Actualizado el miércoles, 25 enero, 2023
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Todos queremos tener reuniones más productivas. Y, durante esas reuniones, queremos saber que todos los miembros del equipo están a bordo y en la misma dirección. Por desgracia, no siempre son así las cosas. La mayoría de las veces, las reuniones se convierten en confusiones y caos. Los miembros del equipo, aunque inseguros o confundidos, pueden permanecer en silencio; temen parecer tontos si hablan. En el mundo de la gestión de proyectos, ese silencio es demasiado común, incluso cuando surgen problemas.
Queremos presentarte el Mapa de Alineación del Equipo, una herramienta que se propone combatir todos y cada uno de los problemas recurrentes de gestión de proyectos. Este cuadro simple puede ayudarlo a planificar y verificar proyectos mientras permite que los miembros del equipo sean más activos, empoderados y colaborativos en el proceso. Si alguna vez ha tenido que liderar un proyecto de equipo, esta herramienta puede cambiar las reglas del juego que estaba esperando.
Aprenderás
- por qué tantas reuniones y proyectos tienden a desmoronarse;
- cómo el «pase hacia atrás» puede resolver los problemas antes de que comiencen; y
- cómo puede empoderar a su equipo saliendo de la sala.
Descubra una herramienta potente y fácil de usar para la gestión de proyectos
La gestión de un proyecto es algo más que aplicar algunos consejos de productividad. Cuando reúnes un equipo, también reúnes diferentes personalidades y dinámicas de poder. Las personas a menudo se sienten incómodas al hablar si algo no está claro o si están señalando un problema potencial. Pero estos problemas empeoran cada vez más si no se mencionan. Por eso, Team Alignment Map es la herramienta perfecta para cualquier tipo de proyecto. Es una forma simple y flexible para que los miembros del equipo se involucren más en las fases de planificación y evaluación, y les permite asumir la responsabilidad de sus roles. También tiene una forma incorporada de identificar problemas potenciales antes de que ocurran y garantizar que todos estén en la misma página en términos de roles y objetivos.
High Impact Tools for Teams ofrece herramientas flexibles para la planificación y evaluación de proyectos y la creación de un entorno de empoderamiento para los miembros de su equipo. En el centro se encuentra el Mapa de alineación del equipo, un cuadro simple que transformará la forma en que realiza las reuniones, realiza un seguimiento del progreso e identifica los problemas antes de que ocurran.
Estos son sus autores:
Stefano Mastrogiacomo es un consultor de gestión que lleva más de 20 años liderando proyectos, desarrollando nuevas herramientas y trabajando con empresas internacionales. Sus especialidades incluyen la gestión del cambio, la psicolingüística y el pensamiento de diseño. También es profesor en la Universidad de Lausana, Suiza.
Alexander Osterwalder es un autor, emprendedor y orador galardonado. Considerado uno de los pensadores de gestión más estimados del mundo, ha sido galardonado con el premio Thinkers50 Strategy Award. Es cofundador de Strategyzer, una de las empresas líderes en herramientas y servicios empresariales.
El Mapa de alineación del equipo (TAM)
El Mapa de alineación del equipo (TAM) es una herramienta invaluable para los líderes y gerentes de equipo. Ayuda a los equipos a comprender su alineación actual, identificar áreas de mejora y crear un plan para lograr la alineación deseada. TAM proporciona una representación visual de cómo los equipos están alineados actualmente y cómo pueden estar mejor alineados para lograr sus objetivos. Al utilizar TAM, los equipos pueden identificar rápidamente las áreas en las que necesitan concentrar sus esfuerzos para alcanzar el nivel deseado de alineación. TAM también permite a los miembros del equipo identificar conflictos potenciales y abordarlos antes de que se conviertan en problemas serios. Con la ayuda de TAM, los equipos pueden asegurarse de que todos estén en la misma página y trabajen hacia un objetivo común.
¿Por qué algunos equipos obtienen malos resultados?
¿Temes asistir a reuniones de empresa y crees que son una pérdida de tiempo molesta e inútil? Bueno, resulta que no estás solo.
Según una investigación realizada por la empresa de software Atlassian, la mitad de las reuniones son una pérdida de tiempo improductiva; alrededor de 37 mil millones de dólares en salarios se malgastan en reuniones solo por empresas estadounidenses. Esto se debe en parte a que muchos equipos son francamente disfuncionales. Según un informe de Harvard Business Review , solo el 10 por ciento de los miembros del equipo pueden ponerse de acuerdo sobre quién más está en su equipo. Entonces, ¿es de extrañar que menos del 30 por ciento de los proyectos en equipo tengan éxito?
