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Cómo diseñar conversaciones estratégicas que aceleren el cambio 1

Cómo diseñar conversaciones estratégicas que aceleren el cambio

Moments of Impact brinda a los líderes las herramientas para convertir sus aburridas reuniones en entornos que generan soluciones frescas, nuevas e innovadoras. Aborda todos los aspectos de estas conversaciones, desde el medio ambiente hasta los asistentes, y ofrece consejos prácticos sobre cómo hacer que sean lo más perspicaces posible.

Claves para facilitar reuniones más productivas

Se encuentra en la sala de conferencias de un hotel sencillo con alguien hablando vagamente en su dirección, o jugando con los rotuladores de borrado en seco en una mesa mientras espera que alguien configure el proyector de Powerpoint. Mientras tanto, las oportunidades pasan por su empresa y todo lo que puede hacer es sonreír entre dientes.

¡No más! Hay una mejor manera de lidiar con reuniones y conferencias. Llamémoslas conversaciones estratégicas y reconozcamos lo que son: oportunidades. Estas conversaciones estratégicas son oportunidades para que su organización reúna sus mentes más brillantes y comience a abordar los problemas.

Estos consejos muestran cómo aprovechar las conversaciones estratégicas. Eso significa cosas generales como averiguar cuál debería ser el propósito de una reunión, así como detalles, como hacer una agenda.

¡Este paquete te convertirá en un mejor líder y hará que muevas la cabeza en todas las terribles reuniones a las que has asistido!

Después de leer este muhimu, sabrá

  • cuando las reuniones no deberían tener lugar en la misma sala de conferencias anterior;
  • cómo evitar gorilas invisibles; y
  • a quién invitar para tener la mejor reunión.

Liderar grandes conversaciones es la habilidad de liderazgo más importante

¿Cuál es la cualidad más importante de un líder? ¿Es su determinación? ¿Su creatividad? O tal vez sea su capacidad para unir a su gente detrás de una causa común.

En realidad, no es ninguno de los anteriores. Un buen líder se define por su capacidad para diseñar conversaciones estratégicas ; es decir, ayudar a otros a canalizar su creatividad y encontrar grandes soluciones a los obstáculos de su empresa.

Entre sus habilidades más útiles se encuentran la capacidad de planificar una reunión y dirigir las conversaciones.

¿Alguna vez se ha sentado en una reunión o conferencia de dos días que prometía mejorar sus habilidades, solo para encontrarse abatido por el tedio y el aburrimiento?

Si bien esas reuniones pueden haber sido planeadas meticulosamente, se perdieron una cosa crucial: no prestaron atención a sus audiencias y no las ayudaron a trabajar de manera efectiva.

Como líder, desea organizar y liderar conversaciones estratégicas que hagan que el trabajo de todos sea lo más satisfactorio posible. Le permitirá guiar a sus empleados hacia momentos enriquecedores, excelentes estrategias de resolución de problemas y una nueva creatividad.

Desafortunadamente, muchos líderes, incluso los bien establecidos, nunca aprendieron a dirigir adecuadamente una conversación estratégica. A pesar de su utilidad, no encontrará cursos que enseñen conversaciones estratégicas en la mayoría de universidades u otras instituciones educativas.

Por ejemplo, los autores recuerdan un momento en el que recibieron una llamada telefónica desesperada de un alto ejecutivo que estaba planeando una conferencia de dos días. Había notado unos ocho días antes del evento real que, si bien había planeado la ubicación y el tema, no tenía idea de cómo dirigir con éxito esas reuniones para generar discusiones potentes y soluciones efectivas.

A pesar de su excelente educación, se sintió totalmente perdido y terminó haciendo que los autores volaran para ayudarlo a prepararse. Después de leer estos consejos, tendrá todas las herramientas que necesita para diseñar conversaciones estratégicas efectivas, y no tendrá que pagar los boletos de avión de nadie.

El diseño de conversaciones estratégicas

Todos sabemos que para planificar un evento exitoso, debemos tener los conceptos básicos correctos: el lugar, los participantes, los temas y los invitados. Pero, ¿qué debería considerar más allá de esos elementos esenciales?

Para responder a esta pregunta, tendremos que ver qué define una conversación estratégica en primer lugar:

Las conversaciones estratégicas tienen que ver con la creación de una experiencia compartida para cada participante, en la que los problemas más urgentes se exploran abiertamente para llegar a las formas más inteligentes de proceder.

