Cuando te sientas agobiado… Recuerda la importancia del frasco de cristal y las bolas de golf

Actualizado el lunes, 15 noviembre, 2021

Cuentan que un profesor en su clase de filosofía, un día, sin decir palabra, cogió un frasco grande y vacío y lo llenó con pelotas de golf para mostrar a sus alumnos la lección más importante sobre la vida. Después preguntó a sus estudiantes si el frasco estaba lleno y ellos estuvieron de acuerdo en decir que si. De nuevo, sin decir nada, el profesor cogió una caja llena de canicas y la vació dentro del frasco de mayonesa. Las canicas llenaron los espacios vacíos entre las pelotas de golf.

El profesor volvió a preguntar a los estudiantes si el frasco estaba lleno y ellos volvieron a decir que si.

Después…el profesor cogió una caja con arena y la vació dentro del frasco. Por supuesto, la arena llenó todos los espacios vacíos, y el profesor preguntó nuevamente si el frasco estaba lleno. En esta ocasión los estudiantes respondieron con un ‘si’ unánime. El profesor enseguida agregó 2 tazas de café al contenido del frasco y efectivamente llenó todos los espacios vacíos entre la arena. Los estudiantes reían en esta ocasión. Cuando la risa se apagaba, el profesor dijo:

‘QUIERO QUE SE DEN CUENTA QUE ESTE FRASCO REPRESENTA LA VIDA’.

Las pelotas de golf son las cosas importantes como la familia, los hijos, la salud, los amigos, … Son cosas que, aún si todo lo demás lo perdiéramos y solo éstas quedaran, nuestras vidas aún estarían llenas.

Las canicas son las otras cosas que importan, como el trabajo, la casa, el coche, etc.

La arena es todo lo demás… las pequeñas cosas. ‘Si ponemos primero la arena en el frasco, no habría espacio para las canicas ni para las pelotas de golf.

Lo mismo ocurre con la vida. .Si gastamos todo nuestro tiempo y energía en las cosas pequeñas, nunca tendremos lugar para las cosas realmente importantes.

Presta atención a las cosas que son cruciales para tu felicidad.

Juega con tus hijos, dedica tiempo a revisar tu salud, ve con tu pareja a cenar, practica tu deporte o afición favoritos, siempre quedará tiempo para limpiar la casa y reparar la llave del agua. Ocúpate de las pelotas de golf primero, de las cosas que realmente importan. Establece tus prioridades, el resto es solo arena… Uno de los estudiantes levantó la mano y preguntó qué representaba el café.. El profesor sonrió y dijo:

‘Que bueno que me hagas esta pregunta… Sólo es para demostraros, que no importa cuan ocupada tu vida pueda parecer, siempre hay lugar para un par de tazas de café con un amigo.’

Haz lo que más importa

Puede aumentar la productividad y el rendimiento si aprende a priorizar las tareas más importantes. Para familiarizarse con sus prioridades, desarrolle una visión personal y establezca metas anuales para cada función que desempeñe en la vida, ya sea profesional o personal. Finalmente, aumente sus posibilidades de éxito programando actividades semanales que puedan ayudarlo a lograr sus objetivos.

Do What Matters Most es una guía para administrar su tiempo de manera más eficiente. Le ayudará a mejorar el rendimiento y a concentrarse en lo más importante. Este paquete ofrece una gran cantidad de trucos, como desarrollar una visión personal, establecer metas anuales y seguir una lista semanal de prioridades.

Aprenda a priorizar tareas y aprovechar al máximo cada día

¿Alguna vez trabajas hasta altas horas de la noche persiguiendo plazos? ¿Estás atrasado en tu lista de tareas pendientes? ¿Sientes que hay mucho que hacer y no hay suficiente tiempo para abordarlo todo? 

Bueno, si lo hace, no está solo. De hecho, hay algo que a la mayoría de los ejecutivos les cuesta gestionar, y ese es su propio tiempo. No es de extrañar que muchos terminen pasando por alto lo que más importa.

