Los 12 pasos clave para una comunicación efectiva en el trabajo y tu vida personal 1

Los 12 pasos clave para una comunicación efectiva en el trabajo y tu vida personal

✅ En este artículo conocerás las 12 claves de la comunicación efectiva. Pero si te necesitas descubrir muchas más claves prácticas, no te pierdas los retos formativos de Diseño Social EN+


Aunque vivimos es la época con mayor interacción social y mayor posibilidad de comunicación a todos los niveles (voz, texto, audio, imagen, video…) seguimos siendo muy muy muy malos comunicándonos. Y es peligroso ya que una mala comunicación tiene muchos daños colaterales y es además, el origen de la mayoría de problemas de convivencia en la vida personal y el trabajo.

Pagamos el precio por ello. La mala comunicación nos obstaculiza en nuestras relaciones personales y en el trabajo. No realizamos una escucha activa. La mayoría estamos distraidos en pensamientos o elaborando mentalmente la respuesta que vamos a dar. Escuchamos para replicar, no para responder. No siempre decimos las cosas correctas de la manera correcta. Y si a esto sumamos que la mayor parte de la comunicación es no verbal el problema se multiplica exponencialmente ya que ni tan siquiera somos conscientes de ella. 

Afortunadamente, se pueden enseñar buenas habilidades de comunicación y este artículo tienen como objetivo hacer exactamente eso. Si necesitas saber más, puedes participar en estos retos formativos de comunicación efectiva pero por ahora, estos 12 pasos claros te ayudarán a:

  • prepararnos para las conversaciones importantes
  • estar más concentrados
  • crear una dinámica de comunicación que fomente la confianza y la comprensión. 

Claves de la comunciación efectiva

La comunicación efectiva no ocurre por sí sola. Pero se puede lograr a través de 12 pasos claros y prácticos. 

  • Empieza por calmar tu mente, aprender a estar más presente y domesticar tu diálogo interior. 
  • Luego, aborda las conversaciones con una actitud positiva y participa de manera que se alineen con tus valores internos. 
  • Usa recuerdos felices para generar una expresión atractiva y presta atención a lo que las expresiones de otras personas podrían estar comunicando. 
  • Conecta con las personas cumplidos sinceros y manten un tono cálido. 
  • Hablar despacio y durante breves períodos de tiempo les ayudará a entenderte. 
  • Por último, recuerda escuchar atentamente para que puedas responder adecuadamente.

1. Calmar la mente

Al igual que para hacer malabares el secreto de unas manos habilidosas y coordinas es el entrenamiento y la concentración, para unas buenas habilidades comunicativas debemos entrenar para estar preparados y en forma. De este modo, para cuando lleguen los grandes momentos y retos en los que necesitaremos ser grandes comunicadores, estaremos preparados para ello.

El primer gran paso es aprender a calmar la mente ya que cuando nos sentimos estresados, de mal humor, hambrientos, irritados, doloridos, preocupados… se activan en nuestra mente una serie de sesgos cognitivos que son peligrosos “atajos” en la comunicación y la toma de decisiones.

Por tanto, para poder comunicar necesitas estar relajado. ¿Imposible? No es un reto tan titánico como piensas. Solo 60 segundos de ejercicios de respiración profunda antes de una conversación importante serán suficientes. Según un estudio de 2007 publicado por la Academia Nacional de Ciencias de Estados Unidos, este minuto es clave para activar áreas del cerebro que controlan el estado de ánimo, la conciencia social y la comunicación. 

2. Consciencia presente

La respiración también ayuda con el segundo de nuestros 12 pasos: aprender a estar presente . Concentrarse en su respiración te debe llevar de regreso al AHORA, a lo que está sucediendo en ese momento. Es decir, a la escucha consciente de las palabras y emociones de la otra persona.

La mayoría de las personas no pueden permanecer presentes por mucho tiempo. Muy rápidamente, aparece un pensamiento, seguido de otro. Un jucio de valor, un argumento de respuesta, un recuerdo pasado, una imagen futura.. Estos pensamientos conforman el habla interior, un flujo constante de ideas y diálogos que recorren tu mente. En las conversaciones, este parloteo mental puede distraerte y a la persona que te está hablando ya que puede sentirlo. 

