de manera efectiva
Con la línea de meta a la vista, todo lo que queda es la quinta y última fase de la gestión exitosa del proyecto: cerrar el proyecto de manera efectiva.
Ya sea que su proyecto tenga éxito o no, debe terminar tal como comenzó: con una reunión con las partes interesadas. Es aquí donde puede discutir si cumplió o no sus objetivos, y si está satisfecho con el resultado final.
Pero aún más importante es pedir retroalimentación. ¿Cómo puedes hacerlo mejor la próxima vez? Las respuestas a esta pregunta te ayudarán a aprender de tus errores. Y si toma este conocimiento en serio, está en una buena posición para aplicarlo a todos los proyectos futuros de los que forma parte.
Debe realizar una sesión de reflexión similar con su equipo de proyecto. Mientras lo hace, no olvide tratar a su equipo con respeto. Si su proyecto termina fallando, no señale con el dedo. Trate de mantener las cosas lo más constructivas posible para que, en el futuro, todos puedan aprender.
Por supuesto, si se apega a los principios descritos en este resumen, definitivamente aumentará las posibilidades de que su proyecto tenga una conclusión exitosa. Y si este es el caso, usted y su equipo merecen celebrar. Claro, la pizza y las bebidas siempre son apreciadas, pero no olvide que las notas de agradecimiento personalizadas también son muy útiles. Es mucho más probable que tus compañeros de equipo las recuerden que unas rebanadas de pizza, sin importar cuán deliciosas sean.