Actualizado el Wednesday, 8 February, 2023
Además del noble arte de realizar las tareas, existe el noble arte de dejar las tareas sin realizar. El saber de la vida consiste en la eliminación de todo aquello que no es esencial.
– Lin Yutang, escritor chino
Desde hace años, una de las prioridades de Diseño Social EN+ ha sido la gestión del tiempo. ¿Para ser más productivos? NO, para dos cosas esenciales:
- Tener tiempo en lo realmente importante (para mi).
- No perder el tiempo en nada que no sea importante (para mi).
Si preguntas a la gente qué le falta para ser feliz o conseguir sus objetivos, la mayoría de ellos responderán: tiempo y dinero. Curiosamente, ninguna de estas dos cosas da la felicidad (no lo decimos nosotros, lo dicen los psicólogos, sociólogos y científicos). El “tiempo”, sin embargo, nos plantea un reto aún mayor que el dinero porque aunque se puede conseguir más o menos dinero, todos por igual disponemos de 24horas al día… como ¡máximo!. ¿No deberíamos elegir mejor en qué las empleamos?
No podemos ofrecerte más tiempo del que el día y el destino te tienen destinado pero lo que si que podemos conseguir es ayudarte a organizar el tiempo del que dispones. Por eso, quiero compartiros un hallazgo muy especial este 2020, donde la terrible pandemia nos ha obligado a detenernos y hemos tenido la oportunidad de pararnos a reflexionar.
Mi hallazgo para poder planificarme mejor ha sido Michael Hyatt y su Full Focus Planner, en especial, las maravillosas versiones de Megan Hyatt.
Te dejamos, además, una herramienta de Mapas Mentales que te puede ser de gran ayuda (online y gratuita).
¿Qué son los planificadores Full Focus Planner?
Un planificador es una herramienta práctica que te ayuda a alinear tu día a día con ese objetivo a medio plazo. Es decir, no sólo coger todo lo que tienes y meterlo en los huecos de tu día a día sino transformar cada acción diaria en pequeños pasos que te acercan a tus objetivos.
“la intersección perfecta entre objetivos diarios y objetivo a 1 año vista”.
¿Por qué Full Focus Planner es mi organizador favorito?
No sólo se trata de una agenda en papel (la cual yo la sigo prefiriendo como acompañamiento a mis herramientas digitales que sólo utilizo para los avisos y recordatorios). Estos planificadores te dan acceso a una serie de píldoras en vídeo donde Michael Hyatt explica cómo utilizarlo.
Además, puedes encontrar los consejos Hyatt en sus libros (libro que llegó a ser Bestseller del New York Times), cursos y en el blog de su web sobre productividad: michaelhyatt.com (sus contenidos gratuitos también merecen la pena).
Como ves, es muy bueno poniendo el foco en su objetivo y sacando el máximo partido a ello.
Un gran aspecto a destacar de sus propuestas es que no se limita a enfocarse en el trabajo, sino que intenta ofrecer herramientas y consejos para alcanzar un equilibrio entre trabajo y vida personal.
Y para los emprendedores que nos están leyendo, una recomendación adicional ya que también cuenta con Platform, sobre cómo construir un negocio basado en una marca personal gracias a internet.
Las tres zonas esenciales de tu planificación
- La zona de confort
- La zona de incomodidad
- La zona ilusoria
Zona de confort (o comodidad)
Según Michael Hyatt, si te fijas un objetivo dentro de tu zona de confort pensando que te será más fácil alcanzarlo, te estarás en realidad saboteando a ti mismo.
El único miedo que debemos tener en esta vida es habernos puesto el listón muy bajo. Cada uno de nosotros puede aspirar a más y ese más, debes decidirlo tú con tus parámetros e inquietudes. ¿Más aventuras? ¿Más amor? ¿Más diversión? ¿Más reconocimiento social? ¿Más legado activista? ¿Más serenidad? ¿Más fantasía? Tú decides, pero no te limites. Si te frenas, que sea porque prefieres frenar, no porque pienses que no vas a llegar.
