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Borrar correos electrónicos puede ayudar a salvar el planeta 1

Borrar correos electrónicos puede ayudar a salvar el planeta

Actualizado el miércoles, 4 mayo, 2022

Si cada persona eliminara 50 correos electrónicos de su cuenta de correo se ahorraría la energía equivalente a apagar 2.700 millones de bombillas en el mundo.

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Por qué eliminar correos electrónicos puede ayudar al medio ambiente

Borrar correos ayuda al medio ambiente. Así de fácil. Una campaña de Orange nos ayuda a concienciarnos sobre la importancia de eliminar los correos electrónicos que no sean estrictamente necesarios con el fin de ahorrar energía procedente de los servidores que los almacenan y así contribuir a la sostenibilidad del planeta. Menos emails, menos servidores.

Google, por ejemplo, tiene una de las mayores flotas de servidores (llamados centros de datos) del mundo.Los servidores utilizados para permitir el funcionamiento de los buscadores, almacenar los emails, ver películas y contener las redes sociales que utilizamos tienen un alto consumo de energía. Se estima que representan aproximadamente el 2% de las emisiones globales de gases de efecto invernadero.

Y es que seguramente no lo hayas pensando, pero la relación entre borrar correos electrónicos y la sostenibilidad del planeta parece reafirmarse cada vez más. Tal y como Orange afirma al lanzar su iniciativa #ecleaning days, la Torre Eiffel de París (Francia) consume 580.000 kWh al año para su iluminación, esto representa una media de 1.589 kWh al día. Si todos los empleados de esta empresa se comprometieran a eliminar 50 correos electrónicos innecesarios, se podría apagar la Torre Eiffel durante un día todos los meses de un año.

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¡Seguro que alguno te sobra!

En diciembre de 2015, París acogió la 21ª Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático. Y con motivo de tal evento, Orange como socio oficial de la cumbre, lanzó esta iniciativa para reducir el consumo energético y reducir las emisiones de CO2.

Estos son los pequeños gestos que debemos adquirir en nuestro día a día con respecto a esta iniciativa:

Selecciona los emails en cuanto los recibes

Adquiere el reflejo de seleccionar tus correos electrónicos en cuanto los recibas. Localizarás más fácilmente los correos electrónicos no deseados que quieres borrar.

Elimina los emails más pesados

Al clasificar los correos electrónicos en función de su peso, vas a encontrar fácilmente aquellos que ocupan más espacio. De este modo podrás eliminar en un abrir y cerrar de ojos tus mensajes de correo electrónico más pesados.

Deshazte definitivamente del spam

Los spams son la principal causa de saturación de las bandejas de entrada de los correos electrónicos. Para deshacerte definitivamente de los spams, date de baja de forma permanente en la parte inferior de los mensajes que recibas.

Vacía los elementos eliminados

Al eliminar mensajes de correo electrónico, estos se almacenan en una papelera. No olvides vaciarla periódicamente.

Fuente original: Orange

Está en tu mano. Salva el planeta.

Un mundo sin correo electrónico

La proliferación del correo electrónico y la mensajería instantánea en el sector del conocimiento ha dado lugar a un flujo de trabajo poco saludable llamado mente en colmena hiperactiva. Este flujo de trabajo puede parecer conveniente, pero conduce a empleados miserables que son considerablemente menos productivos. La cultura laboral moderna debe revolucionarse para restar importancia al correo electrónico y reemplazarlo con flujos de trabajo que fomenten la realización de una sola tarea, la eficiencia y el enfoque.

Un mundo sin correo electrónico (escrito por Cal Newport) presenta una atrevida reinvención del lugar de trabajo, en la que los días del correo electrónico y la mensajería instantánea son cosa del pasado. Sostiene que si bien el correo electrónico puede parecer una parte integral del trabajo del conocimiento moderno, en realidad está haciendo que todos sean menos productivos y menos concentrados, sin mencionar que se sienten miserables. La solución requerirá un gran cambio de paradigma, pero valdrá la pena el esfuerzo.