Afortunadamente, hay algo que puede ayudarte a aprovechar al máximo cada día, tanto en el trabajo como en casa. Y esa salsa secreta es: priorizar. 

En estos consejos, aprenderá un proceso simple que lo ayudará a identificar sus prioridades y mantenerse enfocado en ellas.

En estos consejos aprenderás

• cómo establecer un enfoque de bajo estrés para las más altas prioridades de la vida;
• por qué debería desarrollar una visión personal para cada función en la vida; y
• cómo lograr las metas anuales utilizando una herramienta de planificación semanal.

Administre su tiempo de manera más efectiva priorizando lo que más importa

Aquí hay una historia de uno de los autores, un ex piloto de la fuerza aérea de EE. UU. Estaba en una misión de entrenamiento de rutina y todo parecía estar bien. Giró el avión en un giro de 180 grados, y luego una alerta de uno de los sistemas en la cabina llamó su atención. Mientras miraba hacia abajo para accionar los diversos interruptores y botones, otro jet se cruzó inesperadamente en su trayectoria de vuelo. 

Ambos aviones surcaban el cielo a 1000 mph. Casi chocan, perdiéndose uno al otro por menos de 100 pies.

Más tarde, durante el interrogatorio, ambos pilotos dieron la misma razón por la que no notaron el otro avión: estaban abrumados por la actividad dentro de sus propias cabinas. Este es un ejemplo de lo que se conoce como saturación de tareas. Ocurre cuando un piloto tiene tantas cosas que le cuesta procesar todo lo que el entorno le arroja. Esto puede llevar a una supervisión peligrosa y es un problema tanto en el espacio aéreo como en el lugar de trabajo.

Probablemente no seas un piloto de combate, pero es muy probable que tú también hayas experimentado la saturación de tareas en la vida diaria. Recuerde: la saturación de tareas ocurre cuando hay mucho que hacer y muy poco tiempo para abordarlo todo. El sesenta y ocho por ciento de los gerentes encuestados por los autores dijeron que su desafío número uno era concentrarse en lo más importante. El ochenta por ciento no tenía un proceso claro sobre cómo priorizar su tiempo.

La respuesta de los autores fue crear un proceso simple para administrar el tiempo de manera más efectiva. Se basa libremente en cómo funciona la fuerza aérea. Los pilotos están entrenados para enfocarse en las señales más críticas, conocidas como instrumentos primarios. Pueden mostrar, por ejemplo, velocidad aérea o altitud. En el jet, debes priorizarlos si quieres seguir con vida. En su espacio de trabajo, usted también puede superar la saturación de tareas aprendiendo a establecer prioridades. 

El método “haz lo que más importa” consiste en desarrollar tres hábitos: escribir una visión personal, establecer metas anuales tanto para tu vida profesional como personal y planificar la próxima semana con anticipación. 

Pero, al igual que el autor necesitaba un informe para evaluar su vuelo, tú también debes dar un paso atrás antes de comenzar a priorizar.

Empiece por evaluarse a sí mismo y evaluar su enfoque actual de sus prioridades

Amy, ejecutiva de American Express, fue ascendida año tras año y, finalmente, se convirtió en directora senior. Pero durante los primeros meses en su nuevo rol, se dio cuenta de que se sentía abrumada y frustrada. Claro, estaba orgullosa de sus logros profesionales, pero sus relaciones con su esposo y su hija estaban decayendo. 

Cuando Amy asistió al discurso de apertura de los autores sobre “hacer lo más importante” en una conferencia, se dio cuenta de que la motivación por sí sola no era suficiente. Al final de la presentación, entendió una verdad simple: tener el impulso para impulsar el rendimiento y la productividad es genial, pero ahora necesitaba dar un paso atrás y reorganizar sus prioridades.