Según Hyatt lo importante en realidad no es el momento en que fijas tu objetivo, sino lo que estarás haciendo al respecto a 2 meses vista. Lo que suele ocurrir con objetivos cómodos, es que no te dan la motivación suficiente para pasar a la acción. Es decir, tu objetivo es tan aburrido y previsible, que ni siquiera lo hará.
Zona de incomodidad
Los objetivos de la zona de incomodidad vienen acompañados de 3 sensaciones negativas:
- Miedo: a veces es más fuerte la sensación de temo de lo que podemos llegar a perder, que la motivación de lo que podemos llegar a conseguir. Por ello, el punto anterior es esencial: haz aquello que realmente te motive.
- Inseguridad: siempre que nos enfrentamos a un reto nuevo sentimos la inseguridad de no saber si estamos preparados para lograrlo. Pero recuerda: si no lo intentas una y otra vez, no sabrás si realmente puedes o no puedes alcanzarlo.
- Duda: no es fácil establecer objetivos, prioridades, metas, tiempos… ni tampoco saber cómo alcanzarlos. Deberás aprender a abrazar las dudas para poder atravesar estos nuevos retos.
La zona ilusoria
La zona 3 es la de las ilusiones, objetivos delirantes y nada realísticos. En mi caso por ejemplo, podría ser la de volverme un crack del Parcour (me encantaría jeje, pero es un poco tarde ya, y nunca he hecho mucho deporte…)
La zona de la incomodidad es la zona ideal: es importante entender que el miedo que tenemos y que es normal que tengamos, es una señal de que el objetivo está a nuestro alance.
Así que para vivir una vida extraordinaria, tienes que tener las agallas de pasar tiempo fuera de tu zona de confort.
VENTAJAS DEL FULL FOCUS PLANNER
El Full Focus Planner está formado por los siguientes bloques:
- Resumen de objetivos
- Trimestre en curso
- Plantilla “La semana ideal”
- Planificador de rituales diarios
- Planificador de tus 3 objetivos principales de la semana
- Planificador de tareas diarias
- Revisión semanal
- Optimizador de fines de semana
- Revisión trimestral
Importante: no se trata de una agenda anual sino de un planificador TRIMESTRAL que puedes empezar cuando quieras. Está pensado para ser utilizado durante 90 días.
RESUMEN DE OBJETIVOS
Tanto Hyatt como Diseño Social EN+ te recomiendan no escribir demasiados objetivos: cuantos menos, mejor. No se trata de poner muchos, se trata de poner objetivos realmente buenos para ti.
Lo de escribir tus objetivos en papel también es importante: según una investigación poner los objetivos por escrito aumenta un 42% tus probabilidades de alcanzarlos. Si eres de la generación que ha nacido escribiendo en papel, te recomendamos reconectar con esta sensación.
TIPOS DE OBJETIVOS
El planificador nos ayuda a distinguir entre dos tipos de objetivos:
- logros: aquello que alcanzas una vez. Por ejemplo: un logro sería inscribirte en el gimnasio. Pero piensa en grande, seguro que encuentras logros mejores.
- hábitos: aquello que una vez alcanzado, lo debes repetir periódicamente. Siguiendo el mismo ejemplo anterior, el hábito sería ir tres veces por semana al gimnasio durante estos 90 días.
OBJETIVOS SMARTER
Los objetivos SMART son un enfoque popular para la planificación y la definición de objetivos. La sigla SMART se refiere a objetivos que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de tiempo. Aquí hay una explicación de cómo estos criterios se pueden aplicar a la planificación personal:
- Específicos: El objetivo debe ser claro y concreto. Por ejemplo, en lugar de decir “Quiero ser más saludable”, es mejor decir “Quiero correr una media de 30 minutos al día, 5 días a la semana, durante los próximos 3 meses”.
- Medibles: El objetivo debe incluir criterios cuantificables que permitan evaluar el progreso. Por ejemplo, “Quiero leer un libro por semana durante los próximos 6 meses”.