Cal Newport es profesor asociado de ciencias de la computación en la Universidad de Georgetown y el autor más vendido del New York Times de los libros Deep Work y Digital Minimalism , entre otros. Creó y dirige el popular blog Study Hacks y contribuye regularmente con artículos sobre tecnología y cultura para The New Yorker , New York Times y Wired.

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La tiranía de la bandeja de entrada

Para muchas personas, un día laboral típico se ve así: se despierta y se dirige a la oficina. Luego abres la bandeja de entrada de tu correo electrónico y te dicta todo lo que haces durante el resto del día. A partir de ese momento, tendrá suerte si puede dedicar 20 minutos a realizar un trabajo real y sustantivo.

¿Suena familiar? Si es así, no estás solo. Gracias a herramientas como el correo electrónico y la mensajería instantánea, la cultura del lugar de trabajo de comunicación interminable se ha apoderado por completo, dañando la productividad y haciendo que los empleados se sientan miserables.

Ahora, puede corregir esta situación con soluciones rápidas, como escribir líneas de asunto más claras y desactivar las notificaciones. Pero si realmente desea resolver el problema subyacente, necesita una solución más radical, una en la que su bandeja de entrada ya no esté a cargo. Exploraremos esta posibilidad utilizando datos, estudios de casos reales y consejos prácticos.

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El correo electrónico genera un flujo de trabajo hiperactivo, lo que impide la productividad

Cuando el autor entrevistó por primera vez a Sean, el cofundador de una pequeña empresa de tecnología, su empresa se encontraba en medio de un fiasco de productividad.

Comenzó con una fijación de correo electrónico: prácticamente todas las actividades comerciales se manejaban a través de las bandejas de entrada de los empleados. Luego, una vez que la compañía adoptó una herramienta de mensajería instantánea llamada Slack, las cosas se volvieron realmente locas. A los clientes comerciales se les otorgó acceso al servicio, lo que significaba que podían ingresar y hacer preguntas en cualquier momento. Pronto, Sean estaba trabajando hasta la 1:00 am todas las noches porque apenas podía terminar algo importante durante el día.

La compañía de Sean estaba inmersa en lo que el autor llama el flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva. Se caracteriza por una conversación constante y continua dentro de una organización, en la que las actividades de los empleados están determinadas por los mensajes en sus bandejas de entrada.

La verdad es que, en los lugares de trabajo de hoy, el flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva es bastante ubicuo. Eso no es ninguna sorpresa, ya que nada lo fomenta como el correo electrónico. Y está matando la productividad. ¿Por qué?

En promedio, los trabajadores del conocimiento moderno revisan su correo electrónico una vez cada seis minutos. En total, pasan más de un tercio de sus horas de trabajo en sus bandejas de entrada, ¡una cantidad de tiempo absolutamente increíble!

Estos números ya son asombrosos, pero el problema empeora. En 2018, una empresa de software llamada RescueTime supervisó los hábitos informáticos de 50.000 usuarios activos. Finalmente, concluyeron que, en total, el trabajador del conocimiento promedio obtiene solo una hora y 15 minutos de trabajo productivo sin distracciones al día.

Claramente, el enfoque constante en el correo electrónico es desastroso para la productividad. Pero, ¿por qué es así? Bueno, debido al cerebro humano, específicamente, una región llamada corteza prefrontal , que es responsable de la atención.

La corteza prefrontal solo es capaz de enfocarse en una cosa a la vez. Sin embargo, el flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva nos anima a mantener múltiples conversaciones electrónicas en curso, todo mientras completamos los aspectos difíciles de nuestro trabajo, como codificar programas de computadora o escribir estrategias comerciales. 

Psicológicamente, esto tiene un precio: cambiar rápidamente entre tareas requiere tiempo y energía. Entonces, cuando hacemos múltiples tareas, terminamos tomando más tiempo para completar cada actividad que si estuviéramos ejecutando cada una de forma aislada.

Mucha gente admite libremente que el correo electrónico los hace menos productivos. Pero también creen que no tienen otra opción, que la capacidad de respuesta es más importante para sus equipos que el rendimiento optimizado. Eso es comprensible pero incorrecto.

