Actualizado el miércoles, 14 diciembre, 2022
Todos, en algún momento de nuestra vida, hemos sido desordenados. Algunos por falta de tiempo, otros en su juventud y otros por mera dejadez, a menos que seas un maniático del orden. ¿Qué te parecería que alguien afirmara que el desorden es algo relativo? Esa persona no se equivocaría, porque quizás eres de los que tiene la casa perfectamente ordenada, pero el coche o el bolso hecho un caos. En el otro extremo encontramos a aquellas personas que se dedica a acumular objetos durante toda su vida. Sea como fuere detrás del desorden hay mucho más que la mera falta de tiempo.
Nuestro entorno es una proyección de nuestro mundo interior. Por ello, el desorden dice mucho de una persona.
¿Qué significa vivir con desorden?
Una persona desordenada vive en un continuo desorden muy caótico. Trasladado a sus vidas, estos objetos se convierten en cargas físicas. Pero, ¿qué significa esta acumulación para nuestra mente?
Cuando piensas en alguien así, se nos viene a la cabeza un perfil de persona poco sociable, quizás de edad avanzada y con un acentuado síndrome de diógenes. Por su puesto, nunca nos comparamos con alguien de estas características, pero sí que llegamos a pensar en el peso metafórico con el que nosotros también cargamos.
Lo que seguramente no veamos es que no tenemos que sufrir este conocido síndrome tan acentuado para entender que todos podemos tener un problema: hay quienes tienen su apartamento muy recogido, pero una habitación hecha un caos; otras casas dan la impresión de ordenadas, pero en realidad están hasta arriba de objetos innecesarios.
En cada uno de nosotros hay un acumulador ocasional o acumulador organizado y, además, tiene una explicación: existen un conjunto de miedos que se esconden tras el desorden.
Los miedos que se esconden detrás del desorden
1. Miedo a dejar el pasado atrás
Si no nos deshacemos de aquellos objetos materiales que nos vinculan a relaciones pasadas, quizás no seamos capaces de desprendernos de aquellas personas totalmente. Esto no significa que las olvidemos, sino que pasen a ser meros recuerdos y no estén presentes en nuestro día a día.
Conservar regalos u objetos cargados de sentimientos puede hacer que no terminemos de romper vínculos emocionales que ya deberíamos haber dejado atrás. Es bueno que, de vez en cuando, nos desprendamos de aquellos objetos que nos vinculen con personas que queramos dejar atrás. Como consejo os recomendamos que periódicamente revises tus espacios y los limpies de todo aquello que nos dificulta la movilidad.
2. Miedo a nosotros mismos
En ocasiones, el desorden refleja nuestro mundo interior. Es por ello que nuestro espacio, hogar o habitación, debe de hacernos sentir bien. Si en nuestra cabeza reina el caos y la inestabilidad, nuestro desorden no terminará. Seguiremos añadiendo objetos nuevos a lugares sin espacio y no encontraremos el momento de deshacernos de cosas viejas que jamás utilizaremos. Algo que también nos sucede en nuestras relaciones: acumulamos amistades y contactos que agrandan una lista que nos hace sentir protegidos.
3. Miedo a ser auténticos
Otros miedos que se esconden detrás del desorden se reflejan en los muebles. Si nuestro escritorio o sitio de trabajo está hecho un caos, supone frustración y deseo oculto de querer controlarlo todo. Si solemos esconder nuestro desorden, se trata del miedo a la opinión de los demás; esa famosa necesidad de aparentar que vivimos en una falsa estabilidad. Un problema que no deja de crecer y que, además, tiene una manera capitalista de mostrarse, ya que se manifiesta a través de lo material.
«Cuando experimentes lo que es tener una casa realmente ordenada, sentirás cómo se ilumina todo tu mundo. Ordenas tu casa, pero también ordenas tus asuntos y tu pasado. El resultado es que puedes ver con claridad lo que necesitas y lo que no».
Este texto está sacado del libro sobre el orden de Marie Kondo. Os lo recomiendo gratamente.
Despréndete de lo material, las cosas que realmente importan siempre tendrán un lugar en tu cabeza y, recuerda, si necesitas ayuda, pídela.
