Actualizado el lunes, 14 marzo, 2022
¿Alguna vez ha mirado tus cuentas (un estado de flujo de caja, por ejemplo) y pensaste que estabas mirando jeroglíficos? O pensaste: «Si tan solo hubiera un diccionario Español-Contable, tal vez más ciudadanos tendríamos una idea de lo que sucede en nuestra situación financiera».
No eres el único y por ello, este artículo aborda los fundamentos contables básicos que te serán de gran ayuda. ¿Por qué deberías que conocerlos? Porque la contabilidad es posiblemente la fuente de información más importante en los negocios pero también, en la economía doméstica. Registra, analiza, planifica y, finalmente, controla tus transacciones comerciales.
Después de todo, si sabes cómo descifrar los conceptos básicos de la contabilidad, conocerás qué tan saludable es tu economía y dónde podría gastar o ahorrar más dinero para ayudarte a crecer. Si necesitas dinero urgente actualmente existen muchas soluciones de préstamo pero para tomar la mejor decisión, debes conocer bien tus finanzas.
Basaremos estos consejos en la guía Accounting Made Simple, que proporciona una breve introducción a los fundamentos de la contabilidad, que ilustra cómo leer los estados financieros más importantes y sacar una conclusión sobre los números. También describe el sistema de contabilidad de doble entrada, un sello distintivo de las mejores prácticas contables. ¿Cómo elegir un buen libro de libertad financiera, criptomonedas y apuestas de inversión inteligente? puedes disfrutar de los mejores audiolibros gratis a través de este enlace y elegir el que necesites para poder escucharlo al completo.
La contabilidad puede parecer impenetrable y misteriosa, pero sigue una lógica simple que es fácil de entender. Siempre que comprenda los términos básicos, puede leer todo tipo de documentos financieros para evaluar tu salud financiera
Calculadora de activos, pasivos y capital del propietario
La contabilidad puede parecer impenetrable y misteriosa. Pero no es un arte oscuro. De hecho, un balance sigue un orden lógico claro. Solo necesitas saber cómo descifrarlo.
Comencemos con los fundamentos: una ecuación contable muy sencilla mide la posición financiera utilizando activos, pasivos y capital del propietario.
Aquí hay un resumen abrevidado sobre lo que significan estos términos:
- Activos : todo lo que posee una empresa o particular, como propiedades, inventario y efectivo.
- Pasivos : Todas las deudas de la empresa o particular, como préstamos.
- Capital del propietario (también llamado capital del accionista): la diferencia entre los dos, es decir, la propiedad de los activos, después de restar los pasivos.
La ecuación contable establece que, pase lo que pase, lo siguiente será válido: Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario . También puede escribir la ecuación de esta manera: Activos – Pasivos = Capital del propietario .
Esta ecuación es aplicable a cualquier tipo de empresa, grande o pequeña. Imagina que tienes un puesto de limonada. Tus activos son: limonada, el puesto, tazas y uniformes, con un valor total de 100€. Obtuviste préstamos por valor de 60€ de tu hermana y tu madre; esos son tus pasivos. Así que así es como calcularíamos el patrimonio del propietario: activos (100€) – pasivos (60€) = patrimonio del propietario (40€).
Puede usar la misma ecuación para medir tu posición financiera al comprar una casa. Si deseas comprar una propiedad por 300.000 €, probablemente no pagarías todo por adelantado. Puede tomar una hipoteca por 230.000€. Eso significa que el valor líquido de tu vivienda se calcularía como: 300.000€ activos – 230.000€ pasivos 70.000€ de capital.
Y unos años más tarde, una vez que haya pagado 30.000€ de la hipoteca, el valor acumulado de tu vivienda sería: 300.000€ activos – 200.000€ pasivos = 100.000€ capital.
Una cosa para recordar acerca de los activos y pasivos es que tu activo puede ser el pasivo de otra persona y viceversa. Por ejemplo, en el escenario anterior, la hipoteca es tu responsabilidad de pago. Pero es el activo del banco.
La ecuación contable forma la base de tu balance
Como acabamos de aprender, la ecuación contable es fundamental. Pero también cumple un papel más importante. Constituye la base de tu balance.
Tu balance general es tu estado financiero principal. Sobre la base de la ecuación contable, utiliza activos, pasivos y capital del propietario para mostrar la posición financiera de tu empresa en un momento dado.
Los activos del balance incluyen efectivo y equivalentes de efectivo, inventario, cuentas por cobrar y propiedades, plantas y equipos. Los pasivos se refieren a cuentas por pagar y documentos por pagar. La nuestra sería: La cantidad que le debemos al tendero por comprarnos cien limones y también el préstamo que le pedimos a nuestra hermana.