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Ningún lugar de trabajo se beneficia realmente de un flujo constante de correo electrónico

Un día, el autor estaba de excursión con un amigo que trabaja como consultor de gestión. Mientras caminaban, el autor mencionó sus preocupaciones sobre el correo electrónico y la mente en colmena hiperactiva. Su amigo se apresuró a insistir en que los beneficios del correo electrónico superan cualquier inconveniente.

¿Su principal argumento? Ese correo electrónico es eficiente. Si alguien de su equipo se atasca, dijo, simplemente pueden enviarle un correo electrónico. Su respuesta los ayudará a despegarse. Como gerente, creía que su valor radicaba en su capacidad para mantener las actividades de todos en marcha.

Es posible que sienta lo mismo. Le preocupa que sin el correo electrónico los esfuerzos de su equipo se detengan. Pero pregúntese, ¿realmente lo harían?

Independientemente de su profesión, su trabajo se beneficia cuando dispone de períodos ininterrumpidos de tiempo para el pensamiento creativo y centrado. Es obvio por qué esto es cierto para escritores, programadores y científicos. Pero la necesidad de tiempo libre de distracciones es igual de grande en otras profesiones, incluso si la razón no es tan clara.

Considere a las personas en roles gerenciales, por ejemplo. Es posible que no requieran horas de pensamiento continuo y profundo sobre un solo problema. Pero ellos no tienen tareas que deben abordarse de forma secuencial y con gran enfoque -⁠ el panorama general, los aspectos estratégicos de la gestión. Al forzar constantemente a los gerentes a reaccionar ante el aquí y ahora, la mente hiperactiva de la colmena hace que descuiden objetivos más importantes a largo plazo.

Quizás incluso más que los gerentes, los cuidadores (empleados que brindan apoyo administrativo o logístico) parecen operar bien dentro de la mente hiperactiva de la colmena. ¿No son las respuestas rápidas una medida clave de la utilidad de los administradores?

Bien . . . no. Eso es porque hay una gran diferencia entre comunicarse sobre las tareas y hacerlas realmente. A menudo, estas dos cosas están en desacuerdo, como podemos ver en la historia del soporte de TI.

En los primeros días de los departamentos de TI, los empleados llamaban y enviaban correos electrónicos sin cesar al personal de soporte con sus quejas. Pero el tiempo que el personal de TI dedicó a responder a las quejas redujo el tiempo disponible para abordarlas. Al darse cuenta de esto, los departamentos de TI implementaron herramientas de software llamadas sistemas de ticketing, que automatizan el proceso de solicitud de soporte técnico. Esto liberó al personal de TI de tener que gestionar las quejas, lo que les permitió centrar sus esfuerzos en la resolución de problemas.

El correo electrónico reduce la satisfacción laboral y nos estresa

En 2016, la experta en informática Gloria Mark y un grupo de coautores realizaron un estudio revelador. En él, conectaron monitores cardíacos a 40 trabajadores del conocimiento y monitorearon el uso de su computadora a lo largo del día. El objetivo era medir el estrés mental de los trabajadores durante determinadas actividades.

¿Puedes adivinar lo que descubrieron Mark y sus colegas? Alerta de spoiler: hubo una correlación entre el correo electrónico y el estrés. Cuanto más tiempo pasaban los trabajadores en el correo electrónico en una hora determinada, mayor era su estrés durante esa hora.

Los resultados del estudio de Mark no son muy sorprendentes. El correo electrónico nos hace sentir miserables y lo sabemos.

Las consecuencias mentales del flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva van más allá de un poco de estrés aquí y allá. También tiene un gran impacto en la satisfacción laboral de los empleados.

Un estudio realizado por la profesora de Harvard Business School, Leslie Perlow, es un buen ejemplo de esto. Perlow trabajó con un grupo de consultores para implementar un tiempo libre predecible, o PTO para abreviar, en su empresa. El PTO les dio a los empleados horarios específicos cada semana en los que se les animaba a trabajar mientras estaban completamente desconectados de todos los canales de comunicación, incluido el correo electrónico e incluso los teléfonos. Antes de introducir PTO, solo el 27 por ciento de los consultores informaron estar emocionados de comenzar a trabajar por la mañana. Pero con PTO en su lugar, ese número saltó a más del 50 por ciento.