Te ayudamos: la solución del desorden con el papel
La gestión de su desorden de papel no solo le ahorrará dinero y espacio, sino que también le dará tranquilidad. Comience clasificando sus documentos, conservando solo aquellos con información importante que no se puede encontrar en otro lugar. Luego, configure una canasta en la que guarde todos sus documentos entrantes y límpielo todas las semanas. Guarde los manuales de referencia del hogar en carpetas y los documentos insustituibles en una caja fuerte. Por último, si digitaliza, ¡no olvide hacer una copia de seguridad de sus datos!
La solución de papel: qué triturar, qué guardar y cómo evitar que se apodere de su vida (Lisa Woodruff) es una guía para manejar el desorden de papel que afecta a tanta gente. Ofrece una nueva forma de purgar su basura, evaluar sus documentos y desarrollar sistemas para procesar los papeles a medida que ingresan, lo que le permite recuperar su espacio y libertad.
Aprende a administrar su desorden de papel de manera eficiente y efectiva.
La vida moderna está llena de papel: correo basura, facturas, recordatorios, cartas de amigos, post-it, listas de compras, invitaciones y más. Con demasiada frecuencia, ese papel llega más rápido de lo que podemos procesarlo, lo que genera pilas desordenadas colocadas alrededor de la casa.
En estos consejos, aprenderá a recuperar el control de su papel. La autora se basa en sus años de experiencia como madre y organizadora para ofrecer formas de deshacerse del desorden y desarrollar nuevos métodos para manejar sus documentos. Aprenderá la forma óptima de ordenarlos y categorizarlos, así como las estrategias para configurar sistemas que funcionen para usted.
El desorden de papel puede ser costoso y limita tu libertad.
Recuperar el control del desorden en su vida puede parecer imposible, pero hay una salida. El primer paso para resolver su desorden es admitir que tiene un problema. Más específicamente, debe comprender exactamente lo que le está costando su problema de desorden.
Algunas de estas cuestiones son obvias. Por ejemplo, si tiene montones de papeles desorganizados por todas partes, rastrear facturas importantes es un dolor de cabeza. Pero el desorden también tiene un precio emocional. En última instancia, controlar el desorden no solo hará que el hogar esté más limpio y los archivos más accesibles, sino que también tendrá un impacto positivo en su bienestar.
¿Cuáles son las consecuencias del desorden? En primer lugar, existe un costo financiero real por tener papeles desorganizados. Por ejemplo, ¿alguna vez perdió un cheque de reembolso o no pudo devolver algo porque perdió el recibo? Si su respuesta fue «sí», no está solo. En 2014, no se reclamaron mil millones de dólares en tarjetas de regalo; si bien no hay números exactos disponibles, es una buena apuesta que muchas de esas cartas se perdieron.
El desorden también genera cargos por mora. Las compañías de tarjetas de crédito de EE. UU. Recaudaron la asombrosa cantidad de $ 12 mil millones en multas por pago tardío en 2016. Además, las investigaciones muestran que aproximadamente una cuarta parte de las personas que pagan tarde tienen el efectivo pero simplemente no pueden encontrar la factura. Aunque estos costos no siempre son importantes, se suman.
También existen costos físicos para el desorden. Tener montones de papel por toda la casa significa menos espacio para vivir . No es raro que las personas pierdan una mesa, o incluso una habitación, por los papeles. Y llevado al extremo, el acaparamiento (recolectar artículos compulsivamente, incluso cuando no son útiles) puede afectar su capacidad para mantener un hogar limpio y seguro.
Pero hay otros inconvenientes que no son tan obvios de inmediato. Por ejemplo, el estadounidense promedio pierde 55 minutos al día buscando artículos extraviados. A la larga, eso equivale a cientos de horas perdidas. Todos sabemos que el tiempo es valioso; cada minuto dedicado a buscar entre montones de desorden y llenar nuevos documentos para reemplazar los extraviados es un tiempo que se ha ido para siempre.