Antes de que pueda transformar su enfoque de sus prioridades, debe tener una buena idea de dónde se encuentra actualmente. ¿Cómo haces esto? Un enfoque es dividir sus actividades diarias en la matriz de «hacer lo que más importa». 

Divide sus actividades diarias en cuatro categorías. Uno se refiere a actividades que son tanto de alto estrés como de alta prioridad, otro a actividades que son de bajo estrés y de alta prioridad. Y las dos categorías restantes representan las actividades que menos importan: cosas que son urgentes y no importantes o, en la última categoría, que no son urgentes ni importantes. 

Por ejemplo, si espera unos días antes de un viaje de negocios importante para hacer una reserva, la clasificación de vuelos y alojamiento se convertiría en una actividad de categoría uno. Las personas que pasan toda su vida haciendo cosas de categoría uno pueden apreciar el subidón de adrenalina, pero también suelen estar luchando contra incendios todo el tiempo, y eso conduce al agotamiento. 

Ahora, imagine que reserva ese vuelo con semanas de anticipación. Esto contaría como una actividad de categoría dos: poco estrés, pero aún de alta prioridad. Si planifica con anticipación, somete a su cuerpo a menos estrés y eso conduce a una mayor productividad. Finalmente, las otras dos categorías pueden representar cualquier cosa, desde reuniones innecesarias hasta dilación. 

Ahora pregúntese: ¿Cuánto tiempo dedico a cada una de las categorías? 

Según los autores, solo una cuarta parte de sus actividades diarias deben ser de alto estrés y alta prioridad. El setenta por ciento de su tiempo debe caer en la categoría dos: alta prioridad, pero poco estrés. 

¿Qué pasa con las otras áreas sin importancia? Bueno, idealmente, solo debería dedicar del 5 al 15 por ciento de su tiempo en ellos. Pero en realidad, todos gravitamos hacia estas categorías. No tiene por qué ser así. 

Familiarícese con sus prioridades formando una visión para cada uno de sus roles en la vida

Digamos que quieres construir la casa de tus sueños. Antes de preparar un presupuesto o incluso un dibujo arquitectónico, debe encender su imaginación. Debe imaginarse dónde se ubicará la casa, qué tan grande será e incluso cuántos dormitorios tendrá. 

De la misma manera, cuando se trata de convertirte en la mejor versión de ti mismo, primero debes imaginar tu nuevo yo; solo entonces podrás decidir cómo lograrlo todo. Este sentido de dirección se conoce como su visión personal: una imagen vívida de dónde quiere terminar. 

El proceso de formar su visión personal le ayudará a identificar lo que más le importa. Así es como empiezas. Reserva algo de tiempo y toma algo con lo que escribir, ya sea con lápiz y papel o una hoja de cálculo en tu computadora.

El primer paso es reflexionar sobre las siguientes preguntas: Dentro de veinte años, ¿cuáles son algunas de las cosas que desea lograr? ¿Qué le gustaría mejorar de su vida o de su comunidad? ¿Qué cualidades admira más en los demás? 

Ahora que tiene esta lista frente a usted, piense en los diferentes roles que tiene en la vida. Todos usamos diferentes sombreros cada día. Podemos ser padres, socios, gerentes, empleados, y también podemos centrarnos en nosotros mismos, tratando de mantener nuestros cuerpos sanos y vivos. 

Escriba entre cinco y siete de estos roles. Debajo de cada uno, anote su visión específica. Usa el tiempo presente para hacer que la realidad mental sea aún más vívida. Podría escribir algo como, soy un gerente sobresaliente que inspira a mi equipo a hacer lo mejor en el trabajo , o elijo vivir un estilo de vida saludable por mí mismo , o incluso ayudo a elevar o inspirar a mis amigos bajo amistades . 

Sabrá que tiene la visión correcta si evoca una variedad de emociones en usted. Debe sentir emoción, pero también un pequeño grado de incomodidad. Esto se debe a que su visión está destinada a ayudarlo a crecer. Su trabajo es dirigirte hacia lo que realmente importa.

