Las 5 claves que utilizan para ordenar… Los que odian ordenar

Actualizado el lunes, 27 diciembre, 2021

He de confesar que odio ordenar. Desde hace años incluso utilizo la típica excusa de: «no está desordenado, tan sólo… ordenado a mi manera». Seguro que tú también la has usado en alguna que otra ocasión.  Sin embargo, la satisfacción de tu entorno ordenado y lo que la disciplina del orden hace a tu cabeza, no tiene precio en tiempo ni esfuerzo.

El primer paso es entender esta importancia entre ser de los que pierden el tiempo buscando algo cuando lo necesitan, y los que pierden el tiempo ordenando cuando no lo necesitan. Pero, ¿por dónde empezar?

Ser ordenado: cuestión de detalles

Ser ordenado no es complicado pero requiere de la voluntad de aplicar reglas sencillas. Yo aquí os voy a dejar las 5 claves  más importantes. ¡Ánimo, son muy sencillas!

1. PIENSA CÓMO TE GUSTARÍA SER

No se trata de ordenar objetos sino de cómo te sientes. De si tienes la disciplina para crear un entorno en el que sabes que cuando necesites un objeto sabes dónde está. Que estará limpio y preparado cuando lo necesites. Que estará cuidado.

2. BORRA TODO LO QUE NO NECESITES

Acumulamos ropa que nunca nos pondremos, objetos que nunca utilizamos ni utilizaremos y también, programas, fotografías, archivos que jamás volveremos a leer, ver o revisar. Elimina de tu vida todo lo que no necesites. Dónalo, véndelo o regálaselo a un amigo. No necesitas más, necesitas mejor.

3. AL TERMINAR, COLOCA TODO EN SU SITIO

 Después de comer, recoge. Después de cambiarte de ropa, recoge. Después de estudiar o trabajar, recoge tu escritorio. Contempla estos minutos como parte de la actividad. La diferencia entre limpiar los platos durante 5 minutos hoy o durante 5 minutos mañana: es que se pasarán 1 día sucios en la cocina. Un daño para la vista y para el olfato cuando en realidad estás gastando el mismo tiempo: 5 minutos.

4. VALORA LA FUNCIÓN DE CADA OBJETO

Decía M. Kondo que no lo parecía bien conservar ropa que no nos gusta para andar por casa porque el tiempo que pasamos en casa es una parte preciosa de la vida. Su valor no debe cambiar porque nadie nos ve. Y eso mismo debemos aplicarlo a todo. Dejemos de tener objetos para aparentar y empecemos a tenerlos para sentir y utilizar.

5. PIDE AYUDA PARA ORDENAR

Si al principio no sabes cómo hacerlo, puedes pedir a alguien que te ayude a limpiar y ordenar. Pero es importante que no te acostumbres a vivir «en el caos». Puedes contratar a alguien pero mientras trabaja para ti, debes ayudar a esa persona. Trabajar juntos en el orden te ayudará a romper barreras y quién sabe… quizás la próxima puedas tener la voluntad suficiente para empezar.

Una guía sencilla para vencer el agotamiento y empezar a prosperar

¿Sientes que nunca hay suficiente tiempo? Trabajas duro todo el día, pero logras poco de lo que querías.Mientras tanto, las metas de su vida se alejan cada vez más.

Ocupado es una característica incorporada de la vida. Las distracciones están por todas partes. Probablemente esté sobrecargado de trabajo y comprometido. Pero la cuestión es que tanto estrés afecta gravemente su salud. Tu mereces más. Es hora de quemar el guión con estrés y dejar de vivir a un ritmo insostenible.

Puede que no lo parezca, pero la verdad es que lo tiene tiempo. Tienes la misma cantidad que la gente más productiva de la Tierra. La pregunta es cómo lo gastas.

Descubrirá por qué simplemente administrar su tiempo no es suficiente. Aprovechando la experiencia del autor para recuperarse del agotamiento, aprenderá cómo alinear sus tres activos principales (tiempo, energía y prioridades) para evitar el agotamiento y comenzar a vivir de la mejor manera.

Aprenderás:

• cómo su enfoque y prioridades son secuestrados;
• por qué sus zonas de energía son la clave del éxito; y
• el fino arte de decir que no, amablemente.