Y esta pérdida de tiempo también tiene un costo emocional. ¿Cómo te sentiste la última vez que perdiste algo? No es genial, ¿verdad? Tratar de hacer un seguimiento de todos los papeles de su vida es emocionalmente agotador y se convierte en una fuente de estrés y ansiedad cuando falla. De hecho, la investigación ha revelado un vínculo directo entre el desorden doméstico y el aumento de los niveles de cortisol, la hormona del estrés. Es seguro decir que un espacio limpio y organizado mejora su estado de ánimo en más de un sentido.
Utiliza Big Purge para averiguar qué papeles realmente necesita conservar.
Ahora que comprende lo que cuesta el desorden, es hora de empezar a hacer algo al respecto. El primer paso para administrar su papel es engañosamente simple: deshacerse de la basura, así como de las cosas que claramente no necesita. Esta gran purga debería eliminar alrededor del 85 por ciento de su alijo de papel actual.
Puede sentirse abrumador, ¡y está bien! La gente suele quedarse con los papeles porque significan algo para ellos. Cuando llega el momento de desecharlos, es normal sentir emociones como estrés o arrepentimiento. Pero piense en lo que le cuestan sus papeles y confíe en el hecho de que la libertad le aguarda al otro lado de la purga.
Antes de comenzar, sepa que la Gran Purga es un maratón, no un sprint. No pasará años de papel en una sola tarde; Por lo general, las personas demoran entre 90 y 120 días en completar la purga. Para prepararse, deberá etiquetar cinco cajas: Para ordenar, Guardar, Triturar, Reciclar y Papelera.
Puede parecer contradictorio, pero no empiece a clasificar de inmediato. Primero, tome un montón de papeles y colóquelos en la caja para clasificar. El acto físico de recogerlos todos te ayudará a darte cuenta de que se pueden descartar más de los que crees.
Ahora puede revisar la pila por clasificar. Si es necesario guardar un papel, tírelo en el cuadro guardado; no se preocupe por ordenarlos por ahora. Si no lo necesita, el papel debe ir en una de las otras tres cajas: triturar, reciclar o tirar la basura.
Todo lo que contenga información confidencial, como números de seguro social, datos financieros o información de identificación personal, debe triturarse. Si no tienes una trituradora en casa, la forma más fácil de hacerlo es ir a una tienda de suministros de oficina y pagar para que trituran tus documentos. De lo contrario, los papeles innecesarios se pueden tirar a la papelera de reciclaje y cualquier otra cosa que encuentre, como tarjetas de regalo, puede irse a la basura.
Pero, ¿cómo decides qué se necesita o no en primer lugar? Bueno, podría comenzar preguntándose qué tan difícil sería reemplazarlo. Los patrones y mapas de tejido, por ejemplo, se pueden encontrar fácilmente en línea. Una buena regla general es: si no hace referencia a un documento con regularidad, es mejor que lo tire.
Una de las partes más complicadas de la Gran Purga será el manejo de papeles sentimentales. No hay una respuesta correcta o incorrecta cuando se trata de clasificar documentos vinculados a recuerdos importantes. Se necesita tiempo para gestionar estos artículos: cinco años, según la experiencia del autor. Y eso está bien.
En lugar de meter una caja llena de papeles sentimentales en un armario, intente elegir una o dos cosas que realmente le gusten. Póngalos en exhibición en su hogar. Esto le permitirá reconocer lo que es importante sin dejar de darle espacio y libertad.
Pon todos tus documentos importantes en un solo lugar y revíselos todos los domingos.
Una vez que haya realizado la Gran Purga, el siguiente paso es averiguar qué hacer con los papeles que quedan. Todos estos deben ser documentos urgentes: facturas que deben pagarse, invitaciones a las próximas fiestas, un informe escolar. Entiendes la idea.
La forma de manejar estos papeles es con un Sunday Basket . La idea es simple pero poderosa: el Sunday Basket es el único lugar para los documentos entrantes que deben administrarse. Este sistema tardará un tiempo en convertirse en parte de su rutina habitual, pero una vez que lo domine, le liberará tiempo y le dará tranquilidad.
El mensaje clave aquí es: coloque todos sus periódicos urgentes en un solo lugar y revíselos todos los domingos.