Y finalmente, las acciones ordinarias y las ganancias retenidas se incluirían como patrimonio del propietario. Sería lo que ahorramos para abrir el stand y también la suma de todos nuestros ingresos que no se han distribuido a otros como dividendos.
Nuestro balance simbólico se vería así:
Bienes:
- Efectivo y equivalentes de efectivo
- Inventari
- Cuentas por cobrar
- Propiedad, planta y equipo
Total =
Pasivo:
- Cuentas por pagar
- Documentos por pagar
Total =
Capital del propietario:
- Acciones comunes
- Ganancias retenidas
Total =
Recuerde, la ecuación contable sostiene que los pasivos más el patrimonio del propietario siempre deben ser iguales a los activos. Simple, ¿verdad?
El estado de resultados para el desempeño financiero
Dominamos las ecuaciones contables y los balances. Ahora veremos: la cuenta de resultados . A diferencia de un balance general, que muestra cuentas financieras en un momento dado, el estado de resultados rastrea el desempeño financiero de tu empresa durante un período de tiempo específico, por ejemplo, el curso de un año.
Este documento está organizado de forma sencilla: usted toma lo que ha ganado (ingresos) y resta lo que ha gastado (gastos). Ahora ves por qué se llama a menudo de pérdidas y ganancias (P & L) comunicado .
Entonces, para desglosarlo: la parte superior de tu estado de resultados muestra tus ingresos , lo que básicamente significa tus ventas. Todos los costos asociados con la producción de los bienes vendidos deben registrarse aquí como Costo de los bienes vendidos (CoGS). Cuando deduce el CoGS de tus ingresos, obtiene tu beneficio bruto .
Bien, veamos cómo funciona esto en la práctica: digamos que comienza a vender camisetas. Fabrica 100 camisetas por 12€ cada una a principios de mes, lo que cuesta 1200€. Al final del mes, vendió todas las camisetas por 25€ cada una. Eso suma 2500€: tus ingresos. Una vez que se deduzca el CoGS (1200€) de tus ingresos, los 1300€ restantes serían tu ganancia bruta.
Ahora tenemos que poner en orden tus gastos . Los gastos incluyen alquiler, sueldos y salarios, marketing y seguros. Para operar tu negocio de camisetas, alquila un pequeño espacio para hacer las camisetas. También debe pagar a algunos empleados y tal vez comprar algunos anuncios de Facebook para correr la voz. ¡Y no te olvides del seguro! Sume estos costos para obtener tu gasto total, digamos que asciende a 1000€.
Como paso final, reste los gastos (1000€) de la ganancia bruta en la columna de ingresos (1.300€). Así es como se obtiene el ingreso neto , que en nuestro caso es de 300€. ¡Felicidades! Es rentable tu economía. Si el ingreso neto hubiera resultado ser un número negativo, eso significaría que tu negocio estaba perdiendo dinero.
El estado de flujo de efectivo
Seguramente ha escuchado este término antes: el estado de flujo de efectivo . ¿Pero, qué es esto? Bueno, es un documento contable simple que registra las entradas y salidas de efectivo. Es importante tener uno de estos estados además del estado de resultados, ya que a menudo hay un lapso entre el momento en que se registra una partida de ingresos o gastos y el momento en que el efectivo entra o sale de las cuentas de la empresa.
Imagine que tu empresa realiza un servicio de marketing en septiembre, pero el cliente no paga hasta principios de octubre. Esa venta aparecería tanto en tu estado de resultados como en tu balance general ya en septiembre, pero dado que el pago real no llegará a tu cuenta bancaria hasta octubre, no lo incluiría en el estado de flujo de efectivo de septiembre.
Todos los estados de flujo de efectivo se dividen en tres categorías: actividades operativas , actividades de inversión y actividades de financiación .
El efectivo que fluye de las actividades operativas cubre las transacciones que se incluirían en la porción de ingresos netos del estado de resultados. Eso incluye ventas a clientes, pagos a empleados y proveedores, pagos de impuestos, etc.
La segunda categoría, actividades de inversión , incluye movimientos de efectivo relacionados con inversiones y activos de capital (es decir, activos que duran más de un año). Entonces, esta parte del estado de flujo de efectivo registra el efectivo gastado o recibido de la compra o venta de valores financieros como acciones y bonos, y el efectivo gastado o recibido de la compra o venta de propiedades, fábricas y equipos.
Por último, los flujos de efectivo de las actividades de financiación se refieren al dinero que proviene o va a los propietarios y acreedores de las empresas. Eso incluye dividendos pagados a accionistas y préstamos.
Y luego, una vez que haya registrado todos los movimientos de efectivo relevantes pertenecientes a estas tres categorías, los combinaría para calcular el aumento neto de efectivo de tu empresa. Y así es como obtiene un estado de flujo de efectivo.