- Alcanzables: El objetivo debe ser realista y viable. Por ejemplo, “Quiero ahorrar el 50% de mi salario mensual durante los próximos 6 meses”.
- Relevantes: El objetivo debe ser significativo y conectar con los valores y motivaciones personales. Por ejemplo, “Quiero aprender un nuevo idioma para fortalecer mi carrera profesional”.
- Con un plazo de tiempo: El objetivo debe tener una fecha límite para que sea posible la motivación y el seguimiento del progreso. Por ejemplo, “Quiero perder 5 kilos antes de mi próximo cumpleaños en 6 meses”.
Aplicar los objetivos SMART a la planificación personal puede ayudar a establecer metas claras y realistas y a mantener el enfoque y la motivación para alcanzarlas.
Pero el Full Focus Planer va mucho más allá y nos plantea los objetivos SMARTER.
No es fácil establecer objetivos. Y no todo lo que pensamos que es un objetivo, es un BUEN objetivo o como el autor define, no es un objetivo SMARTER. Un objetivo se define con el acrónimo S.M.A.R.T.E.R. si es capaz de cumplir estos requisitos:
- Specific (específico)
- Measurable (medible)
- Action Oriented (orientado a acciones concretas)
- Risky (pertenecer a la zona de incomodidad)
- Time-keyed (programado en el tiempo)
- Exciting (debe ser algo que te motive)
- Relevant (y debe ser realmente importante para ti)
Otros elementos interesantes:
Motivadores claves: escribe las razones por las que tu objetivo es importante
Pasos siguientes: qué tienes que hacer para lograrlo.
Importante: los primeros pasos tienen que estar dentro de tu zona de confort, para poder empezar sin fricciones y bloqueos.
Recompensa: puedes decidir con antelación qué recompensa te darás a ti mismo una vez que hayas alcanzado tu objetivo. Esto te ayuda a mantener la motivación y percibir el valor de lo que quieres conseguir.
LOS OBJETIVOS-HÁBITOS
Los objetivos-hábitos, a diferencia de los objetivos-logros, tienen que tener:
- Algo obvio: una fecha de inicio y una frecuencia.
- Algo no tan obvio pero esencial: un desencadenante. Según los psicólogos, los desencadenantes de acciones son la parte más importante en la creación de nuevos hábitos. Un desencadenante no es más que un evento o acción que automáticamente dispara una reacción. Si establecemos el desencadenante adecuado, nos veremos empujados a ejecutar el nuevo hábito cada vez que se produzca dicho desencadenante.
Por ejemplo: siempre que tenga hambre y quiera picotear algo, beber primero dos vasos de agua.
Otro ejemplo: antes de visitar mis redes sociales para curiosear en ellas, escribir un pequeño texto para actualizar mi blog con una nueva entrada.
SEGUIMIENTO DE PROGRESO
En esta hoja también tienes una parte llamada “Streak Tracker” donde tienes que establecer después de cuánto tiempo consideras que el hábito elegido ya sea parte de tu rutina – por ejemplo, 20 horas. Es decir, cuando algo deja de ser algo que debes “obligarte” a hacer de forma consciente y esforzada, a ser algo que haces de forma natural. El seguimiento de progreso te permite controlar el desarrollo de tu hábito, y marcar los días que lo hayas hecho de forma continuada.
¿Preparado para comenzar tu TRIMESTRE Full Focus Planner?
Estas páginas son más parecidas a un calendario solo que su formato permite adaptarte a cualquier año y cualquier mes. Son páginas donde apuntar los nombres de los meses correspondientes y qué días tiene cada uno.
En las columnas se apuntan los nombres de los meses, en las filas aparece el número de días, y el correspondiente espacio para apuntar las citas y tareas más importantes. No hay que apuntar todo, solo lo más importante. Recuerda, mi recomendación es usar este planificador para que sera una herramienta práctica para alcanzar tus objetivos personales a medio plazo, no para apuntar esas cosas urgentes del día a día. Para ello te recomiendo Google Calendar o cualquier aplicación digital que te permita programar y recibir avisos para que no se te olvide nada.