En última instancia, el estrés de la comunicación constante perjudica los resultados de una empresa. Los empleados miserables no se desempeñan tan bien y también es más probable que se agoten y renuncien. De hecho, el estudio de Perlow encontró que la implementación de PTO aumentó el porcentaje de empleados que planean permanecer en la empresa a largo plazo del 40 por ciento al 58 por ciento.

Entonces, ¿por qué el correo electrónico provoca tanto sufrimiento? Porque secuestra el deseo innato del cerebro por la conexión social.

Piénselo: en los días de los cazadores-recolectores de la humanidad, las conexiones sociales eran de suma importancia porque significaban un mayor acceso a alimentos y apoyo. Cuando ignoramos nuestros correos electrónicos, nuestro cerebro cree que estamos descuidando nuestras conexiones sociales y que potencialmente ponemos en peligro nuestra propia supervivencia. Como resultado, nos ponemos ansiosos.

En el flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva, esta ansiedad es una presencia constante, incluso en momentos en los que se supone que debemos relajarnos: por la noche, los fines de semana o de vacaciones. Para nuestros cerebros ancestrales, una bandeja de entrada sobrecargada se siente como una cuestión literal de vida o muerte. Simplemente debe haber una solución mejor.

La optimización de los flujos de trabajo de su empresa aumenta la productividad y las ganancias

El famoso Modelo T de Ford Motor Company fue lanzado en 1908. El nuevo automóvil era innovador en su diseño, ⁠ pero el proceso que eventualmente se usaría para construirlo fue revolucionario.

Al principio, el Modelo T se construyó como otros autos en ese momento: con un grupo de 15 ingenieros trabajando juntos para ensamblar cada auto. Pero entonces, en 1913, Henry Ford tuvo una idea. ¿Qué pasaría si los automóviles pudieran moverse entre los trabajadores a medida que se ensamblan, y cada empleado manejara solo una parte de cada automóvil? Esta idea inicial dio como resultado un invento, la línea de montaje, que cambió para siempre la forma en que se operaban las fábricas.

Para deshacernos de la mente hiperactiva de la colmena, los lugares de trabajo modernos necesitan un cambio radical como la línea de montaje. Esto requerirá un cambio importante en la mentalidad hacia flujos de trabajo optimizados the para el cerebro humano.

En la época de Ford, los materiales y el equipo eran los principales recursos de capital , es decir, las partes del negocio responsables de crear valor. Debido a que era tan eficiente, la línea de montaje devolvió mucho más valor de este capital que el método original.

En el sector del conocimiento, hay un recurso de capital primario diferente. Ese recurso es el capital de atención , que se refiere al cerebro humano que emplea una empresa para generar valor. El flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva genera rendimientos débiles de este capital.

Otros flujos de trabajo son mucho mejores para ampliar el capital de atención y generar productividad. Para ilustrar esto, considere el siguiente estudio de caso:

Devesh es un empresario entrevistado por el autor. Es dueño de una pequeña empresa de marketing que, en el pasado, estaba firmemente arraigada en el flujo de trabajo de la mente hiperactiva de la colmena. En ese momento, no estaba desplegando su capital de atención de manera efectiva.

Pero Devesh pudo cambiar el guión abandonando por completo la mente de la colmena. Lo reemplazó con un flujo de trabajo completamente nuevo basado en una herramienta de gestión de proyectos en línea. Esta herramienta permitió a los usuarios crear páginas compartidas llamadas «tableros», cada una de las cuales correspondía a un solo proyecto. Todos los archivos, tareas, notas y discusiones adjuntos a un proyecto se recopilan dentro del tablero exclusivo de ese proyecto.

Este flujo de trabajo está optimizado mucho mejor que la mente colmena hiperactiva por algunas razones. Primero, fomenta la realización de una sola tarea en lugar de la multitarea: los empleados ya no pueden distraerse con una bandeja de entrada abrumadora y agitada. Y en segundo lugar, la información en los tableros del proyecto está organizada de forma ordenada, lo que hace que el flujo de trabajo sea mucho más eficiente.