Bien, así es como funciona el Sunday Basket. Cuando llegan los papeles, van directamente a la canasta; esto podría ser literalmente una canasta, una caja o una carpeta. Y estamos hablando de todos los papeles, incluido el correo basura, los recibos y las notas escritas a mano. Todo va en la Cesta.
Luego, los domingos, programe 90 minutos para revisar su canasta. Codifique con colores cinco carpetas de bolsillo con barra oblicua y etiquételas: Tareas pendientes esta semana, Calendario y computadora , Recados, Dinero y finanzas, y Esperando.
Los artículos que son urgentes van a Tareas pendientes esta semana. Tómese un momento para planificar exactamente cuándo atacará esos papeles de tareas pendientes antes de que llegue el próximo domingo. La carpeta Calendario y computadora es para invitaciones, horarios y otros eventos que deben agregarse a su calendario.
Los documentos necesarios para completar los mandados también pueden ir a su carpeta correspondiente. Estos incluyen recetas de medicamentos, listas de compras, cupones y boletos de limpieza en seco. Asimismo, las facturas, los extractos bancarios y los cheques deben ir en la carpeta Money and Finances.
La carpeta final es donde puede guardar recordatorios de las cosas que está esperando. Por ejemplo, si espera recibir noticias sobre la cena con un amigo, puede poner una nota al respecto en su carpeta Esperando. Esto le ayudará a realizar un seguimiento según sea necesario.
Para que sea más eficaz, la cesta debe estar al aire libre y en un lugar de mucho tráfico donde los papeles tienden a acumularse. Para la mayoría de la gente, esa es la cocina. Asegúrese de que toda su familia sepa que ese es el lugar designado para el papel. Muy rápidamente, dejar caer papeles en la canasta debería convertirse en un reflejo automático para todos.
Para convertir tu Sunday Basket en un hábito, personalícelo para satisfacer sus necesidades.
La Sunday Basket es un concepto poderoso, pero no se preocupe, no es una talla única para todos. Cada hogar es diferente, por lo que las necesidades de papel de cada hogar también serán diferentes.
Sunday Basket es un sistema amplio que permite realizar modificaciones y ajustes según sea necesario, hasta el nombre. El autor eligió el domingo como predeterminado porque es cuando muchos de nosotros tenemos más tiempo libre. Pero si los martes por la noche te funcionan mejor, ¿adivina qué? Tienes una canasta de martes ahora. Lo importante es desarrollar una rutina que funcione para usted y se adapte a sus necesidades, para que pueda revisar sus documentos de manera oportuna y organizada.
Ahora que tiene las carpetas principales de Sunday Basket, siéntase libre de agregar más para organizar mejor sus documentos. Cuatro categorías de uso común son: Personal, Hogar, Familia y una carpeta adicional de Dinero.
La carpeta Personal es exactamente lo que parece: tus cosas. Las cosas que le llaman la atención o le motivan se pueden mantener allí. Del mismo modo, una carpeta familiar es a menudo una excelente manera de realizar un seguimiento de cosas como documentos de planificación de vacaciones, avisos de campamentos de verano o información de mascotas que de otro modo se perdería en la confusión.
Si bien una carpeta de Finanzas ya es una de las categorías principales de cualquier Sunday Basket, una segunda carpeta de Money es una buena idea. ¿Por qué? Bueno, las finanzas son complejas; Contar con un sistema más sofisticado puede ayudar a limitar el riesgo de perder de vista cosas importantes. Por ejemplo, puede usar una carpeta para almacenar recibos y otra para almacenar cupones, para no confundir las dos.
No existe una forma ideal de estructurar esto. Cada persona tiene que encontrar el conjunto específico de carpetas Sunday Basket que mejor se adapte a sus necesidades. Se necesitará un poco de prueba y error, y está bien. Pero sea lo que sea que decida, asegúrese de ser constante al revisar sus documentos a la misma hora el mismo día todas las semanas.
El objetivo es convertir el Sunday Basket en una parte automática de la rutina del hogar. El sistema funcionará, pero debes confiar en él. La constancia es la clave del éxito. ¡Y no tengas miedo de recompensarte! Poner un dulce en la canasta para comer una vez que hayas terminado es una buena manera de darte algo que esperar.