At Your Best  es una guía práctica para ir más allá de la gestión del tiempo. Basándose en las décadas de liderazgo de Carey Nieuwhof, muestra cómo sincronizar su tiempo, energía y prioridades para que pueda alcanzar sus metas, tener más energía para lo que ama y comenzar a prosperar tanto en el trabajo como en el hogar.

Ser absorbido por la espiral del estrés y el ajetreo de la vida moderna no es de ninguna manera inevitable. En su lugar, descubra sus zonas de energía y haga que funcionen para usted. Haga su mejor trabajo cuando esté en su mejor momento al priorizar ese tiempo para concentrarse profundamente en las actividades y las personas que más le importan. Cuando trabaja con su ciclo de energía, concentra su tiempo y deja de permitir que sus prioridades sean secuestradas, puede comenzar a prosperar en todas las áreas de la vida.

Prosperar es cuando su tiempo, energía y prioridades están sincronizados

En 2006, las cosas parecían ir excepcionalmente bien para el autor Carey Nieuwhof. Solo en sus treintas, su organización se había hecho más grande de lo que nadie esperaba. Estaba felizmente casado con su novia de la escuela secundaria y tuvieron dos hijos saludables.

Pero por dentro, era una historia diferente. Nieuwhof describe las exigencias profesionales como casi insoportables, y estaban afectando su salud y su vida familiar. Había sido absorbido por una espiral de estrés y comenzó a soñar con abandonar todo por una hamaca en Fiji.

Tenía que haber otra manera. Cuando Nieuwhof comenzó a recuperarse del agotamiento, descubrió tres activos clave para construir una vida de la que no quería escapar.

En su búsqueda por vivir a un ritmo que pudiera sostener, miró lo que otros artistas de alto desempeño hicieron tan bien. Lo que encontró fue que no solo administraban su tiempo. También tenían una estrategia para aprovechar su energía y prioridades, de modo que los tres trabajaran a favor de ellos y no en su contra.

Tan pronto como sincronizó estos tres activos clave, no solo se recuperó del agotamiento profesional, sino que también se encontró prosperando física, espiritualmente y con su familia.

El primer activo clave es el tiempo focalizado. Una de las razones por las que nunca tiene suficiente es por no concentrar su tiempo. Probablemente trates a todas las horas por igual, pero no es así. Su tiempo se consume con distracciones y pequeñas tareas. El día se te escapa y no te ocupas de las cosas importantes.

Si bien la mayoría de la gente sabe que está compitiendo contra el tiempo, pocos piensan en su energía, el segundo activo clave. Cuando no logra aprovechar sus niveles de energía personales, termina desperdiciando su tiempo más productivo y valioso, dejándolo con poca energía para las tareas importantes.

El tercer y último activo clave son las prioridades. Tus prioridades pueden ser fácilmente secuestradas cuando permites que otros determinen lo que haces cada día, ya que te obligan a concentrarte en sus prioridades en lugar de las tuyas. La clave es aprender a decir que no y sentirse bien al respecto.

Exploraremos cómo escapar de la espiral del estrés y, en cambio, vivir en su opuesto, elciclo de prosperidad , alineando su tiempo, energía y prioridades.

Enfoca tu tiempo descubriendo tus zonas de energía

Son las 2:00 pm y estás tratando de concentrarte en la presentación de tu colega, pero prácticamente necesitas mondadientes para mantener los párpados abiertos. ¿Suena familiar?

Es posible que haya notado que su energía aumenta y disminuye a lo largo del día. Esto es perfectamente normal. Es cierto incluso para los médicos. Los investigadores encontraron que la tasa de eventos adversos entre los anestesiólogos, por ejemplo, aumenta a medida que avanza el día.

Lo importante es comprender su ciclo energético para que pueda hacerlo funcionar para usted.

Si bien el ciclo de energía de cada persona es diferente, si usted es como la mayoría de las personas, tiene entre tres y cinco horas diarias cuando está en su mejor momento. El autor llama a esta su zona verde y se caracteriza por ser concentrada, productiva y de buen humor.

A pesar de tener un número limitado de horas de alta energía, muchas personas usan su preciosa zona verde de manera aleatoria y no estratégica para cosas como reuniones de rutina o responder correos electrónicos. En cambio, este tiempo debe usarse para sus tareas más importantes y exigentes.