La firma de Devesh muestra cómo se pueden optimizar los flujos de trabajo para el capital de atención. Veremos el proceso de implementación.

Crea mejores flujos de trabajo para tus empleados y para ti

Peter Drucker fue un pensador empresarial muy influyente del siglo XX, ampliamente conocido como el fundador de la gestión moderna. Drucker es responsable de gran parte de cómo pensamos en el trabajo del conocimiento en la actualidad.

Una de las principales contribuciones de Drucker fue su teoría de la autonomía. Argumentó que los trabajadores del conocimiento no podían ser tratados como robots altamente supervisados, como lo eran los trabajadores de las fábricas. En cambio, necesitaban libertad para operar de forma independiente y completar sus objetivos de forma autónoma.

Gracias a la teoría de Drucker, los gerentes modernos no intentan decirles a sus empleados cómo ser creativos, pero tampoco les dicen cómo ser productivos, y eso puede ser un problema. Dejados a sus propios dispositivos, los empleados a menudo recurren a la mente colmena hiperactiva como su herramienta de productividad. Pero puede ofrecerles una alternativa mejor, sin restringir su autonomía.

Al cambiar un flujo de trabajo existente, tenga en cuenta que siempre está modificando una de dos cosas: ejecución del trabajo o expectativas .

La ejecución del trabajo implica la forma en que sus empleados hacen su trabajo. Por ejemplo, puede cambiar la ejecución del trabajo reemplazando el correo electrónico con un servicio de gestión de proyectos como Trello o Flow.

Cuando modifica la ejecución del trabajo, es fundamental involucrar a sus empleados en el proceso. La razón es la teoría psicológica del locus de control. Esta es la idea de que cuando las personas sienten que tienen control sobre un curso de acción en particular, están mucho más motivadas para seguir adelante.

Entonces, si es un ejecutivo, asegúrese de que su equipo comprenda por qué la mente hiperactiva en colmena es mala para los negocios. Luego, anímelos a generar nuevas ideas de flujo de trabajo en las que todos puedan estar de acuerdo.

Si bien la ejecución implica cambiar el comportamiento de todo un equipo, altera las expectativas con la forma en que hace las cosas individualmente. Por ejemplo, puede implementar una política de revisar su correo electrónico solo dos veces al día. Cambios como este impactan las actitudes de las personas hacia sus hábitos y comportamientos laborales; Una vez que hayan notado un cambio en la rapidez con que responde a sus mensajes, sus compañeros de trabajo ajustarán sus expectativas en consecuencia, ya sea que les haya dicho o no lo que está haciendo.

Y lo crea o no, no debería decírselo. Es mejor mantenerse lo más silencioso posible sobre sus flujos de trabajo personales, ya que sus compañeros de trabajo pueden sentirse restringidos por sus nuevos comportamientos; después de todo, no tienen voz en ellos. En su lugar, simplemente entregue en silencio lo que ha prometido entregar. No es necesario que explique cómo está trabajando si cumple constantemente sus objetivos.

Los procesos de producción claros y estructurados maximizan el capital de atención

Imagínese esto: un compañero de trabajo le envía un correo electrónico, describiendo informalmente una nueva responsabilidad que debe abordar. Pero no existe un proceso dedicado para asignar o rastrear el trabajo. Entonces, naturalmente, envía un correo electrónico pidiendo una aclaración. Esto inicia un juego de papas calientes, donde la responsabilidad rebota de una bandeja de entrada a otra hasta que un gerente finalmente interviene y lo detiene. 

¿Suena familiar? Este es un escenario común en el flujo de trabajo de la mente colmena hiperactiva, pero es profundamente ineficiente y una pérdida del capital de atención de su empresa. Los procesos de producción inteligentes resuelven el problema dejando en claro quién debería trabajar en qué y cuándo. Esto libera a sus empleados para hacer el trabajo importante en lugar de simplemente hablar de ello.

Los procesos de producción se pueden organizar de manera diferente según la naturaleza del trabajo en cuestión. Comencemos con un proceso automático , que es mejor para tareas que se repiten con frecuencia y están muy estructuradas. Tome Optimize Enterprises, una empresa de medios cuyos flujos de trabajo examinó el autor.