Michael Hyatt sugiere algo que yo aplico desde hace años: usar un lápiz para poder hacer cambios o incluso poder expresar mejor una idea.
¿Cómo sería la planificación de tu semana ideal?
No se trata de qué tienes que hacer sino de cómo te gustaría que fuera tu semana y qué vas ha hacer para conseguirlo. ¿Cómo quieres emplear tu tiempo?
BLOQUES DE TIEMPO
Full Focus Planner divide los bloques de tiempo en tres tipos diferentes:
- Front Stage time: tiempo utilizado para horas facturables.
- Back Stage Time: tiempo utilizado para generar horas facturables (formación, búsqueda de clientes…)
- Offstage time: tiempo dedicado al descanso productivo (meditación, lectura placentera, masajes…)
RITUALES DIARIOS
Los hábitos o rutinas no sólo son importantes para los bebés y los niños o niñas. También para los adultos. Michael Hyatt nos recuerda que nuestra vida está lleno de ellos pero que lo importante es empezar a tomar consciencia de ellos. Ver cuáles haces de forma automática aunque no aporten nada a tu vida (o incluso te perjudiquen), y cuáles quieres empezar a tener de forma consciente para ayudar a tu vida a ser mejor.
Beneficios de crear rituales diarios y conscientes (elegidos con un propósito):
- Te ayuda a entrar en un estado físico y mental que te permite conseguir un alto rendimiento. No se trata de dedicar más cantidad de tiempo a las cosas, se trata de dedicarle tiempo de calidad.
- Permite que tu rendimiento pueda mejorar.
- Evita tener que estar dedicando tiempo diario en qué hacer y cuándo hacerlo.
Dispones planificadores para 4 tipos de rituales
- Ritual de la mañana – aquellos que te permitan comenzar el día con energía
- Ritual para comenzar a trabajar – aquellos que te afrontar la jornada laboral con motivación
- Ritual para finalizar la jornada laboral – para agradecerte y compensarte por los hitos alcanzados durante la jornada
- Ritual para finalizar la noche – aquellos que te ayuden a descansar mejor
¿Sabrías marcar tus objetivos semanales? ¡no más de 3!
En estas páginas puedes escribir los objetivos importantes que quieres cumplir a lo largo de esa semana: tareas que te permiten avanzar hacia tu meta. Deben ser los tres temas importantes, no los más urgentes.
Sólo tienes que poner los 3 objetivos principales, para asegurarte de poder cumplirlos y disminuir el riesgo de dispersión. Menos es más.
Planificar tu día
Por fin llegamos al apartado que más recuerda a una agenda diaria pero en la que dispondrás de dos páginas: una para la agenda y otra para notas. La fecha no estará prefijada (puedes usarla para el día, mes y año que quieras).
Hay un detalle muy interesante que incluyen en la parte inferior de la página: unos símbolos que se pueden usar para identificar el estado de tus tareas.
- Done / Hecho
- Waiting for / Pendiente
- Delegate / Delegado
- Defer / Aplazado
- Importante / Important
- Question / Duda
Revisar para poder mejorar
Es otro de los apartados más interesantes. La revisión semanal te permite analizar qué tal ha ido la semana, hacer una pausa para mirar lo sucedido para mejorar tus procesos la semana siguiente.
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.”
William Thomson Kelvin
En estas páginas podremos encontrar los apartados:
- Principales victorias: porque poner el foco en los pequeños éxitos impulsa la confianza en ti mismo
- Revisión de lo realizado: ¿has logrado cumplir tus 3 objetivos principales? ¿por qué sí? ¿por qué no?
- Lecciones aprendidas: qué aprendizajes pueden ayudarte para afrontar mejor las próximas semanas
- Cambios a aplicar: ¿Qué podrías hacer diferente y qué podrías hacer mejor?