¿Qué pasa con las otras horas del día? Su zona amarilla es cuando no se siente ni en su mejor ni en su peor momento. No es un páramo: puedes hacer muchas cosas en la zona amarilla, pero no tus mejores cosas.

Tu zona roja es cuando tienes tu energía más baja. Te sientes lento y luchas por prestar atención. Es cuando realmente tienes que obligarte a hacer casi cualquier cosa.

Durante los próximos días o semanas, tómese un tiempo para determinar su propio ciclo energético. Observe cuándo se siente mejor, listo para abordar cualquier cosa. O cuando todo lo que quieres hacer es dormir una siesta. Utilice las zonas verde, amarilla y roja para dibujar su propio reloj de energía y las horas que pasa en cada zona.

Algunas notas para ayudarlo: las horas de su zona verde no son necesariamente consecutivas. Por ejemplo, las mejores horas del autor son entre las 7:00 a. M. Y las 11:00 a. M. Luego, tiene otro arranque de energía alrededor de la 1:00 p. M.

Tampoco hay necesidad de perfección aquí. Las cosas pueden cambiar de un día para otro, solo sea lo más honesto y preciso posible. Por último, no extiendas demasiado tu zona verde, solo funcionará en tu contra. De tres a cinco horas es normal y suficiente para vivir en el ciclo de prosperidad.

Exploraremos los tipos de tareas que debe realizar en cada zona.

Aproveche su energía haciendo su mejor trabajo cuando esté en su mejor momento

Has identificado tu ciclo energético, sabes cuándo estás en tu zona verde y te sientes lleno de energía. También sabe cuándo la energía comienza a concentrarse en sus zonas amarillas. Y finalmente, sabes en qué momentos del día estás luchando con la mayoría de las tareas en tus zonas rojas. Entonces, ¿qué debería hacer realmente en cada zona?

Prosperar se trata de maximizar su zona verde completando las tareas que más importan: sus dones, su pasión y su impacto.

Sus dones incluyen todo lo que encuentre fácil y que otros encuentren difícil; los talentos únicos para ti. Por ejemplo, el autor puede hablar frente a grandes audiencias sin mucha preparación ni notas, algo que aterroriza a muchos.

Pero no se conforme con las aptitudes naturales. Tu zona verde también es para desarrollar esos dones. Utilice este tiempo para mejorar sus habilidades, aprender algo nuevo y practicar.

Tu pasión es lo que te encanta hacer. Lo más probable es que te apasione aquello en lo que eres bueno, pero tu pasión puede extenderse más allá de tus dones. Busque actividades que le den energía en lugar de agotarlo, que encuentre gratificantes o sin las que no pueda vivir. Estos pueden incluir pasatiempos o pasar tiempo con sus seres queridos.

Por último, concentre su zona verde en las tareas que marcan la mayor diferencia. A menudo, estas son las responsabilidades principales que aportan el mayor valor a su organización. O grandes metas en la vida, como escribir un libro. Pregúntese: ¿Qué estoy tratando de lograr con mi vida? Dedique su tiempo de zona verde a llegar allí.

Una vez que haya eliminado las tareas importantes durante su zona verde, podrá realizar un trabajo menos exigente. Utilice sus zonas amarillas para tareas moderadamente importantes o de energía media. Por ejemplo, puede celebrar reuniones o enviar correos electrónicos a toda la empresa. 

Tus zonas rojas son para tus tareas menos importantes. Es posible que desee abordar los correos electrónicos, completar la administración de rutina y hacer ejercicio durante estos momentos. Es importante recordar que su zona roja no es para decisiones críticas o tareas delicadas como abordar conflictos interpersonales.

Ahora, tómese un tiempo para trazar sus tareas y objetivos en cada zona. Todo lo que sea importante, energizante y en lo que sea bueno se coloca en la zona verde. ¿Qué tareas puedes dejar para las zonas amarillas? ¿Y cómo puede pasar mejor las horas de bajo consumo de energía de las zonas rojas?