Significa examinar cuidadosamente sus propias suposiciones y prejuicios, en lugar de simplemente aceptarlos, y crear un espacio en el que diferentes perspectivas y opiniones se compartan libremente y se acepten como legítimas.

Las conversaciones estratégicas le permiten interactuar con grupos enteros en un nivel profundo con el que la mayoría de los líderes no podrían soñar.

Por ejemplo, en lugar de simplemente aburrir a su personal con cifras y pronósticos durante su reunión de actualización trimestral, podría jugar con sus suposiciones sobre el negocio para crear «momentos ajá».

Las conversaciones estratégicas solo se vuelven más importantes cuando los temas de estos diálogos son ambiguos.

Por ejemplo, si lidera una reunión sobre un tema confuso como «¿Cómo aumentamos las ventas?» entonces tendrás que ser creativo y estratégico para luchar contra la mediocridad que surge tan fácilmente de reuniones mal definidas.

Para ver esto en acción, recurriremos a una de las empresas más exitosas de Sudamérica, Natura. Una vez tuvieron una reunión sobre valores de marca liderada por el vicepresidente de Desarrollo Organizacional y Sustentabilidad de la empresa, Marcelo Cardoso. Fue en gran parte infructuoso. ¿Dónde salió mal Cardoso?

Trató de tratar esta reunión como cualquier otra, a pesar de la gran naturaleza de los “valores de marca” como tema. Al hacer cosas como ceñirse a un horario, mantener la agenda e incluso usar el mismo lugar para su reunión, permitió que sus compañeros de trabajo se relajaran en su modo predeterminado: aburridos, desinteresados ​​y poco creativos.

Pero, ¿cómo se pueden concebir exactamente estas conversaciones estratégicas? Nuestros siguientes consejos establecen los principios básicos de las conversaciones principales.

Expresa claramente qué quieres lograr

Su empresa se enfrenta a un dilema: ¡uno de sus competidores está robando algunos de sus mejores empleados! ¿Qué haces?

Tu vieja rutina no será suficiente; si lo hiciera, su personal no se iría. Entonces, tendrás que idear nuevas estrategias.

Estos desafíos, es decir, los desafíos adaptativos, requieren tiempo para resolverse. A diferencia de los problemas más pequeños, los desafíos adaptativos como los competidores agresivos o una oportunidad de mercado nueva e inexplorada tomarán al menos algunos meses, si no algunos años, para adaptarse y resolverse.

En estos casos, es extremadamente importante que comprenda el alcance del desafío para no dejarse atrapar por las prisas de otras personas. Lo último que desea es tomar una decisión rápida que simplemente destruya su plan incluso antes de que despegue.

En el proceso de resolución de desafíos adaptativos, es probable que participe en muchas conversaciones que abordan los diversos aspectos del problema. Abordar los diferentes aspectos puede resultar confuso y es importante tener discusiones específicas para abordar los detalles, así como los temas generales. ¿Cómo puede asegurarse de cubrir todos los puntos importantes?

Una forma es establecer metas para cada reunión para mantenerlas libres de distracciones. Al definir un propósito claro para cada reunión o conversación, define exactamente dónde desea estar al final de la reunión.

Si las personas pueden hacerlo, se perderán en los detalles, así que manténgalas enfocadas. Haga preguntas precisas y tenga claro quién es responsable de implementar las decisiones. Preguntas como, «¿Puede su equipo proporcionar cinco sugerencias de proyectos procesables antes del miércoles?» es mucho más fácil de seguir que «¿Me pueden enviar algunas ideas de proyectos?»

Si las personas se desvían del rumbo y comienzan a hablar sobre cosas irrelevantes para el propósito de esta reunión, simplemente puede recordarles: “Buen punto, y dejemos eso para otra reunión. Todavía tenemos que resolver el problema en cuestión «

Involucra diferentes perspectivas

En este punto, podría pensar que tiene lo necesario para enfrentar los desafíos de adaptación. Desafortunadamente, sin embargo, no se trata solo de ti. Si desea resolver desafíos adaptativos, deberá rodearse de las personas y perspectivas adecuadas.

Este equipo debe estar compuesto por personas de diversas áreas de experiencia y experiencia que lo ayudarán a aprovechar al máximo sus reuniones. Las conversaciones estratégicas son tan buenas como las personas involucradas, pero las personas a las que debes involucrar no siempre son las que esperas.