Para impulsar la productividad, establezca metas anuales que sean mensurables y alcanzables

Una noche, un padre estaba trabajando hasta altas horas de la noche después de saltarse otra cena con su familia. Su hijo pequeño se le acercó y le preguntó: «Papá, ¿cuánto ganas en una hora?» El padre respondió, «$ 40», a lo que el hijo respondió: «¿Puedo tener $ 20?» 

Frustrado por la distracción, el padre le gritó a su hijo que se fuera a la cama. Pero cuando escuchó sollozos en el dormitorio, el hombre con sentimiento de culpa se acercó a la cama de su hijo y le entregó $ 20. 

El niño, ahora sonriendo, alcanzó la alcancía debajo de su cama y juntó todo su dinero. Lo contó, le entregó las monedas y los billetes a su papá y le dijo: «Ahora que tengo $ 40, ¿puedo comprar una hora de tu tiempo?» 

Esta conmovedora historia puede servir como recordatorio de por qué es importante concentrarse en lo más importante. La mejor manera de hacerlo es estableciendo metas anuales en su vida profesional y personal.

¿Recuerda cómo creó una visión para cada uno de sus roles en la vida? Bueno, ahora es el momento de crear un plan para convertir su visión en realidad. La herramienta que utilizará se llama establecimiento de objetivos. Los autores recomiendan establecer metas entre ahora y el final del año, a menos que, por supuesto, esté leyendo estos consejos en noviembre o diciembre, en cuyo caso está bien comenzar el otro lado de la Navidad.

Para comenzar, escriba sus roles en una fila tal como lo hizo cuando formó su visión. Solo que esta vez, establezca metas anuales para cada función. Una forma útil de comprobar si sus objetivos son eficaces es utilizar el acrónimo SMART. Describe metas que son específicas, mensurables, alcanzables, relevantes y de duración determinada. 

Por ejemplo, digamos que uno de sus objetivos personales es estar en mejor forma física. Para traducir esto en un objetivo INTELIGENTE, podría escribir: Logre una frecuencia cardíaca en reposo de 66 BPM antes del 31 de agosto.

Una vez que haya establecido su visión y sus metas, colóquelas en algún lugar a la vista, tal vez en su escritorio o junto al espejo de su baño. De esta manera, siempre se referirá a ellos, consciente o incluso inconscientemente. 

Estamos casi en el último paso del programa y, como oirá en el próximo consejo, se trata de crear un plan de acción. Los autores lo llaman planificación pre-semanal.

Administre su tiempo de manera más efectiva utilizando la herramienta de planificación pre-semanal

Antes de cada vuelo, un piloto pasa por un proceso conocido como planificación previa al vuelo. Lleva hasta diez horas e involucra todo, desde investigar el destino y las condiciones climáticas, hasta planificar la ruta y verificar que el avión esté realmente en condiciones de volar. 

Ahora, imagínese si un piloto decidiera omitir este proceso incluso una vez. Sin duda, el resultado sería el caos y la confusión. 

De la misma manera que la planificación previa al vuelo es fundamental para los pilotos, la planificación previa a la semana es esencial para todos nosotros si queremos mantener el control de nuestras vidas. 

Si desarrolla el hábito de planificar cada semana con anticipación, estará bien preparado para transformar su visión personal en realidad. Tal vez ya tenga una lista diaria de tareas pendientes o notas adhesivas que le recuerden lo que debe hacer. Pero la planificación previa a la semana llevará todo eso al siguiente nivel. Cada semana, te obligará a reflexionar sobre tus prioridades y programar lo que más importa. 

No importa si usa un bloc de notas o su computadora portátil; ni siquiera importa cómo se vea su plan. Es el proceso de planificación lo que cuenta. 

