El pasado mes de octubre, el Instituto Nacional de Estadística publicó un dato bastante llamativo sobre el uso de las TIC en las empresas españolas: el 99 % de aquellas que tienen más de 10 empleados utilizan Internet. Asimismo, más del 20 % usa ya soluciones de «inteligencia artificial» en su día a día. Ambos porcentajes ponen de manifiesto el éxito de las nuevas tecnologías en el tejido empresarial. La agilidad con la que se completan tareas que antes, cuando se realizaban manualmente, requerían bastante tiempo es el principal motivo por el que el cloud computing está en auge.
Este anglicismo engloba todas las herramientas informáticas que las compañías del sector suministran bajo demanda a quienes las solicitan. Un claro ejemplo de este tipo de opciones son los programas de planificación de recursos empresariales o, simplemente, softwares de ERP. Según el INE, más de una tercera parte de las empresas españolas ya los utilizan. De hecho, el 82 % de ellas lo han actualizado en los últimos diez años.
Un programa de este tipo permite gestionar la empresa al completo en un único espacio. Además, automatiza las labores más mecánicas, sin errores y con independencia del departamento de la empresa del que se trate. Los ERP sirven tanto para rellenar el modelo 303 en un instante como para controlar el stock en tiempo real.
Enseguida, comentamos sus funcionalidades y las ventajas que le reportan a la empresa que los instala.
El 82 % de las empresas españolas que utilizan softwares de ERP ya los han actualizado.
Fuente de la información: Instituto Nacional de Estadística, INE.
Ahorrar dinero en multas con un ERP
Hoy día, los programas informáticos de Enterprise Resource Planning permiten cumplir la normativa legal a rajatabla. Todas las empresas están obligadas a hacer la declaración de la renta. En concreto, nos referimos a la recaudación del IVA: un impuesto indirecto que recae sobre el consumidor final, pero que cualquier negocio (incluida la pequeña tienda de barrio) debe presentar a Hacienda, a la Agencia Tributaria. La empresa actúa, por tanto, como una especie de intermediaria que, en breve, habrá de cumplimentar el modelo 303 en formato electrónico. Finalmente, el Gobierno de España ha decidido posponer un año más la facturación electrónica. El sistema VERI*FACTU, que en principio iba a entrar en vigor el próximo 1 de enero (para las empresas) y el 1 de julio (para los autónomos), se implementará en 2027. A partir de entonces, la declaración de la renta se gestionará a distancia con la Agencia Tributaria; algo en lo que los softwares de ERP jugarán un papel fundamental. Programas como Cegid Contasimple han sido diseñados para:
- registrar las facturas emitidas y recibidas;
- calcular el IVA deducible y devengado.
Todo ello de manera automática y en un formato electrónico admitido por la AEAT.
Softwares de ERP que mejoran la relación con el trabajador
Las funcionalidades de un ERP también liberan de estrés al departamento de Recursos Humanos de la empresa. Para ello, el software calcula las nóminas de cada empleado sin errores, incluyendo salarios y deducciones (el dinero que se resta al sueldo bruto del empleado), horas extras, complementos por incapacidad temporal, etc.
Al tratarse de una solución cloud computing y SaaS (Software as a Service), no hace falta instalar el programa de ERP cada vez que surge una nueva versión del mismo: las actualizaciones se descargan por sí solas. De este modo, los profesionales de RR. HH. no tienen que preocuparse por la obsolescencia del programa.
El registro de la jornada en el teletrabajo
Para abonar las horas extraordinarias, es fundamental llevar un control exacto del tiempo que el trabajador ha estado desempeñando su oficio fuera de la jornada laboral estipulada en su contrato. El programa de planificación de recursos empresariales agiliza el cálculo de las horas extras y facilita la gestión de las ausencias gracias a las funciones que integra para el control de horas de trabajo. El propio ERP anota la entrada y la salida del trabajador, así como los momentos de pausa. Para las jornadas continuadas que superan las 6 horas, el descanso mínimo que determina la ley es de quince minutos. Así lo indica el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social. En este contexto, los ERP resultan altamente eficientes, pues registran la actividad del empleado de manera automática. Esto garantiza la rigurosidad del control horario también en los casos en que el empleado teletrabaja. Además, los empleados pueden fichar desde cualquier dispositivo: ordenador, móvil y tableta. Cualquiera de las empresas españolas que utilizan Tecnologías de la Información y la Comunicación y disponen de ordenadores (según el INE, son más del 68 %) pueden instalar un software de ERP sin tener que invertir dinero en otras infraestructuras. Otra de las ventajas de un ERP que guarda relación con el registro de la jornada laboral es su capacidad para almacenar información en la nube durante años. De esta forma, los ERP ponen punto final a las inabarcables montañas de documentos en papel; facilitan el acceso a los registros de la jornada laboral en caso de inspección, y los conservan durante el periodo de cuatro años al que obliga el Ministerio de Trabajo.
Actualizar el inventario constantemente y sin esfuerzo
Por último, destacamos las funcionalidades que el ERP proporciona a la hora de hacer un seguimiento del inventario en tiempo real. Como programa de planificación de recursos empresariales, Cegid Contasimple ha sido configurado para:
- Emitir alertas cuando el stock se está agotando. La empresa puede elegir que el programa mande un aviso cuando queden pocas unidades disponibles de cada artículo.
- Mostrar el historial de venta de la empresa para cada producto. De esta forma, la compañía puede identificar fácilmente qué productos se venden con más frecuencia y, en función de ello, anticiparse a un posible agotamiento de existencias.
- Calcular automáticamente las unidades disponibles en stock sin personarse físicamente en el almacén. Los softwares de ERP como Cegid Contasimple disponen de una aplicación móvil para ello.