Una de las principales actividades de Optimize es la producción de videos instructivos diarios. Este proceso implica mucha acción coordinada, ⁠ pero Optimize no depende de la mente hiperactiva de la colmena para eso. En cambio, utiliza una hoja de cálculo compartida que rastrea meticulosamente el estado de cada video. Los miembros del equipo son responsables de monitorear la hoja de cálculo y completar sus respectivas tareas cuando llegue el momento.

Un proceso automático como este funciona muy bien para la producción de medios y tareas similares. Pero no sería necesariamente bueno para todo tipo de trabajo. Para un proceso menos estructurado, veamos a uno de los gerentes de alto nivel de Optimize.

Las funciones de este gerente son más variadas, por lo que no utiliza un proceso automático como una hoja de cálculo. Pero su horario todavía está muy estructurado. Comienza su día con tres horas de trabajo ininterrumpido, antes de centrar su atención en la gestión activa. Mediante una herramienta de colaboración en línea, controla cada uno de los proyectos de su equipo y participa en las conversaciones según sea necesario. Es importante destacar que esta comunicación no se realiza a través del correo electrónico, sino dentro de «tarjetas» adjuntas a cada proyecto. Luego, tiene reuniones cara a cara cara a cara con los empleados que supervisa, discutiendo nuevas iniciativas y resolviendo cualquier problema.

El proceso de la hoja de cálculo y el horario del gerente difieren, pero ambos proporcionan una estructura sólida y pautas concretas sobre quién está trabajando en qué y cuándo. El resultado es que el trabajo se desarrolla sin comunicaciones innecesarias, lo que permite que todos pasen más tiempo haciendo las cosas que realmente importan.

Elija los protocolos de coordinación adecuados sopesando sus costos

En un entorno de trabajo estándar, las personas necesitan comunicarse sobre una letanía de temas diferentes: programar reuniones, determinar los próximos pasos en un proyecto, responder consultas, ofrecer comentarios. . . La lista sigue y sigue.

En el flujo de trabajo de la mente en colmena hiperactiva, la mayoría de las personas se enfrentan a estos problemas enviando correos electrónicos. Ese método de resolución, ⁠ enviar un correo electrónico, es un ejemplo de protocolo de coordinación , es decir, una forma de estructurar la comunicación. Cada protocolo de coordinación tiene un costo asociado que vale la pena examinar y optimizar de cerca.

En el sector del conocimiento, puede medir el costo de un protocolo de coordinación por el grado en que fragmenta su atención. Esto se mide en ciclos cognitivos . Digamos que su atención se divide en «cubos» de cinco minutos cada uno. Contar la cantidad de cubos que dedica a una tarea de coordinación le da su costo de ciclo cognitivo.

Considere una empresa de consultoría hipotética que necesita evaluar nuevos clientes potenciales antes de buscarlos. En la mente hiperactiva de la colmena, este proceso podría involucrar a un grupo de empleados enviando varias docenas de correos electrónicos sobre cada cliente. Cada mensaje, no importa qué tan rápido se escriba, consume al menos un cubo de cinco minutos (después de todo, fragmenta su atención), por lo que el resultado es un alto costo del ciclo cognitivo.

Un protocolo alternativo para esta situación podría ser una reunión de 30 minutos todos los viernes. Este protocolo solo usa seis depósitos por semana, lo que lo hace menos costoso que el protocolo de correo electrónico.

Por supuesto, los ciclos cognitivos no son la única métrica relevante, también lo es la inconveniencia . Los protocolos que crean retrasos prolongados, requieren un esfuerzo especial o dan lugar a oportunidades perdidas tienen altos costos de inconveniencia.

Cuando se trata del ejemplo de solicitud del cliente, el protocolo de la mente colmena tiene una buena puntuación en conveniencia, ya que disparar y responder a los correos electrónicos es rápido. El protocolo de la reunión, que requiere que los empleados esperen hasta el viernes, tiene una puntuación de inconveniencia más alta. Incluso puede crear una demora inaceptablemente larga para el cliente, lo que podría provocar la pérdida de negocios. 