Las reuniones no funcionan. Para que los equipos tengan éxito, necesitamos nuevas herramientas y un nuevo enfoque para la gestión de proyectos.
Necesitamos equipos para tener éxito. Los proyectos más grandes e importantes requieren un trabajo en equipo eficaz, simplemente no hay otra manera. Para encontrar una solución para obtener mejores resultados, primero debemos analizar cuáles son algunos de los problemas comunes.
Comencemos con dos de los más importantes: entornos de equipo inseguros y desalineación de actividades.
No es difícil detectar un entorno de equipo inseguro. Esto sucede cuando las personas no se sienten cómodas diciendo lo que piensan, expresando inquietudes o discrepando con los demás. Los miembros del equipo tienden a sentirse poco valorados y existe la sensación de que se trata de competencia más que de colaboración.
Del mismo modo, hay señales de alerta notorias cuando las actividades del equipo están desalineadas. El ejemplo más evidente es cuando los miembros del equipo están confundidos acerca de los roles que están desempeñando otros miembros del equipo. Luego están las innumerables reuniones que nunca aclaran nada. Las prioridades siguen cambiando y nadie se comunica. Debido a toda la confusión, los esfuerzos se duplican innecesariamente y el progreso avanza cuando debería estar dando pasos agigantados. ¿Suena familiar?
Resolver solo uno de estos problemas no es suficiente. Para vencer problemas altamente complejos, necesita tanto un clima de equipo seguro como actividades perfectamente alineadas. Y ahí es donde entra en juego el Mapa de alineación del equipo, o TAM, para abreviar. En los consejos venideros, veremos cómo el TAM puede ayudarlo a planificar proyectos y asegurarnos de que todos se sientan seguros y claros sobre cómo trabajar juntos para lograr resultados asombrosos.
El Mapa de alineación del equipo promueve la claridad y proporciona objetivos SMART
Planificación y evaluación: ambos son cruciales para el éxito de cualquier proyecto. La planificación implica diseñar la misión, establecer metas, asignar roles y hacer que las personas se unan. La evaluación es igualmente importante; Implica verificar, rastrear problemas potenciales, hacer ajustes y mantener la moral.
El mapa de alineación del equipo tiene como objetivo ayudar con estas dos áreas. Es un gráfico simple que mantiene a todos en la misma página y les da voz a todos.
El TAM (Team Alignment Map) es un gráfico simple de cuatro columnas con encabezado. El encabezado contiene la Misión y el Período . La Misión es donde pones el propósito de la reunión o el proyecto, mientras que el Período es donde proporcionas un marco de tiempo o fecha límite. El encabezado se trata de establecer una dirección y un enfoque claros para el proyecto, ya sea que se encuentre en la etapa de planificación o en una reunión de evaluación.
La Misión debe ser motivadora y significativa para todos los miembros del equipo, y todos deben estar de acuerdo con ella. Cuando miran la descripción de la misión, deberían poder ver lo que se está creando o mejorando, y por qué es importante. Y cuando miran el Período, deberían poder ver un marco de tiempo concreto que explique claramente cuánto durará el proyecto o una fase en particular.
Debajo del encabezado hay cuatro columnas que establecen los cuatro pilares del TAM. En la primera columna están los objetivos conjuntos . Junto a eso están los compromisos conjuntos . El tercero son los recursos conjuntos . Y el cuarto son los riesgos conjuntos .
En la columna de Objetivos conjuntos, responde a dos preguntas: ¿Qué vamos a lograr juntos? y ¿Qué trabajo se debe hacer? En otras palabras, aquí es donde no solo detalla las metas y los resultados finales, sino que también enumera las acciones, tareas y actividades que se requieren para alcanzar esos objetivos. Es mejor ser SMART en las cosas: específicas, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados. No se limite a escribir «mayores ingresos» como su objetivo. En su lugar, escriba: «Aumentar la participación de mercado en China en un 20 por ciento para toda la línea de productos, para fin de año». Todos entenderán el objetivo y cómo pretendes alcanzarlo.
Terminaremos el mapa mirando los últimos tres pilares.
El TAM (Team Alignment Map) empodera a los miembros del equipo y rastrea problemas potenciales
Ahora que ha establecido su Misión y Objetivos Conjuntos, todos deben tener una buena idea del propósito del proyecto y cómo pretende alcanzar ese objetivo. En la siguiente columna, Compromisos conjuntos , puede comenzar a desglosar aún más las cosas al averiguar quién hará qué.