3. Cultivar el silencio interior

Pero aunque nuestro cerebro multitarea intente sabotear una y otra vez una buena conversación, puedes dominar tu diálogo interior. Este paso fundamental para nuestro tercer paso hacia una mejor comunicación: cultivar el silencio interior

Para ayudarte, los expertos recomiendan el siguiente ejercicio: Reproduce un sonido constante y monótono durante 15 a 30 segundos y concéntrate en él, incluso cuando se desvanece. Cuando el sonido se desvanezca por completo, concéntrate en el silencio. Repite el ejercicio varias veces, con el objetivo de estar más durante todo el tiempo que dura. Cuando te acostumbres a enfocar tu atención, te será más fácil silenciar tu diálogo interior durante las conversaciones.

4. Optimismo pragmático

¿Alguna vez has conversado con alguien que se enfoca constantemente en lo negativo? No importa el contexto en sí, siempre encuentran algo de qué quejarse. Y no son introvertidos a la hora de expresar frustraciones, por alguna extraña razón, creen que deben compartir constantemente sus quejas con los demás.

Nadie te culparía por evitar a una persona así porque pasar tiempo con ella puede ser tan agotador como aquellos que utilizan de forma negativa el sarcasmo. ¿Pero sabías que los pensamientos negativos afectan más que el estado de ánimo puntual? 

La cuestión es que la negatividad no solo dificulta la comunicación, sino que daña tu cerebro a largo plazo. Es por eso que el cuarto paso para convertirte en un mejor comunicador es: optimismo prágmático.

Cada vez que expresas incluso el pensamiento negativo más pequeño, tu cerebro, y el cerebro de cualquiera que te escuche, libera hormonas del estrés. Estas hormonas causan ansiedad e irritabilidad y reducen su capacidad para cooperar y confiar en los demás. Pero los efectos no terminan ahí. Muchos estudios han demostrado que, con el tiempo, las hormonas del estrés dañan la memoria y las habilidades cognitivas, e incluso lo hacen más prejuicioso.

Una vez dicho esto, vayamos a los consejos prácticos: ¿cómo puedes mantenerte alejado de la negatividad y comenzar a ver el lado positivo de las cosas?

Lo crea o no, tu imaginación (o profecía autocumplida) puede ser de gran ayuda. Antes de una conversación importante, imagina un diálogo positivo. Tan simple como suena, ¡funciona! Y no se trata de mágia sino de ciencia social. En 2010, los investigadores de la Universidad de Purdue en Indiana encontraron que las personas que abordaban las conversaciones con optimismo tenían más probabilidades de estar felices con el resultado. 

Mientras imagina una interacción positiva, también es crucial contrarrestar cualquier idea negativa sobre tu relación con la otra persona. No proyectemos juicios. El poder aquí, según la psicóloga de renombre mundial Barbara Fredrickson, reside en la estadística. Si no puede pensar en al menos tres cosas positivas de tu interlocutor por cada una negativa, hay muy pocas esperanzas para una conversación productiva.

Pero pongámoslo aún más difícil: ¿qué pasa si necesitas algo más que evitar tener una mala conversación? ¿Qué pasa si su objetivo es obtener el mejor resultado posible? 

Entonces debes aumentar la positividad y combate cada pensamiento negativo con cinco positivos. Y recuerda: si estás de mal humor, cansado o estresado quizás no puedas pensar en positivo. Cuando esto suceda, considera posponer la conversación o si ha empezado, detenerla amablemente y aplazarla para cuando estés preparado.

5. Identifica tus valores internos

La comunicación se parece mucho a conducir por lo un terreno desconocido. Necesitas un mapa y debes mantenerse en contacto con la persona con la que estás tratando de comunicarte. Por eso tus valores internos son tan importantes. Actúan como su mapa. Y cuando compartes esos valores con la persona con la que te estás comunicando, realmente te mantienes en contacto con ella. Este es el quinto de nuestros 12 pasos: reflexionar sobre tus valores internos y compartirlos con tu interlocutor.

Nuestros valores internos están moldeados por una variedad de cosas, desde la religión hasta la política y la ciencia, e incluso por creencias sobre el dinero. Se diferencian de una persona a otra.

Cómo identificar tus valores internos 

Para identificar tus valores internos, prueba este ejercicio. Coge un bolígrafo y un papel y dedica unos minutos a relajar tu mente. Luego, pregúntate cuáles son sus valores más profundos e íntimos. Para obtener más indicaciones, considera qué es lo que te hace realmente feliz. Cierra los ojos por un minuto y piensa en esto. Luego escribe las palabras o frases que reflejen esos pensamientos.