Por ejemplo, si está organizando una convención anual de marketing, no invite al equipo habitual de empresas publicitarias, departamentos de marketing y personal «obligados». Prueba una ruta diferente:

Piense en cómo su empresa no consta de un solo departamento. Más bien, se compone de una multitud de personas y perspectivas diferentes que no siempre son conscientes unas de otras. Mezcle las cosas invitando a personas con diversas perspectivas y diferentes áreas de experiencia, y acepte la diversidad de su equipo.

Eamonn Kelly, director de estrategia de Scottish Enterprise, se habría beneficiado de esas diversas perspectivas cuando organizó una reunión entre varios departamentos, incluidos los de emprendimiento, servicios e infraestructura empresarial.

Si bien los departamentos aportaron ideas y perspectivas valiosas, carecían de la comunicación necesaria para optimizar el intercambio de conocimientos.

Para demostrarles la importancia de las perspectivas diversas, Kelly sentó a las partes y les pidió que escribieran una lista de lo que dieron a otros departamentos y lo que obtuvieron de ellos.

Como era de esperar, cuando colgó las listas una al lado de la otra, su personal se sorprendió al ver que cada departamento pensaba que daban más de lo que recibían. Este descubrimiento hizo que los participantes quisieran aprender más sobre cómo incluir a los otros equipos en sus tareas.

Pon el marco adecuado a tus conversaciones

¿Alguna vez has oído hablar de un gorila invisible? Ellos existen. ¡Seriamente!

Al menos, eso es lo que se siente después de ver un experimento social en el que los participantes vieron un video de dos equipos de baloncesto pasándose una pelota de un lado a otro. Se les dijo a los participantes que se concentraran en la cantidad de pases que hizo el equipo blanco sin hacer caso al equipo negro.

En medio del video, una mujer vestida con un disfraz de gorila negro entró a la cancha. Es de esperar que la gente reaccione con consternación, pero más de la mitad de ellos ni siquiera lo notaron. ¿Por qué? Porque a veces ignoramos lo que está sucediendo frente a nosotros cuando estamos enfocados en otra cosa.

Del mismo modo, no querrás que tus compañeros de trabajo se pierdan el «gorila en la habitación» al centrarse en temas irrelevantes. Como diseñador de conversación estratégica , usted es responsable de reunir el contenido relevante para su reunión sin abrumar a los asistentes.

Dígales exactamente en qué deberían concentrarse. Si está en una reunión sobre el desarrollo de una nueva estrategia de marketing, no permita que las personas se desvíen del tema y hablen sobre el último progreso de su departamento a menos que sea absolutamente relevante.

Tenga cuidado con su encuadre. Un encuadre deficiente puede llevar a las personas a concentrarse demasiado en cosas pequeñas, como números y datos, y perder el panorama general: el progreso.

Uno de los errores más grandes que cometen los líderes es enmarcar de manera demasiado amplia o con demasiada familiaridad. Si pinta a grandes rasgos, corre el riesgo de que su reunión se descarrile fácilmente, y si se concentra en los mismos temas familiares una y otra vez, la gente se aburrirá y desmotivará.

No haga que su personal piense fuera de la caja; haz que piensen en uno diferente . ¡Haz que cuestionen sus suposiciones y entren en modo creativo!

Cómo preparar el contexto adecuado

Una vez que haya reunido a su equipo y establecido sus objetivos, es hora de decidir dónde debe tener lugar su conversación. ¿Está contento con la misma sala de conferencias vieja y polvorienta? ¿O es hora de sacar a la gente de su rutina y estimular su creatividad?

La decisión es importante, porque el lugar de su elección ofrece pistas inmediatas sobre cómo se desarrollará su reunión.

Cada vez que entre en una sala de reuniones, percibirá señales sutiles sobre la dinámica de la reunión. Incluso cosas pequeñas como la disposición de las sillas en la mesa pueden tener implicaciones importantes:

¿Están las sillas y las mesas dispuestas con una silla grande y cómoda en la cabecera de la mesa? Esto podría reforzar la jerarquía. ¿O la configuración es tal que sugiere colaboración?

Desafortunadamente, la mayoría de los líderes planifican sus reuniones considerando todo menos el medio ambiente. Olvidan la importancia de la primera impresión de las personas al entrar en la sala y las expectativas que se generan a partir de esas impresiones.