El estado de flujo de efectivo es crucial, porque le da la mejor idea de cuándo se va a quedar sin dinero en tu cuenta bancaria, lo que significaría la quiebra.
Razones para analizar tu salud financiera
Una vez que hayas creado todos estos estados contables diferentes, debes analizarlos. Una forma de hacerlo es aprender a calcular los ratios que hablan de tu salud financiera.
Los coeficientes de liquidez son los primeros a considerar, porque indican la facilidad con la que una empresa puede cumplir con tus obligaciones financieras a corto plazo. Una regla general: cuanto mayor sea la proporción, mejor.
Un tipo de índice de liquidez es el índice circulante , que evalúa la capacidad de tu empresa para pagar tus pasivos corrientes utilizando activos circulantes, es decir, tus pasivos en el momento presente, utilizando los activos que tiene en ese momento. Aquí está la ecuación: Razón actual = Activos corrientes ÷ Pasivos corrientes.
Supongamos que tu empresa tiene 200.000€ de activos corrientes y 200.000€ de pasivos corrientes. Eso significa que tu índice actual es 1. Entonces puede pagar tus pasivos; tienes una empresa relativamente estable.
A continuación, el índice rápido calcula el peor de los casos al excluir los saldos de inventario de los activos. La ecuación se ve así: Razón rápida = (Activo corriente – Inventario) ÷ Pasivo corriente.
Por ejemplo, si tu empresa tiene una cuenta de inventario de 100.000€ reste eso de los activos corrientes: (200.000 activos – 100.000 inventario) = 100.000€. La razón rápida sería entonces: 100.000 ÷ 200.000 = 0,5. Con base en ese número, podemos ver que tu empresa podría tener dificultades para pagar tus pasivos si las ventas disminuyen y no puede vender tu inventario.
Además de los índices de liquidez, también es importante considerar los índices de rentabilidad , ya que demuestran la rentabilidad de una empresa en relación con el tamaño. A pesar de que los ingresos netos nos dicen algo sobre las ganancias, puede ver cómo no tendría sentido comparar las ganancias de Google con las de un pequeño restaurante.
Y es por eso que es útil calcular el índice de rendimiento de los activos , que nos dice qué tan eficientemente una empresa usa los activos para obtener ganancias. La fórmula es simple: Rendimiento de los activos = Ingresos netos ÷ Activos totales.
El índice de rendimiento sobre el capital social es similar, excepto que en lugar de utilizar los activos totales, evalúa el dinero de los inversores y el capital contable. La ecuación es: Rentabilidad del capital = Ingreso neto ÷ Capital contable.
Ahora, puede calcular estos índices para analizar la salud financiera de tu empresa.
El sistema contable de doble entrada
Está casi listo para preparar tu estado financiero. Pero primero, revisemos los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), un conjunto de mejores prácticas que siguen muchos países, incluido Estados Unidos.
El aspecto más importante de los PCGA probablemente tenga que ver con la contabilidad de partida doble y el sistema de débitos y créditos que lo acompaña.
Para comprender qué es esto, revisemos la contabilidad de entrada única. Probablemente ya use una versión en tus transacciones privadas: por ejemplo, cuando compra una computadora portátil nueva, se registra una transacción de 1.000€ en tu cuenta bancaria o en el extracto de tu tarjeta de crédito para reflejar el costo de la computadora.
Pero en el sistema de contabilidad de partida doble aprobado por los GAAP, tanto un aumento como una disminución se registran en tus respectivas cuentas, con el fin de equilibrar la ecuación contable.
Por ejemplo, si estuviera registrando la transacción de la computadora portátil con doble entrada, la escribiría como – 1.000€ en efectivo y + 1.000€ en activos.
Otra diferencia crucial entre el seguimiento financiero privado y la contabilidad profesional es que esta última usa los términos débito y crédito en lugar de «aumentar» y «disminuir».
Así: un aumento en los activos se registra como un débito y una disminución se registra como un crédito. De manera similar, una disminución en el pasivo se registra como un crédito, mientras que un aumento se registra como un débito.
Una cosa fundamental que debe saber aquí es que las cuentas de débito se enumeran primero y siempre en el lado izquierdo. Mientras tanto, las cuentas de crédito aparecen en la siguiente línea, con sangría a la derecha. Con este formato, registraría la compra de esa computadora portátil de esta manera:
Dr. (débito) Equipo de oficina 1.000€
Cr. (crédito) Gastos de material 1.000€
Esto significa que la compra de nuestra computadora portátil agrega 1.000€ al valor de la cuenta de equipo de oficina, pero toma 1000€ de la cuenta de gastos de materiales (o efectivo).
Todas estas transacciones deben registrarse en el Libro mayor , que es el documento contable más importante de una empresa. Eso es lo que usa para crear un estado financiero.