Utiliza carpetas, no archivadores, como solución de almacenamiento de papel a largo plazo.
Es posible que haya notado que los archivadores no han entrado en la discusión hasta ahora. Y eso es por una buena razón. Realmente no te ayudan a organizar tus papeles; de hecho, te retienen.
Si bien los archivadores tuvieron su momento, ya no son una buena opción para nuestras necesidades de almacenamiento modernas. Es mejor ir con carpetas, que son portátiles, más fáciles de almacenar y organizar y más eficientes. Reducirá su espacio físico y aún tendrá suficiente capacidad de almacenamiento para administrar sus papeles y tomar el control de su espacio.
¿El mensaje clave aquí? Utilice carpetas, no archivadores, como su solución de almacenamiento de papel a largo plazo.
Los archivadores no son intrínsecamente malos. Pero provienen de una época en la que la gente necesitaba tener más papeles que los que tiene hoy. Tus abuelos no tenían acceso a Internet ni a discos duros; para ellos, la única prueba de que poseían algo estaba normalmente en los papeles que guardaban. Grandes, voluminosos y rara vez ubicados en el corazón de la casa, los archivadores facilitan que los papeles se “pierdan de vista, se pierdan de la mente”.
Por el contrario, las carpetas de dos pulgadas son fáciles de acceder, actualizar y mover. Ofrecen menos espacio para los papeles, pero eso es una ventaja, no una desventaja. Menos espacio significa que no puede simplemente tirar papeles y olvidarse de ellos; tendrá que ser deliberado sobre cómo guardar las cosas.
Aquí hay una guía rápida para comenzar con su sistema de encuadernación. Primero, coloque cuatro carpetas para almacenar papeles y etiquételos: Referencia del hogar, Organización financiera, Organización médica y Operaciones del hogar.
La referencia del hogar es para todos los trámites relacionados con la propiedad o el alquiler de su casa. Esto puede incluir información sobre jardinería, manuales de electrodomésticos, registros de mejoras para el hogar y más. Piense en la carpeta como un manual para alguien que quiera comprar su casa.
Organización financiera y Organización médica son manuales de referencia para las finanzas y el cuidado de la salud de su familia. Estos también funcionan como referencias de emergencia. Entonces, si hay una emergencia financiera o médica, debería poder sacar estas carpetas y acceder rápidamente a los registros médicos, extractos de cuentas bancarias y testamentos.
Finalmente, su carpeta de Operaciones del hogar funciona como el «plan de lección» para el hogar. Aquí es donde puede registrar las celebraciones y tradiciones familiares, como recetas o información sobre las fiestas. Piense en este como una referencia para una niñera o un cuidador de mascotas que necesitaría comprender cómo funciona su familia. Si tiene esto en cuenta, tendrá un manual sencillo y eficiente que tiene toda la información necesaria, y nada más.
Guarda los documentos legales y financieros críticos en una carpeta normal, pero considere una caja privada para las cosas verdaderamente invaluables.
Imagine que ha completado Big Purge y ha configurado su Sunday Basket y carpetas de almacenamiento. Ha eliminado el 85 por ciento de las pilas de papel que solían estar esparcidas por su casa. Todo lo que queda son algunas pilas de papeles legales, tal vez documentos fiscales relacionados con su negocio, que deben almacenarse pero no caben en una carpeta de dos pulgadas. ¿Qué se supone que debes hacer con ellos?
La respuesta puede ser una sorpresa: en este caso, ¡está bien archivar documentos! Dicho esto, hay situaciones muy específicas en las que debe hacer esto, y formas específicas de almacenar los papeles sin comenzar a desordenar nuevamente.
Sin embargo, antes de llegar allí, recuerde que las decisiones sobre el almacenamiento de documentos importantes deben tomarse después de la Gran Purga. La siguiente guía es para los papeles que quedan después de haberlos revisado cuidadosamente y reciclado la mayoría de ellos. Para mucha gente, estos documentos verdaderamente importantes son documentos legales y fiscales.