Los compromisos conjuntos son básicamente una oportunidad para que alguien dé un paso al frente y se una al equipo. Con los objetivos establecidos, ahora puede abrir la puerta para que las personas se comprometan a abordar esos objetivos.
Puede permitir que las personas se acerquen a la pizarra y escriban su nombre junto a un objetivo, o puede preguntarle a alguien si se comprometerá con un determinado rol. Esa persona tendrá que estar de acuerdo verbalmente frente a todos los demás en la reunión. De cualquier manera, esto representa un compromiso que se ha realizado frente a otros, que es mucho más efectivo que asignar roles desde arriba. También elimina los compromisos tácitos que pueden generar confusión y baja moral.
Por lo tanto, la columna de compromisos conjuntos debe ser relativamente limpia y clara, sin dejar de ser lo más específica posible. Es simplemente una cuestión de poner el nombre de la persona junto a las principales tareas y responsabilidades a las que se ha comprometido.
La tercera columna es Recursos conjuntos . ¿Qué necesitan los miembros del equipo para alcanzar sus objetivos? ¿Cuanto tiempo? ¿Cuánto dinero? ¿Qué pasa con los materiales, equipos, computadoras, estadísticas? ¿Necesitarán asesoramiento legal en el camino? Todas estas cosas deben tenerse en cuenta y todo lo que sea necesario debe anotarse en su totalidad.
Finalmente, están los riesgos conjuntos . ¿Podrían ocurrir problemas técnicos en el camino? ¿El equipo no está a la altura? Quizás el cliente vive en una zona horaria diferente, y esto podría causar retrasos graves que deben tenerse en cuenta. El riesgo de un miembro del equipo es el riesgo de todos: un problema para una persona puede terminar fácilmente afectando a todo el equipo. Por lo tanto, estos riesgos conjuntos deben estar en la pizarra para que todos los vean y los consideren.
Como veremos, estas dos últimas columnas también son importantes para crear nuevos elementos en las secciones de Compromisos y Objetivos Conjuntos.
El uso del TAM puede ayudarlo a detectar problemas antes de que ocurran
Tomemos un minuto para ejecutar un escenario y ver el TAM en acción. En este ejemplo, veremos lo que se conoce como pase adelantado , que es pasar del rumbo a los riesgos conjuntos. Luego veremos lo que se conoce como el pase hacia atrás , que es cuando las dos últimas columnas inspiran una reconsideración de los objetivos y compromisos.
Supongamos que trabaja para una agencia de comunicaciones y lo contratan para crear rápidamente una campaña en las redes sociales para un cliente. Reúne a cinco miembros del equipo (Tess, Lou, Matteo, Pablo y Honora) para desglosar el proyecto utilizando el TAM. Primero: misión y período. Aquí escribe «Desarrollar una estrategia de redes sociales» y «Cuatro semanas».
Luego vienen los Objetivos Conjuntos. Todos están de acuerdo en que es necesario realizar un análisis de palabras clave y convertirlo en un informe. También es necesario realizar entrevistas con los clientes. Y alguien necesita realizar un análisis de la competencia.
Con los objetivos establecidos, se pasa a los compromisos. Honora acepta hacer el análisis de palabras clave y Matteo acepta escribir el informe. Todos aceptan participar en las entrevistas con los clientes, mientras que Pablo, Tess y Lou aceptan realizar el análisis de la competencia.
Entonces, ¿qué recursos conjuntos se necesitan? Honora y Matteo necesitan un software de análisis. Todos necesitarán acceso a la base de datos para compilar las entrevistas con los clientes. Y Tess necesitará despejar algo de tiempo en su agenda.
Finalmente, los Riesgos Conjuntos. Honora señala que el cliente ha mencionado que no siempre estarán disponibles. Y Pablo explica que este proyecto corre el riesgo de depender demasiado de los datos.
Con eso, el pase hacia adelante está hecho. Y ahora es el momento del pase hacia atrás. ¿Hay algo en las dos últimas columnas que pueda convertirse en objetivos ahora? ¿Qué hay del acceso a la base de datos? Saquemos esto de los Recursos Conjuntos y los llevemos a los Objetivos Conjuntos, donde se convierte en “Acceso a la Base de Datos de Subvenciones” y Honora acepta asumir el compromiso.