- Los 3 objetivos para la semana siguiente
Cumplirás lo que planifiques
Michael Hyatt
Optimizador para el fin de semana
Otra de las virtudes de este Full Focus Planner es que también dedica atención a los apartados crecimiento personal. Y para ello, el planificador del fin de semana (o días de descanso) es la herramienta esencial.
Grandes personajes como Charles Dickens, Gabriel García Márquez y Charles Darwin seguían horarios bastante relajados, trabajaban cinco horas al día o menos. Se dice que Albert Einstein necesitaba dormir unas 10 horas e incluso tomaba pequeñas siestas.
Muchos genios sabían que perder el tiempo es tan importante como aprovecharlo trabajando. Eran conscientes de la importancia del descanso, la relajación y el sueño, ya que en esos momentos se activa en el cerebro la red neuronal por defecto que es, precisamente, la que se pone en marcha para producir las ideas más originales y creativas.
En esta innovadora parte del planificador podemos encontrar los apartados:
- Descanso: tanto físico como mental. Dale espacio a tu agenda al silencio, a la meditación, a la siesta, al pasear, al contemplar. Los italianos lo llaman “il dolce far niente“, es decir, disfrutar del placer de no hacer nada.
- Reflexionar: escribir tu diario, en tu blog personal, pensar en tu trabajo, tu vida, en tu futuro.
- Relaciones: buscar tiempo para compartirlo con las personas que más quieres o son más valiosas en tu vida (y viceversa, dejar de quedar o malgastar tiempo con personas que no nos aportan o nos hacen sentir mal).
- Divertirse: busca espacio para desatar la risa, la emoción, la excitación y el placer.
- Reglas que te ayudan a rejuvenecer. Por si te sirven de inspiración, te dejamos las reglas de Michael Hyatt para el fin de semana:
- no trabajar
- no pensar en el trabajo
- no hablar de trabajo
- no leer nada de trabajo
- no escuchar podcasts relacionados con el trabajo
No es un apartado banal o secundario. Hyatt nos recuerda que, a pesar de que pueda parecer una broma, el verdadero descanso también requiere práctica e intencionalidad.
No sólo somos poco productivos trabajando, también somos muy malos utilizamos bien nuestro tiempo de descanso y ocio. A veces, llegamos tan estresados de la semana laboral que nos cuesta tomar buenas decisiones durante estos días y por inercia, nos dejamos llevar por horarios o actividades que no nos hacen ningún bien.
REVISIÓN TRIMESTRAL
Aquí encontraremos un apartado similar al de la revisión semanal pero que comprende todo el trimestre que acabas de terminar y otra con el próximo trimestre. En cada una de ellas encontrarás los apartados:
- Revisión de tus objetivos generales
- Revisión de las tareas que has aplazado
- Revisión de los objetivos cumplidos
- Recordar cómo celebraste el cumplir con tus objetivos
- Objetivos en los que más has trabajado y por qué
- Qué objetivos que no lograste pero vas a seguir persiguiendo
- Qué objetivo del trimestre anterior no conseguiste pero vas a abandonar
También te será de gran ayuda el índice del apartado de notas
Como ya es habitual en las agendas y planificadores, al final encontrarás un espacio para notas pero también, un apartado que nos ha parecido muy interesante y práctico: un índice para esas notas. De hecho, si a lo largo del planificador tienes notas sobre temas específicos, puedes crear una conexión entre ellas en el índice, apuntando los números de página de cada tema para poder localizarlas con facilidad.
¿Necesitas más ayuda? En la web del planificador “Full Focus Planner” hay una página que reúne los vídeos del training sobre cómo utilizar el planificador con todo detalle.
Mi recomendación
No sólo es un planificador de mucha calidad en el diseño y los acabados. Es un planificador muy muy completo y pensado al detalle. aQuizás lo único que falta son páginas completamente en blanco para dibujos, garabatos o gráficos. Tan solo esto ya que aunque carece de las típicas pegatinas que se han puesto de moda en muchas agendas actuales, yo no las veo muy prácticas.