Haz esto varias veces, registrando todo lo que piensas. Contempla el resultado de los valores que has descubierto en ti y dilos en voz alta. Hacer este ejercicio con regularidad te da el hábito de reflexionar sobre tus valores internos y mantenerte en contacto con ellos cuando conversas y actúas.  

Cuando estás en sintonía con tus valores internos, eres más resistente frente a los sesgos cognitivos, la disonancia, los obstáculos, conflictos y desacuerdos. De hecho, en un estudio de 2005, investigadores de la Universidad de California en Los Ángeles descubrieron que pensar en los valores internos en realidad hace que las personas sean menos susceptibles al estrés.

Así es como tomar consciencia de tus valores internos puede ayudarte en una conversación: digamos que tú y tu pareja necesitan tener una conversación difícil. Compartir tus valores internos, así como tus valores sobre las relaciones y la comunicación, fomentará la empatía. De hecho, este enfoque se utiliza a menudo en la consejería de parejas. Saber y considerar lo que valora la otra persona promueve la comprensión y el apoyo mutuo, y esto genera conversaciones más compasivas y productivas. 

6. Cuida tu comunicación no verbal

Aquí va otra cosa que no sabías: ¡hay 19 tipos de sonrisa! Y cada una de ellas transmite algo diferente a nuestro interlocutor. No hace falta decir que la mayoría de nosotros no podemos darnos cuenta de cada una de ellas. Por lo general, ni siquiera somos conscientes de nuestras propias expresiones faciales. Pero nuestro cuerpo y el cuerpo del que nos observa, sí las reconoce.

Generalmente podemos detectar una cara ansiosa, una triste o una enojada. Y esto a menudo influye en cómo elegimos interactuar. Para mantenerte alejado de errores no verbales al comunicarte, debes ser consciente de sus expresiones. 

Cuando se comunica, las expresiones son tan importantes como las palabras.

La mejor expresión facial que se puede tener al iniciar una conversación es aquella que transmita interés y amabilidad, y fomente la confianza. Hay un ejemplo al que todos podemos referirnos: la famosa media sonrisa y los ojos suaves de la Mona Lisa de Leonardo da Vinci.

7. Piensa en un recuerdo feliz

Pero claro, aquí está la parte complicada. Es imposible fingir la Mona Lisa.  De hecho, la cosa es aún más complicada ya que si la finges, tu interlocutor notará que la estás fingiendo a no ser que seas muy buen actor. Pero no te preocupes, hay una forma de generar algo que sea real. Este es el paso seis en el camino hacia una mejor comunicación: pensar en un recuerdo feliz . Recordar un momento feliz, especialmente uno que involucra a un ser querido, te da una expresión adecuada. Esto no solo es atractivo para la otra persona, sino que a ti también te hace más empático y abierto a una comunicación honesta.

Una vez que haya dominado tu mejor sonrisa sincera, practica algunas otras expresiones frente a un espejo. Cada rostro desencadenará respuestas mentales y emocionales. Al practicar, puede aprender a reconocer los sentimientos correspondientes, lo que hace que sea más fácil detenerse antes de expresarlos sin saberlo durante las conversaciones. Por ejemplo, detectar si tendemos a mirar hacia abajo o fruncir el ceño.

Las expresiones faciales, combinadas con su lenguaje corporal, forman sus señales no verbales . Y son muy importantes. De hecho, el paso 7 de 12 se trata solo de estar consciente de las señales no verbales .

¿Por qué son tan importantes estas señales? Bueno, si tus expresiones y lenguaje corporal no coinciden con tus palabras, corres el riesgo de confundir a la gente. Si, por otro lado, lo que estás diciendo y mostrando coincide, mantendrás la atención de tu interlocutor. Solo piensa en la frecuencia con la que los comediantes usan muecas y gestos para expresar su punto de vista. Puedo parecer exagerado pero ayuda a conectar con lo que están diciendo.

Y es igualmente importante estar atento a las señales no verbales de las otras personas. Los cambios en el lenguaje corporal y las expresiones faciales brindan información sobre pensamientos y sentimientos. Por ejemplo, pueden sugerir que alguien está molesto, incómodo o distraido. Darse cuenta de estas señales te brinda la oportunidad de abordar los sentimientos subyacentes e incluso evitar posibles conflictos.