Los impuestos son la única área en la que es bueno equivocarse en el lado del mantenimiento de registros: ¡no querrá meterse con el IRS! Un buen primer consejo es consultar con las autoridades fiscales para ver cuánto tiempo recomiendan conservar la documentación. En segundo lugar, si tiene registros legales relacionados con grandes eventos como divorcios o transacciones de bienes raíces, es una buena idea mantenerlos también en el archivo.
Bien, entonces, ¿cómo guardas estos papeles? Las cajas de cartón para banqueros o los recipientes de plástico son dos excelentes opciones portátiles. Simplemente coloque sus papeles importantes en una caja y guárdelos. Sin embargo, tenga en cuenta que las cajas de cartón son vulnerables a los insectos y alimañas. Por lo tanto, asegúrese de limpiar con regularidad.
¿Y qué pasa con los documentos originales irremplazables como certificados de nacimiento, licencias de matrimonio y diplomas? Bueno, debería considerar guardar documentos como esos en una caja fuerte. Eso los protegerá de cosas como robos o ser destruidos en un incendio.
La caja fuerte no tiene que estar en su casa; una caja de seguridad es una opción popular que también hace el trabajo. En última instancia, todo se reduce a su propia evaluación del nivel de seguridad que necesita. Decida lo que decida, siempre es una buena idea hacer copias de estos documentos y guardarlos en la carpeta de su hogar en caso de emergencia.
Sea deliberado sobre lo que escanea y guarda, y asegúrese de tener una copia de seguridad.
Ninguna discusión sobre la gestión del desorden de papel está completa sin una mirada a sus opciones digitales. Después de todo, el auge de la digitalización es una de las principales razones por las que el enfoque moderno del papel es diferente al de años anteriores.
Pero al igual que con el papel, la información digital también debe mantenerse con cuidado. El desorden digital también es una cosa: si no sabe dónde están sus documentos, entonces no está mejor que antes. Necesita saber cuándo y cómo digitalizar la información para que sea accesible y organizada.
El escaneo también debe comenzar solo después de que haya completado su Gran Purga; tienes que ser consciente de la cantidad de desorden que no necesitas antes de poder elegir qué hacer con el resto. La primera regla para digitalizar papeles es recordar que no se puede escanear todo.
Cuando decida digitalizar algunos documentos, cree un sistema de nombres coherente. Los títulos de sus documentos deben ser simples pero descriptivos para que puedan ordenarse y encontrarse fácilmente en el futuro. Considere usar cosas como nombres de proyectos, fechas y ubicaciones para nombrar sus archivos. Un buen consejo al usar números en un nombre de archivo es poner un «0» como marcador de posición en los espacios en blanco. Entonces, en lugar de escribir «7», escribe «007». Incluso si los archivos son solo para sus ojos, numerarlos así asegurará que permanezcan perfectamente organizados.
No se preocupe si este proceso de denominación se siente abrumador. Lo importante es configurar un sistema que funcione para usted y mantenerlo. Una vez que haya digitalizado y nombrado sus documentos, asegúrese de guardarlos en sus propias carpetas separadas.
A continuación, deberá realizar una copia de seguridad. Esto no es opcional: todos los discos duros fallarán eventualmente. Establezca un cronograma regular para las copias de seguridad y asegúrese de saber exactamente de qué se debe hacer una copia de seguridad. De esa manera, no perderá espacio con archivos innecesarios.
Hay varias buenas formas de hacer una copia de seguridad de sus datos. Los sistemas de almacenamiento digital en línea como Google Drive e iCloud, por ejemplo, ofrecen una variedad de opciones de precios y almacenamiento. Tómese su tiempo e investigue lo que hay disponible, pero no se preocupe por encontrar la solución de respaldo “perfecta”. En última instancia, al igual que con todo este proceso de ordenación, se trata de elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, ¡y ceñirse a él!
Programa un tiempo para realizar el mantenimiento de rutina de sus carpetas.
Sus carpetas deben actualizarse periódicamente. Por ejemplo, cuando compra un electrodoméstico nuevo, debe reemplazar el manual antiguo por el nuevo en su carpeta de Hogar. Programe una hora para revisar una carpeta y ver si hay documentos obsoletos que puedan reemplazarse o desecharse. Recuerde, su carpeta debe contener solo la información necesaria para comprender el funcionamiento de su hogar.