En cuanto a que el cliente no esté disponible, esto también se traslada a Objetivos conjuntos, bajo el título de «Programar reuniones de entrevistas con anticipación». Matteo acepta hacerse cargo de esto.
Ahora el equipo puede validar el mapa. El software de análisis está disponible, así que está bien. Tess puede reorganizar su horario para hacer tiempo, y todos aceptan tener en cuenta el problema potencial (depender demasiado de los datos) mientras trabajan en sus tareas. El mapa está listo. Tome una foto del mapa terminado que puede enviar a todos, ¡y luego es hora de ponerse a trabajar!
Detecte y repare problemas con evaluaciones rápidas
Como mencionamos al principio, el TAM no es solo una herramienta de planificación eficaz. También es ideal para realizar evaluaciones.
Las evaluaciones son clave para mantener los proyectos encaminados. Con demasiada frecuencia, no existe un sistema para registrarse y los miembros pueden pasar demasiado tiempo yendo en la dirección equivocada; piensan que tienen la idea correcta, pero en realidad se están desviando mucho del rumbo. El TAM ofrece una forma de realizar evaluaciones rápidas al tiempo que evita en gran medida la necesidad de reuniones largas y laboriosas.
Se pueden realizar evaluaciones rápidas utilizando el mismo modelo TAM que describimos anteriormente. El único cambio que debe hacer es dibujar dos líneas horizontales en las cuatro columnas, creando un tercio superior, un tercio medio y un tercio inferior en cada sección.
En la columna de Objetivos conjuntos, el tercio superior debe estar etiquetado como Claro , el medio Neutral y el inferior No claro .
En la columna Compromisos conjuntos, comenzando por la parte superior, va Explícito , Neutral , Implícito .
Para los recursos conjuntos, está disponible , es neutral , falta .
Para riesgos conjuntos: bajo control , neutral , subestimado .
Ahora, al comenzar la evaluación, la sección Misión dentro del encabezado de TAM puede contener el nombre del proyecto, o puede enfocarse en un solo objetivo. De cualquier manera, cuando el tema está claro, cada miembro del equipo tiene la oportunidad de votar sobre cómo van las cosas. Esto se puede hacer de forma anónima si hace que las personas se sientan más cómodas.
Funciona así: cada miembro del equipo recibe cuatro marcadores, uno para cada columna. Luego usan sus marcadores para indicar cómo se sienten acerca de cada parte del proyecto. Sus dos primeros marcadores podrían indicar que no se sienten claros sobre los Objetivos Conjuntos y neutrales sobre los Compromisos Conjuntos (lo que significa que piensan que algunos roles se han discutido completamente, mientras que otros no). Los dos últimos marcadores podrían indicar que sienten que faltan los recursos necesarios para hacer su trabajo , mientras que los riesgos permanecen subestimados .
Una vez que todos hayan votado, tendrá una buena representación visual de dónde están las cosas. Luego, el equipo puede comenzar a interpretar, reflexionar y discutir los temas problemáticos. En algunos casos, una simple discusión puede aclarar adecuadamente las cosas y mover los marcadores a la parte superior del mapa. Otras veces, será necesario hacer nuevos objetivos y compromisos. El objetivo es que se pueda realizar otra votación al final de la evaluación, y que todos los marcadores estén en la sección superior de cada categoría. Esa es una luz verde.
El TAM proporciona estructura, participación y propiedad en las reuniones
Las reuniones pueden ser una terrible pérdida de tiempo. Pero no tienen por qué serlo. Y aquí, también, el TAM puede ayudar.
Incluso si ha tenido resultados decepcionantes con reuniones en el pasado, no debe subestimar el poder de reunirse y discutir las cosas cara a cara. Sigue siendo una de las herramientas de colaboración más impactantes que tenemos a nuestra disposición. Los problemas tienden a ocurrir cuando las reuniones no están estructuradas y son caóticas, cuando dejan demasiadas preguntas sin respuesta. Afortunadamente, estos son problemas que se pueden solucionar fácilmente.
Siempre es una buena idea establecer una cantidad exacta de tiempo para sus reuniones, ya sea 30, 60 o 90 minutos. También es aconsejable tener una agenda escrita y distribuida con mucha antelación. Un buen ejemplo de una agenda sería una introducción de 10 minutos sobre el tema en cuestión, 30 minutos para completar el TAM y 25 minutos para abordar preguntas.