8. Expresa agradecimiento

“Puedes atrapar más moscas con miel que con vinagre”. Este dicho puede estar anticuado, pero eso no lo hace menos cierto. La gente responde mucho mejor a la calidez que a la hostilidad. Cuando se trata de hacer que las personas sean más receptivas, hay trucos sencillos que son de gran ayuda: hacer un cumplido. 

Esto nos lleva al octavo de nuestros 12 pasos para una mejor comunicación: expresar agradecimiento. Al comenzar y terminar cada conversación con un cumplido, ayudas a la autoestima de la otra persona y fomentas la interacción positiva. Es decir, no se sentirá a la defensiva sino cooperante. La única regla, al igual que la sonrisa, es que el cumplido debe ser genuino. Tiene que ser algo en lo que realmente creas y respetes de la otra persona. 

Si no tienes la oportunidad de expresar tu agradecimiento durante una conversación, no es una mala idea enviar un mensaje o un email posterior.

9. Usa el tono adecuado

El noveno paso para comunicarse de manera más eficaz es observar tu tono. La gente le da un significado al tono, y si no usas el correcto, fácilmente puedes ser malinterpretado o desencadenar una reacción negativa. Para evitar esto, debes usar un tono cálido o asertivo. Esto sugiere compasión y sinceridad y, según un estudio de 2009 sobre liderazgo en la Universidad de Amsterdam, también conduce a la cooperación. 

Para lograr un tono cálido, toma prestado un truco de los actores y piensa en las conversaciones cariñosas que hayas tenido en el pasado. Usar un tono más bajo también es útil, como aprendieron los investigadores de la Universidad de Houston mientras observaban a los oncólogos que transmitían malas noticias a los pacientes. Cuando los oncólogos hablaban en voz baja, los pacientes sentían que eran más compasivos. 

Sin embargo, esto no significa que siempre debas sonar cálido y afectuoso. Si tu tono general no coincide con tus palabras, solo confundirás a la otra persona. Recuerda que el paso nueve es ¡usar el tono adecuado!.

10. Habla despacio (pero no demasiado)

Cuando alguien habla, nuestro cerebro elige qué información almacenar. Eso significa que lo último que debemos hacer durante las conversaciones importantes es compartir mucha información de una sola vez.  Si queremos que la gente asimile más de lo que decimos, debemos utilizar el décimo de nuestros 12 pasos para mejorar la comunicación: hablar despacio

Hablar despacio no solo ayuda a comprender, también fomenta el respeto y tiene un efecto reconfortante. Por el contrario, cuando hablamos rápido, podemos hacer que los demás se sientan ansiosos o asustados.

11. Debes ser lo más breve posible (pero no más de lo necesario)

Hablar despacio va de la mano con el paso 11 de 12: hablar brevemente . Esta técnica es utilizada a menudo por oradores públicos, actores e incluso maestros para ayudar a aumentar la comprensión de los oyentes.

Quizás te preguntes: cuánto tiempo debo hablar antes de darle un descanso al oyente. La respuesta es 30 segundos, como máximo. Antes de ese tiempo debe hacer una pausa después de cada nueva información que compartes, permitiendo que la otra persona procese tus palabras o haga preguntas. A veces, puede ser necesario hablar durante más de 30 segundos. Cuando esto suceda, debes informar a su interlocutor para que sepa que debe prestar más atención.

12. Escuchar atentamente

Pero recuerda que se necesitan dos para bailar el tango. También debes prestar atención cuando la otra persona habla. Esto nos lleva al duodécimo y último paso para dominar la comunicación: escuchar atentamente .

Escuchar atentamente fomenta el uso de varios otros pasos que ya hemos aprendido, como enfocar nuestras mentes y prestar atención a las señales no verbales. Además, requiere que evitemos interrumpir tanto como sea posible. Si es necesaria una interjección, primero debemos disculparnos y explicar a la otra persona que lo que está diciendo es importante también para ella. Por último, cuando sea el momento de responder, deberíamos empezar abordando lo que ha dicho la otra persona. Cambiar el tema o mencionar algo que dijimos anteriormente solo rompe el flujo de la conversación.

Cuando combinas la escucha consciente con los once pasos anteriores, tienes un conjunto completo de herramientas para una mejor comunicación. ¡Póngalos en práctica y descubre cómo pueden ayudarte!