Si crea un entorno que parece una “reunión estándar y anodina”, será menos probable que las personas trabajen de manera creativa y desarrollen nuevas ideas innovadoras.

Entonces, ¿cómo organiza su sala de reuniones de manera que se adapte a su conversación?

Una forma de hacerlo es crear un espacio que no parezca parte de la rutina. Asegúrese de que haya mucha luz natural y asegúrese de que haya suficiente espacio para que las personas no se sientan apretadas o sofocadas.

Déles un espacio despejado en la pared para colgar notas y asegúrese de que su entorno esté lo más libre de distracciones posible.

Si puede crear un gran espacio de reunión para sus conversaciones estratégicas, la gente se sentirá más motivada y apreciada, y será más probable que deje fluir su creatividad.

Tu herramienta esencial será crear una experiencia

A veces las personas hacen agendas como si estuvieran planeando una marcha por el país. Pero no tienen por qué ser tan exagerados. Si desea que sus reuniones sean memorables, simplemente busque el equilibrio entre el contenido y la experiencia de los asistentes.

Los organizadores de grandes eventos a menudo ven el «factor experiencia» como una buena ventaja: una pequeña guarnición del plato principal del contenido. ¿Pero por qué? En pocas palabras, simplemente no están acostumbrados a pensar de otra manera.

Pero quieres que la gente recuerde el contenido y eso significa crear una experiencia. Los asistentes deben ver sus reuniones como un viaje psicológico, emocional e intelectual, no como una repetición de cinco horas.

Pregúntese qué tipo de experiencia necesita su grupo. Puede emplear métodos no convencionales, como ejercicios de juegos de guerra, talleres de juegos de rol más tradicionales o simulaciones personalizadas. Pregúntese: ¿Qué atraerá más a las personas que me rodean?

Además, asegúrese de dar un paso atrás y dejar que su equipo descubra las soluciones. La razón por la que están allí en primer lugar es para trabajar en problemas y descubrir soluciones y nuevas ideas por sí mismos. No deberían ser simplemente abordados con puntos de poder cargados de viñetas por oradores que divagan a través de un guión.

Trate de involucrar a las personas en su totalidad. En otras palabras, no incluya solo lo sobrio, racional y rígido. En cambio, deben participar con corazón y agallas en su conversación estratégica.

¡Haz que se sientan desafiados! ¡Conviertelo en un juego! Si desea que su negocio avance, necesitará más que una lista de números y viñetas.

Momentos de impacto

El objetivo de todas estas estrategias es más refinado que simplemente «encontrar soluciones a sus problemas». Su objetivo es resolver problemas de una manera específica, creando momentos de impacto, que cambian la trayectoria de una empresa para siempre.

Su trabajo, entonces, es permitir que el equipo de profesionales de sus sueños tenga estos momentos de impacto que cambian la vida: conocimientos que son tan convincentes que exigen una acción inmediata.

Habiendo creado un espacio de esperanza y creatividad para su grupo, les habrá brindado las experiencias únicas que liberan la mente y permiten nuevas direcciones creativas para su empresa.

Por lo tanto, desea asegurarse de que sus conversaciones estratégicas ofrezcan más que una vaga sensación de progreso: el futuro debe sentirse tangible para los participantes de la conversación.

Para que los participantes cambien de ideas vagas a acciones tangibles, deberá alejarlos de sus preocupaciones y reservas y abrir a la gente a posibilidades. Al igual que con cualquier nueva idea revolucionaria, muchos participantes de la conversación verán las ideas generadas en su reunión con una actitud escéptica de «sí, pero …»; es importante que contrarreste ese escepticismo.

Al darles a las personas una muestra del futuro, puede comenzar a cambiar su forma de pensar. Aunque no acabará por completo con las dudas y el escepticismo de las personas, podría privarlas de oxígeno el tiempo suficiente para que tengan una mentalidad motivada y creativa.

Pero luchar contra el escepticismo no es suficiente. ¡Queremos un cambio duradero! Deberá llevar a los participantes de su conversación al ciclo de la esperanza , donde las personas ven más allá de sus logros y anhelan más acción.

Por ejemplo, cuando la Fundación Rockefeller organizó una conferencia sobre inversiones con conciencia social, siguieron los principios de estos consejos para crear momentos de impacto. Como tenían previsto, los asistentes a la conferencia tomaron medidas después de la conferencia, lanzando varios proyectos nuevos, como Global Impact Investing Network.