Dado cómo está configurado el TAM, completar el mapa juntos puede ser una forma muy sencilla y colaborativa de llevar a cabo la reunión. Asegúrese de reservar tiempo para realizar un pase hacia atrás antes de que termine la reunión. Una vez que eso suceda, puede finalizar la reunión ejecutando una evaluación rápida para identificar preguntas y problemas pendientes. Esto también garantizará que todos salgan de la reunión sintiéndose seguros y claros sobre todos los objetivos.
Hay diferentes formas de impulsar aún más el compromiso, la moral y la propiedad en las reuniones. Puede comenzar asegurándose de que cada miembro del equipo tenga entre dos y cinco minutos durante el pase hacia adelante para decir lo que piensan, abordar sus inquietudes y asumir sus compromisos.
Otra forma eficaz de organizar una reunión es hacerse a un lado. Si eres un líder de equipo o gerente de proyecto, participa en la introducción y establece la misión, pero luego sal de la sala durante 30 minutos y deja que el equipo realice el pase hacia adelante por sí mismo. Permítales determinar el “cómo” al completar los Objetivos conjuntos, Compromisos conjuntos, Recursos conjuntos y Riesgos conjuntos. Luego, cuando regrese, todos podrán participar en la realización del pase hacia atrás y la evaluación rápida.
Empoderar a los miembros de su equipo, dándoles voz y propiedad sobre el proyecto, puede ser de gran ayuda para garantizar un resultado exitoso. Veremos algunas formas más en las que puede generar confianza y sentar las bases para un entorno de equipo seguro.
Un contrato de equipo desalentará los conflictos y fomentará un entorno seguro
Formar un equipo significa mezclar diferentes tipos de personalidad y personas que tienen diferentes expectativas sobre la comunicación y las relaciones. Como atestiguará cualquier líder de equipo experimentado, esto puede resultar en algunos conflictos importantes. Entonces, ¿por qué no intentar cortar esos conflictos de raíz creando un contrato de equipo?
Un contrato de equipo comienza como un cartel grande y rectangular con un gran círculo en el medio. Dentro del círculo está DENTRO y fuera del círculo está FUERA. La pregunta es: ¿Qué actitudes y comportamientos le gustaría ver dentro del equipo y qué no le gustaría ver? Esto debería aplicarse a comportamientos generales y estilos de comunicación, pero también a cuestiones como el manejo de recursos compartidos. Es una buena idea darles a todos la oportunidad de pensar en sus respuestas, así que plantee esta pregunta al equipo antes de comenzar a crear el contrato.
Luego, programe una reunión y pida a todos que traigan sus respuestas escritas en algunos post-it. Cada miembro del equipo debe tener unos minutos para hablar sobre sus IN y OUT, y por qué los eligieron. Puede poner la pelota en marcha poniendo algo como “No hablar cuando hay un problema” como ejemplo de un OUT y “Escucharse unos a otros” como un IN. Una vez que todos hayan agregado sus ideas a la pizarra, dedique unos 20 minutos a recorrer la sala, obtener reacciones y consolidar el contrato. Al final, todos deben votar de acuerdo para validar el contrato.
Una cosa en la que todos deben estar de acuerdo es que romper el contrato resultará en una reunión en la que los incidentes se discutirán caso por caso. Si bien es mejor no establecer sanciones automáticas con anticipación, puede ser beneficioso que todos sepan que las violaciones importantes podrían resultar en la eliminación de la persona del equipo.
Un contrato de equipo establecerá confianza y seguridad psicológica. Si desea reforzar aún más este ambiente de equipo positivo, utilice la Tarjeta de respeto. Este es esencialmente un gráfico de dos columnas. A la izquierda hay una lista de consejos sobre cómo demostrar respeto a los demás. A la derecha hay consejos sobre cómo demostrar que valora a los demás. Incluyen hacer preguntas en lugar de emitir órdenes directas y recordar a las personas que sean elogiosas en lugar de abiertamente críticas.
Con estas herramientas, debería poder convertir sus reuniones en focos de productividad y alineación. También deberían ayudar a crear espacios seguros donde las personas no tengan miedo de plantear problemas antes de que se conviertan en catástrofes en toda regla.
Si su equipo no puede estar en la misma sala, cree un TAM usando tableros en línea
La forma en que trabajamos ha cambiado mucho en los últimos años. Entonces, si los miembros de su equipo no pueden interactuar cara a cara, es posible que deba confiar en las videoconferencias. En ese caso, puede usar tableros en línea para crear una versión en línea del TAM que todos puedan ver. También puede utilizar herramientas de encuestas en línea para realizar evaluaciones y obtener votos individuales sobre si las cosas son claras, neutrales o poco claras.