Mire su calendario y reserve de 20 a 45 minutos cada semana para este ejercicio. La mayoría de las personas optan por hacer su planificación previa a la semana al final de la semana anterior, por ejemplo, el viernes por la tarde o durante el fin de semana. 

Hagas lo que hagas, no lo dejes para el lunes por la mañana. Después de todo, el objetivo es planificar la semana antes de que comience. Eso le da suficiente distancia para ver el panorama completo. 

Entonces, es fin de semana y estás sentado a planificar. Así es como lo haces. Primero, tómese un minuto para revisar su visión y metas personales. Las tienes escritas, ¿no? Ahora pregúntese qué puede hacer la próxima semana para avanzar hacia sus metas. 

A veces, la respuesta será: nada. Por ejemplo, es posible que desee organizar un evento de networking antes del 1 de octubre. Si es febrero, entonces, tal vez, todavía no pueda hacer nada para lograr ese objetivo. Pero si es abril, tal vez pueda crear una lista de invitados o enviar un correo electrónico de RSVP.

Lo que importa es programar todo lo que desea hacer para una fecha y hora específicas. De esta manera, convertirá ideas vagas en elementos de acción claros. 

Programe un tiempo específico para cada elemento de acción en su lista de planificación previa a la semana

John era un alto ejecutivo de PepsiCo. Llevaba décadas en el trabajo cuando se unió al taller de los autores “haz lo que más importa”. Durante el ejercicio de construcción de la visión, bajo su papel de padre , escribió un objetivo claro: llamar a mi hijo . 

Alguien le preguntó por qué, y John dijo que no había hablado con su hijo desde una discusión hace siete años. Entonces, los autores invitaron a John a crear una fecha límite para su objetivo. Se convirtió en, llamar a mi hijo a las 7 pm el miércoles . 

Seis meses después, en un taller de seguimiento, John anunció que había logrado su objetivo. Desde la primera llamada telefónica, padre e hijo hablaban semanalmente e incluso desarrollaron una nueva amistad. 

La experiencia de John muestra dos cosas. Articular sus prioridades es un primer paso fundamental, pero programar sus metas es lo que realmente marca la diferencia.

Ya sabe que las metas deben ser mensurables y tener un límite de tiempo. Pero su planificación pre-semanal también debe ser específica. Cada actividad debe tener una hora y una fecha. 

Por ejemplo, si uno de sus objetivos es orientar a más jóvenes antes de fin de mes, esto es lo que podría programar en su diario: el martes a las 2 p.m., ofrezca tutoría a Sue. 

Los autores garantizan que, a lo largo de un año, la programación por sí sola puede aumentar su productividad entre un 50 y un 80 por ciento.

La planificación previa a la semana también funciona muy bien para los equipos. Solo hay una cosa para recordar: planificar juntos como departamento no significa que las personas puedan deshacerse de su propio proceso de planificación.

Si es un líder de equipo, puede invitar a cada miembro de su equipo a practicar los tres principios que discutimos en apartados anteriores. Ellos son: desarrollar una visión personal, establecer metas anuales y hacer una planificación previa a la semana. 

Una vez que cada miembro del equipo haya adoptado estos hábitos, programe una reunión para todos el lunes por la mañana en la que todos puedan alinear su plan semanal. 

Se necesita compromiso y coherencia para hacer que el establecimiento de objetivos y la planificación previa a la semana sean algo natural. Pero pronto descubrirá que seguir su visión y programar prioridades claras lo hará productivo. Y si eso no es suficiente, ¡su vida también será mucho menos estresante!

Revise sus prioridades todas las mañanas

La planificación previa a la semana es una gran herramienta, pero hay algo más que puede hacer para mejorar su productividad: desarrollar una rutina matutina. Antes incluso de levantarse de la cama, tómese unos minutos para revisar los elementos de acción que ha programado para el día e identificar las dos o tres prioridades principales. Comenzar el día con el pie derecho lo hará más motivado y mejor enfocado.