La era digital llegó a nuestras vidas sin previo aviso y, en un contexto histórico en el que la tecnología domina todo lo que ocurre a nuestro alrededor, las empresas se han visto obligadas a adaptar su forma de hacer las cosas. En este sentido, uno de los retos más importantes es cambiar la gestión interna, implementando así software de última generación que optimicen al máximo el flujo de trabajo. Estas herramientas agilizan en gran medida muchas de las labores cotidianas y mantienen todo lo que sucede en el negocio bajo control. Pero, ¿qué programa elegir? Veamos algunas de las cuestiones que te ayudarán a tomar una buena decisión en esta materia.
Cómo son las herramientas de gestión documental
Los software de gestión empresarial disponen de una amplia variedad de recursos que permiten tanto al empresario como al equipo completo del negocio cumplir con sus tareas cotidianas de manera impecable. En este sentido, uno de los sistemas más destacados es el gestor documental, con el que se lleva un control exhaustivo de todos los papeles de la compañía.
En lugar de almacenar ficheros y más ficheros en archivadores que ocupan espacio en la oficina y dan pie a su pérdida, estos programas apuestan por la digitalización de todo el papeleo. De este modo, tendrás todo a mano en un mismo entorno virtual, el cual generalmente se aloja en la nube para que puedas acceder a esta información desde cualquier dispositivo.
Algunos de los documentos más destacados son los justificantes de trabajo como las bajas laborales o los médicos, también los papeles laborales como los contratos, los certificados, las nóminas o la documentación personal. Asimismo, dichos software optimizan el marco contable y fiscal, puesto que se van almacenando todas las notas de gasto y las facturas, tanto emitidas como percibidas, en aras de mantener la estabilidad económica y legal de forma drástica.
Fíjate en si hay un entorno colaborativo
Si bien es cierto que el marco documental juega un papel de suma relevancia en este tipo de herramientas tan modernas, no podemos pasar por alto el hecho de que el programa tenga un gestor de tareas. Dicho sistema es una pieza clave en términos de productividad, la cual aumentará en gran medida para así hacer lo propio en lo relativo a la rentabilidad corporativa.
Con un gestor de tareas podrás asignar funciones a todos tus empleados, quienes se organizarán según la relevancia de cada proyecto para entregarlo en tiempo y forma. Todo ello mientras tú, desde el mismo software, llevas un seguimiento absoluto del progreso de dichas labores, midiendo en el proceso el rendimiento de cada empleado. Lo cual te permitirá saber quiénes son tus mejores trabajadores en cada departamento del negocio.
Por su parte, esto se nutre de un sistema colaborativo en el que todos los integrantes de la empresa, desde los más altos cargos hasta los más bajos, operan unidos. El objetivo de cualquier compañía es tener un equipo que reme en la misma dirección, haciendo que el éxito sea una meta muy viable. Por consiguiente, es evidente que esta prestación es imprescindible en la fase de transformación digital en la que te encuentras.
Trucos para no fallar en esta elección
Además de todo lo enumerado hasta el momento, queremos que te fijes en ciertos detalles antes de tomar la decisión final. Uno de los más importantes es el de las reseñas de otros clientes, quienes dejan su valoración sobre cómo ha sido la experiencia vivida tras implementar el sistema en sus respectivas empresas. Unas palabras sin intereses comerciales que te servirán de guía.
Por último, te animamos a que pidas de antemano una versión de prueba. Hay compañías de software que te permitirán utilizar la herramienta durante un periodo limitado para que compruebes en primera persona si efectivamente se adapta a tus necesidades. En caso de que lo haga, perfecto. Habrás encontrado el gestor documental perfecto y ya podrás disfrutar de todas las ventajas de estas plataformas tan innovadoras.