Reconozca sus prioridades enfocándose en las tareas correctas y luchando contra las distracciones

Te acomodas en tu escritorio y abres el calendario. Para tu completa sorpresa, está completamente vacío. De 8:30 am a 4:30 pm ni una sola cita. Esto es perfecto, piensas. Finalmente puede comenzar ese gran proyecto con el que ha estado soñando. Tal vez escriba una nueva publicación en el blog. Pero entonces . . . hay un golpe en la puerta.

Un colega solo necesita cinco minutos, que se convierten en 20. Mientras tanto, su bandeja de entrada se ha llenado y se llama a una reunión de emergencia por la tarde. Cuando finalmente regresa a su escritorio, el día casi termina. ¿Qué sucedió? Trabajaste todo el día pero no cumpliste ninguna meta.

Lo que sucedió es que sus prioridades fueron secuestradas por distracciones y tareas que no priorizó. Pasaste el día reaccionando a todo lo que se te presentó. Estas tareas aparentemente urgentes pero sin importancia consumen su tiempo si las deja.

Minimizar las distracciones es fundamental. En nuestra cultura impulsada por la tecnología, todo compite por su atención. Un estudio encontró que la persona promedio toca su teléfono inteligente 2.617 veces en un solo día.No es de extrañar que no puedas concentrarte. Así que asegúrese de desactivar esas notificaciones.

También ayuda a hacer su mejor trabajo en su mejor entorno. Eres como una planta de esa manera, necesitas el ecosistema adecuado para prosperar. Prepárese para el éxito creando un espacio de trabajo acogedor y sin distracciones.

En realidad, siempre habrá tareas urgentes e importantes que le quitarán tiempo, como atender una llamada del jefe o prepararse para esa presentación. Pero la clave para maximizar su zona verde es conocer las tareas adecuadas para priorizar. Es más fácil decirlo que hacerlo, como sabe cualquiera que haya perdido un día entero.

Una estrategia útil es concentrarse en actividades de alto rendimiento. El economista italiano Vilfredo Pareto observó que el 20 por ciento del esfuerzo a menudo rinde el 80 por ciento de los resultados. El autor se dio cuenta de que algunas prioridades fundamentales, como ofrecer un gran contenido y fomentar una cultura de trabajo saludable, impulsan el valor de su organización.

Esas actividades importantes, pero no urgentes, son exactamente las que le ayudan a alcanzar sus metas, a generar un impacto y a ponerlo en el ciclo de prosperidad. Sin embargo, son tan fáciles de llevar al final de su lista de tareas pendientes. Eso es porque las consecuencias de omitirlas suelen ser mínimas.

Pero los beneficios que experimenta al hacer espacio cada día para sus prioridades se amortizan exponencialmente.

Priorice las relaciones adecuadas y aprenda a decir que no

Cuando era niño, el autor pasaba mucho tiempo con su abuela. Todos los días, a las diez de la noche, llamaba su amiga Nancy. La abuela siempre contestaba, pero de mala gana porque Nancy podía hablar durante horas. La abuela nunca descubrió una manera educada de interrumpir la llamada, a veces solicitando la ayuda de su nieto para salvarla.

Ha aprendido que todas las cosas incorrectas generalmente requieren su atención, secuestrando su enfoque y prioridades. Pero ¿y la gente? Las relaciones son importantes y tampoco quieres ser malo.

Es tristemente cierto que las personas que quieren su tiempo rara vez son las que deberían obtenerlo. En el trabajo, son los de bajo rendimiento los que no parecen querer mejorar, o las personas agotadoras las que te arrastran a su drama. Mientras tanto, las personas que más merecen su tiempo rara vez lo piden.

¿Recuerda el principio de Pareto? También es relevante aquí. Invierte en lo mejor: pasa el 80 por ciento de tu tiempo con tus mejores empleados, las personas que te dan energía y las personas que más te importan. La realidad es que si no priorizas en quién inviertes tu tiempo, otros decidirán por ti.

El antropólogo británico Robin Dunbar teorizó que hay un límite en la cantidad de relaciones significativas que los humanos pueden cultivar. ¿Cuántos?

Bueno, imagina tres círculos concéntricos. Tus tres o cinco amistades más profundas están en el centro. Estas son personas con las que se conecta una vez por semana. El segundo círculo incluye de 12 a 15 personas en su grupo de simpatía con las que se conecta, digamos, una vez al mes.