Es importante asegurarse de que sus protocolos logren el equilibrio adecuado entre el ciclo cognitivo y los costos de las molestias. Una vez que haya elegido un protocolo, no tema modificarlo. Supongamos que elige el protocolo de la reunión; puede reducir el costo de las molestias introduciendo un procedimiento operativo estándar en el que se promete a los clientes una respuesta en el plazo de una semana. Esto reducirá la probabilidad de que el cliente se moleste por la demora y, en consecuencia, la probabilidad de que pierda negocios como resultado.

Los trabajadores altamente calificados no deberían empantanarse en las malas hierbas administrativas

Cuando las computadoras personales llegaron por primera vez al lugar de trabajo en la década de 1980, casi todos esperaban que desencadenaran una revolución de la productividad. Como resultado, las empresas del sector de servicios invirtieron una gran cantidad de dinero en tecnología avanzada. ¡Por trabajador, sus inversiones alcanzaron un aumento de más del 116 por ciento! Sin embargo, la producción de los empleados solo aumentó en un miserable 2,2 por ciento. ¿Qué sucedió? 

Según el historiador de tecnología Edward Tenner, las computadoras hicieron que ciertas tareas «fueran lo suficientemente fáciles». Antes, las empresas contrataban personal de soporte dedicado para ocuparse de cosas como programar y completar formularios. Pero ahora, se espera que los profesionales capacitados se encarguen de esas tareas, a costa de la productividad real.

Cuando elimina el personal de apoyo de su organización, puede pensar que está ahorrando dinero. Pero en realidad está reduciendo la cantidad de tiempo que sus empleados altamente calificados tienen para hacer un trabajo más difícil, lo que en última instancia perjudica el resultado final. Para mitigar este efecto, tenga en cuenta el principio de especialización : el concepto de que trabajar en menos cosas con un mayor nivel de calidad, en última instancia, aumenta la productividad.

A nivel de toda la empresa, la adopción del principio de especialización podría implicar la contratación de más personal de apoyo. Ahora, esto va a costar algo de dinero por adelantado, pero el resultado será una mayor productividad y, en última instancia, mayores ganancias. Según el economista Peter G. Sassone, algunas organizaciones podrían reducir inmediatamente sus costos generales de personal en un 15 por ciento contratando más personal de apoyo. ¿Cómo? Liberando el tiempo de sus profesionales altamente calificados para que puedan ser más productivos.

Por supuesto, contratar personal adicional requiere que usted esté en una posición de poder en su organización. ¿Y si no lo eres?

En este caso, podría valer la pena contratar un asistente virtual a tiempo parcial utilizando un sitio como Upwork. O, como opción alternativa de último recurso, puede simular su propio personal de soporte dividiendo su tiempo en dos categorías separadas: especialista y soporte.

Por ejemplo, puede delegar de 12:00 a 1:00 p. M. Y de 3:00 a 5:00 p. M. Como horas de «apoyo». Durante estos períodos, actúe como si fuera un miembro del personal de apoyo a tiempo completo y aborde los problemas administrativos. Y durante sus horas de especialista, concéntrese solo en el trabajo calificado que genere valor directamente para la empresa.

Crear estos dos alter egos separados puede parecer una mano dura. Pero, a cambio, obtiene una mayor eficiencia, concentración y rendimiento. Una hora dedicada exclusivamente a un proyecto difícil generará un trabajo de mucha mejor calidad que una hora atrapada en el frenesí interminable de la mente hiperactiva de la colmena.

Configura direcciones de correo electrónico no personales.

Nos hemos acostumbrado a la idea de que las direcciones de correo electrónico pertenezcan a un individuo específico; la mayoría de las direcciones de correo electrónico profesionales toman la forma de “ person@organization.com ” . Esto personaliza la comunicación, lo que no siempre es bueno. Si el receptor tarda demasiado en responder, por ejemplo, el remitente puede comenzar a sentir que lo ignoran a propósito. Para solucionar este problema, considere la posibilidad de crear direcciones de correo electrónico no personales: aquellas que especifiquen un departamento, proyecto o actividad en lugar de una persona. Esto puede mitigar las expectativas del remitente, lo que significa menos estrés para todos los involucrados.