En el círculo más externo está su red extendida. La mayoría de la gente tiene capacidad para unas 150 personas allí, aproximadamente el tamaño de las antiguas aldeas humanas. El marco de Dunbar ayuda a demostrar que no es necesario tratar a todas las personas en su vida de la misma manera porque su capacidad para establecer relaciones diferentes es limitada.

Aún así, navegar por las demandas de su tiempo es parte de la vida. Es importante tener una estrategia clara para decir que no, o de lo contrario responderá por defecto a sí. Trate de decir que no de una manera suave, para no quemar puentes y herir sentimientos.

Por ejemplo, dígale a la gente que le encantaría reunirse con ellos, lo cual probablemente sea cierto; exprese empatía que no puede, pero sea firme; redirigirlos a otra persona o recurso para obtener ayuda; y, por último, expresa gratitud por pensar en ti y ayudarte.

La vida pasa. Concéntrese en lo que puede controlar y vuelva a calibrar cuando sea necesario

Hace unos años, el autor compró un SUV nuevo y en poco tiempo acumuló más de 300,000 millas. Todavía estaba en muy buena forma y la gente seguía preguntando cómo había sacado tanto kilometraje. Pero no había gran misterio: simplemente siempre lo aceptaba por el servicio recomendado.

Arreglar algo antes de que se rompa suele ser más fácil y menos costoso que después de que se rompa. Todos sabemos que el estrés es parte de la vida. También lo es el cambio. Y tanto el estrés como el cambio pueden amenazar con llevarlo nuevamente a una espiral de estrés. Exploremos, pues, algunas estrategias para seguir prosperando y evitar averías.

La primera estrategia es programar todas sus prioridades, incluido el tiempo con su familia. Eso es porque un espacio en blanco en su calendario puede ser una trampa. Cuando el autor estaba en una reunión de la junta, por ejemplo, se encontró diciendo que sí a una parrillada del sábado porque su agenda estaba clara.

Tenga en cuenta que la semana nunca resultará perfecta según lo planeado, y eso está bien. No apuntes a la perfección. Pero programar todas tus prioridades te ayuda a mantenerte encaminado.

Dicho esto, muchas personas sienten que no tienen control sobre sus calendarios. Quizás piense que estas estrategias son fáciles de implementar si usted es el jefe, pero la realidad es que algunos trabajos tienen muy poca flexibilidad.

Si realmente ha mirado su calendario con honestidad y no puede encontrar margen de maniobra, puede intentar tener una conversación con su jefe para ver si algo puede cambiar. Por ejemplo, puede ajustar su hora de inicio para que se adapte mejor a su zona verde.

Incluso si no tiene mucho control sobre las 40 horas que trabaja cada semana, todavía hay 128 horas que son completamente suyas. Por supuesto, la vida en el hogar puede ser extremadamente ajetreada, especialmente en ciertas etapas de la vida, como criar niños pequeños, cuidar a un padre enfermo o lidiar con problemas de salud.

A veces, su enfoque puede necesitar un reinicio para que coincida con la etapa de su vida. Por ejemplo, si un bebé está en camino, puede que no sea el momento adecuado para comenzar un proyecto ambicioso o intentar perder 20 libras.

Si alguna vez se siente desviado de su ciclo de crecimiento, haga un seguimiento de cómo está gastando su tiempo en realidad. ¿Han cambiado tus zonas? ¿Qué estás perdiendo el tiempo? ¿Cómo han cambiado las prioridades? Es mejor abrazar el cambio, porque es probable que suceda con el tiempo.

Toma decisiones categóricas. Una manera fácil de recuperar tiempo es gastar menos en decisiones. Las decisiones categóricas le permiten tomar una decisión que elimina decenas de otras. Por ejemplo, en su vida laboral, podría acordar reunirse solo como equipo en ciertas etapas de un proyecto para reducir el tiempo dedicado a las reuniones, o solo para trabajar con clientes de un determinado sector. En tu vida personal, podrías tomar la decisión categórica de elegir tres organizaciones benéficas para apoyar cada año, lo que te quitará la presión cuando alguien te pida una donación. Una vez que haya acordado las categorías, apéguese a ellas y solo haga excepciones cuando sea absolutamente necesario.